Solution de coffre-fort numérique pour agents

Gestion des bulletins de paie et documents RH

Réception automatique, sécurisée et pérenne des bulletins générés par le SIRH (intégration avec E.Sedit‑RH) après validation métier.
Horodatage qualifié, traçabilité complète des dépôts, notifications automatiques à l'agent, téléchargement/visualisation/impression depuis tout terminal.
Conservation à long terme des bulletins (durée minimale requise : 75 ans) et prise en compte du droit de refus de dématérialisation pour certains agents.
Centralisation et gestion des arrêtés et autres documents RH : import automatisé et dépôt manuel, formats PDF (et autres si besoin), classification automatique, indexation et recherche par date/type/mots‑clés.
Possibilité de publipostage d’un document identique à l’ensemble des agents et regroupement documentaire en dossiers thématiques.

Plateforme, administration et pilotage

Plateforme de traitement assurant découpage et signature des bulletins, archivage employeur et agent, gestion fine des droits d’accès, création et gestion d’organisations/groupes et importation des comptes agents.
Console d’administration reprise et migration des structures existantes, droits et organisations.

Connectivité et échanges

Connecteurs/API (REST, SFTP ou autres) pour importer automatiquement des documents issus de plateformes externes (impôts, fournisseurs d’énergie, etc.) et permettre l’import manuel par l’agent.
Espace d’archivage personnel chiffré de bout en bout, gratuit, avec organisation personnalisable, sauvegarde redondante et possibilité d’import par glisser‑déposer.
Portabilité du coffre‑fort au départ de l’agent : migration et conservation des documents post‑départ.

Reprise, migration et déploiement

Reprise complète et sécurisée des documents existants (ex. coffres SILAE) : extraction, vérification d’intégrité, traçabilité, réimportation et assistance aux agents; planning de reprise et reprise de la console d’administration.
Déploiement par phases avec calendrier, tests d’intégration, validation, et interfaces/connecteurs pour systèmes tiers.

Architecture, sécurité et conformité

Hébergement principal et secours sur serveurs situés en France; mesures de sécurité techniques et organisationnelles, fourniture de CCSC et mini audits de cybersécurité.
Conformité RGPD, exigences de traçabilité et horodatage, conformité aux standards NF Z42‑020 (coffre‑fort numérique), NF Z42‑013 / ISO 14641‑1 (archivage électronique à valeur probante) et eIDAS.
Authentification forte des utilisateurs (SSO apprécié), chiffrement des données en transit et au repos, politiques de sauvegarde/restauration, tests de restauration et surveillance réseau.
Exigences d’accessibilité (conformité RGAA/WCAG) avec rapports de tests.

Support, maintenance et gouvernance

Modalités de gouvernance projet : méthodologie, acteurs, suivi, planning prévisionnel, plateforme de test/préproduction.
Formations pour administrateurs et utilisateurs (modules, durées et modalités), documentation en français, assistance et maintenance avec niveaux de service et délais d’intervention selon gravité.
Garanties opérationnelles : procédures de ticketing, traçabilité des interventions, audits réguliers et plan de cycle de vie/gestion des mises à jour.

Réversibilité et clôture

Plan de reversibilité et restitution/ transfert des données en fin de contrat, destruction des copies conformes aux règles applicables; modalités et durée de la période de reversibilité demandées.

Tous les détails du marché

Gagnez du temps, toutes les infos des documents sont déjà analysées: cahier des charges, infos clés, budget, contact, etc

Marchés similaires