Solution de billetterie unifiée

Fourniture et paramétrage d’une solution unifiée couvrant les ventes, réservations, billets, encaissements, relation client, contrôle d’accès et suivi des publics. Le périmètre inclut l’intégration aux outils existants, la migration, le déploiement, la formation, l’assistance, la maintenance et la réversibilité.

Référentiels, ventes et accueil des publics

La solution doit administrer saisons, exercices, activités, événements, séances, créneaux, espaces, jauges, quotas, contingents, canaux, catégories de publics et tarifs. Les tarifs doivent pouvoir dépendre notamment de la période, du produit, du canal, du public, de la quantité, d’un code promotionnel ou d’une formule. Elle doit gérer gratuités, invitations, avoirs, cartes cadeaux et ventilation des recettes et taxes pour les offres regroupant des prestations à taux de TVA différents.

Pour le monument, elle gère billets datés ou non, à la journée ou sur créneau, disponibilités en temps réel, réservations de groupes, abonnements, devis, acomptes, factures et relances. La planification des groupes doit prendre en compte visites, espaces, repas, animations, guides et médiateurs, avec prévention des conflits de ressources et exports journaliers ou par intervenant/espace.

Pour les spectacles, elle gère placements libres et numérotés, configurations et plans de salle, secteurs, sièges neutralisés, quotas et contingents. Elle permet les ventes multi-spectacles, formules, abonnements et invitations, ainsi que blocages, reports, échanges, annulations, remboursements et réaffectations, avec journalisation. La transmission automatisée des données SIBIL est une option.

Vente, contrôle et gestion financière

Le parcours en ligne doit être responsive, intégré au site, présenter les disponibilités et tarifs à jour et permettre paiement sécurisé, billet électronique, impression à domicile, renvoi du billet et gestion des demandes autorisées d’échange ou de remboursement. L’accessibilité numérique doit être documentée. Les moyens de paiement incluent ceux prévus au BPU-DQE, dont carte bancaire et Chèque-Vacances Connect sous réserve de validation technique et contractuelle.

Sur place, l’interface de caisse tactile doit gérer recherche, panier, encaissement, impression et réédition, ainsi que les moyens de paiement autorisés par l’établissement. Une procédure de fonctionnement dégradé doit préciser opérations possibles et resynchronisation. Le contrôle par code-barres ou QR code reconnaît les billets valides, refusés, déjà utilisés, annulés ou hors créneau ; il permet le contrôle hors connexion, la synchronisation sécurisée et le suivi de fréquentation par date, créneau, événement et point de contrôle.

Les fonctions financières couvrent clôtures par agent, poste, journée et canal, rapprochement des ventes et encaissements, justificatifs et traces d’audit. Les états destinés à la régie, à l’ordonnateur et au comptable public doivent ventiler notamment TVA (5,5 %, 10 %, 20 % et taux mixte), paiements et codes comptables/ analytiques. Un export journalier compatible avec GF Évolution, au format .txt et selon le protocole annexé, est requis.

CRM, interfaces et environnement technique

Le CRM gère fiches clients, historiques, organismes, consentements et préférences, recherche et dédoublonnage. Il permet l’import/export en format ouvert et un échange automatisé documenté avec Brevo ou l’export des données autorisées. Les interfaces attendues concernent notamment le site Internet, GF Évolution, Brevo, le contrôle d’accès, les TPE et le prestataire de paiement.

L’environnement existant comprend GTS V5/GAT3 (Vivaticket), Mapado, GF Évolution 21.30.00.05, Brevo, trois postes de caisse Windows 11 Pro, des imprimantes BOCA DT 230 Mini Lemur 200 dpi et trois imprimantes de reçus. Le format de billet indiqué est 152,4 × 76,2 mm. Les équipements de paiement comprennent des TPE SYLQ, PAX A8500 et A920 Pro avec liaisons USB/RS232 ; les terminaux de contrôle comprennent deux Zebra TC21/TC26 et deux SUNMI L2S Pro. Une matrice de compatibilité doit indiquer adaptations ou remplacements, responsabilités, coûts et limites ; la réutilisation du matériel compatible est souhaitée.

La solution SaaS est privilégiée, une architecture locale devant être justifiée. L’hébergement et les sauvegardes sont situés en France si possible, sinon dans l’Union européenne ; les accès ou transferts hors EEE doivent être identifiés, encadrés et soumis à accord préalable. Sont également requis : documentation des capacités et performances, sécurité et conformité RGPD, chiffrement adapté, sauvegardes et reprise d’activité, notification des incidents et disponibilité mensuelle garantie.

Déploiement et continuité de service

Le titulaire assure la gouvernance du projet, le cadrage, la conception, le paramétrage, les interfaces, la migration depuis Vivaticket et Mapado, les tests, la formation, la bascule et l’assistance au démarrage. La reprise précise extraction, mapping, nettoyage, dédoublonnage, contrôles et responsabilités ; elle couvre les catégories retenues et donne lieu à un rapport de migration avec volumes, rejets, transformations et contrôles de cohérence. Les tests incluent matériels, interfaces, données migrées, sécurité fonctionnelle, charge et mode dégradé ; la mise en production suppose l’absence d’anomalie bloquante.

La formation concerne administrateurs, agents permanents et saisonniers, utilisateurs comptables, communication, programmation, direction et contrôle d’accès. Le nombre de jours, les sessions et leurs modalités sont à préciser dans l’offre ; le DQE prévoit, à titre de scénario, 3 jours pour les administrateurs, 3 pour les agents de billetterie, 2 pour les fonctions comptabilité/communication/programmation/direction et 1 pour le contrôle. Une documentation en français doit être fournie et maintenue.

L’assistance inclut un dispositif de suivi des demandes et une assistance téléphonique et électronique, compatible avec une activité du lundi au vendredi de 9 h à 18 h. La maintenance corrective et les mises à jour de sécurité sont requises ; maintenance évolutive, niveaux de service, interruptions programmées et procédure de non-régression doivent être décrits. En fin de marché, les données et documents sont restitués en formats ouverts, structurés et documentés, avec dictionnaire et pièces associées ; transfert, extractions, contrôle d’intégrité et assistance au repreneur sont prévus, ainsi qu’une consultation d’archives pendant la période convenue et une attestation de suppression.