Solution de caisse et d’encaissement

La prestation couvre la fourniture, la configuration et la maintenance évolutive d’une solution de caisse et d’encaissement destinée aux points de vente, aux buvettes, aux boutiques de merchandising et aux espaces hospitalité. Toutes les fonctionnalités doivent être pleinement opérationnelles au 01/01/2027. Le système doit reprendre le parc existant et supporter les variations de volume liées aux événements.

Le parc actuel est annoncé comme comprenant 65 équipements : 27 caisses fixes, 35 caisses mobiles et 3 kitchen displays. La répartition indiquée distingue les caisses fixes et kitchen displays (21 pour les buvettes, 1 pour le merchandising, 5 pour les hospitalités et 3 supplémentaires) des caisses mobiles (21 buvettes, 6 merchandising, 3 hospitalités et 5 parking, vestiaires ou autres). Ces nombres sont susceptibles d’évoluer pendant le marché.

Fonctions de vente et de paiement

La solution doit assurer un encaissement rapide, adapté aux forts débits, et le reversement rapide, voire instantané, des sommes aux concessionnaires et à la SECD. Les terminaux acceptent les cartes bancaires, dont Amex, les espèces, les vouchers prépayés et le cashless par bracelet ou QR code. Le mode hors ligne doit permettre l’encaissement sans autorisation bancaire, conserver les enregistrements et les synchroniser automatiquement au retour du réseau. La gestion des remboursements à tout moment est optionnelle.

Le catalogue permet la création de produits par référence unique et l’import en masse depuis Excel/CSV, avec visuels et identifiants obligatoires. Le suivi des stocks par produit et par taille est en temps réel, avec gestion simultanée de plusieurs points de vente, alertes de stock faible et liaison produit–stock–vente–click & collect. L’analyse des stocks est optionnelle.

Commandes digitales, données et interfaces

Le click & collect et sa liaison avec les stocks sont obligatoires. Parmi les fonctions optionnelles figurent les QR codes pouvant pointer vers plusieurs boutiques ou agréger plusieurs prestataires, la distinction entre commande prête et retirée, la preuve d’achat avec TVA par courriel, la précommande à l’achat du billet, la file d’attente visible et le blocage en cas de stock insuffisant.

L’extraction des ventes en CSV/API et leur suivi en temps réel couvrent le point de vente, la zone, le produit et la période, notamment à la minute ou à l’heure. Un tableau de bord personnalisable connecté à l’API BI est optionnel, comme le suivi loge par loge et la consommation par client VIP. La solution expose les données sous différents formats et doit pouvoir relier plusieurs systèmes par API ; la remontée directe des ventes de CD et vinyles vers Kantar est requise, avec développement possible. D’autres interopérabilités, notamment billetterie, casiers, Power BI de l’arena et dons aux associations, sont optionnelles.

Parc matériel, exploitation et maintenance

Le logiciel doit être compatible avec le matériel en place : TPE A920Pro, caisses fixes D4 avec scanner 1D/2D, tiroir-caisse et terminal Q25, kitchen displays Falcon et imprimantes Sumni. L’ajout rapide de terminaux lors d’événements à forte jauge est requis ; l’intégration du coût d’activation de ces TPE est optionnelle. Les exigences de connectivité couvrent Wi-Fi, 4G/5G, GPRS et, si nécessaire, satellite. Le back-office prévoit des droits à plusieurs niveaux ; une application mobile est recommandée.

Le titulaire assure l’installation et le paramétrage, la livraison et l’installation des équipements, les tests d’acceptation, la documentation définitive, la formation des concessionnaires et des équipes de l’arena, ainsi que le transfert de connaissances aux équipes informatiques et digitales. La gestion de projet comprend des réunions de comité de direction et d’avancement. La solution doit supporter les pics de charge et les points de vente simultanés, sans interruption ou avec bascule dégradée préservant l’encaissement. Une hotline est disponible pendant les événements, y compris le soir et le week-end, avec des engagements de réponse et de résolution ; l’assistance distingue les périodes d’événement et hors événement. La maintenance couvre l’ensemble de la solution et du matériel, les mises à jour logicielles mineures et majeures et la résolution des dysfonctionnements.

Le BPU comporte, à titre de quantités estimatives non contractuelles sur 12 mois, des locations à la journée de 60 TPE et 5 caisses fixes, la vente de 5 TPE et 2 caisses fixes, 1 borne de commande à distance, 2 kitchen displays, 2 formations d’une demi-journée pour 5 personnes et 1 licence pour machine supplémentaire.