Solution ATS en mode SaaS

Fourniture, intégration, paramétrage et exploitation d’une solution SaaS de gestion des candidatures couvrant le processus de recrutement de bout en bout : cadrage du besoin, création et validation des postes, diffusion des offres, sourcing, collecte, qualification, entretiens, décision, offre et onboarding.

La solution doit notamment :

• centraliser les candidatures, CV et lettres dans une base candidats unique avec historique ;
• diffuser les offres depuis l’ATS vers LinkedIn, HelloWork, Indeed, APEC, France Travail et CapEmploi, avec lien transparent vers le site carrière ;
• proposer l’accès à la CVthèque LinkedIn, la détection des doublons, la recherche avancée, le scoring ou la priorisation et la gestion des statuts ;
• gérer les guides d’entretien, comptes rendus, grilles d’évaluation, contrôles de référence et étapes RH, managériales, techniques et finales ;
• suivre la décision, les négociations, l’acceptation ou le refus de l’offre, avec extraction du dossier du candidat retenu dans un format exploitable, notamment PDF ;
• transmettre les informations du candidat retenu au SIRH et permettre, à titre souhaitable, une interface ou une encapsulation du module Onboarding Cegedim ;
• envoyer automatiquement les accusés de réception et les notifications de refus ;
• fournir des tableaux de bord sur le time-to-hire, les taux de conversion, les sources de recrutement et les performances des canaux en volume, qualité et coût.

La solution cible au minimum 2 licences RH, environ 30 managers et environ 20 tuteurs par an. Elle doit traiter environ 50 à 60 recrutements annuels, dont 32 CDI, 10 stages et 10 alternances. Les agences de recrutement n’ont pas vocation à disposer d’un accès direct, mais la récupération ou l’intégration de leurs dossiers est souhaitée.

Architecture, interfaces et données

La solution est fournie en SaaS, sans infrastructure propre à ATB. Elle doit intégrer l’authentification SSO des utilisateurs internes via SAML/ADFS, avec MFA, ainsi qu’une API sécurisée pour les interfaces. Les interfaces attendues concernent les jobboards, Office 365, Outlook, Teams et le site carrière ; l’interface avec Onboarding Cegedim est prévue dans un second temps. La candidature depuis un mobile et l’intégration Outlook/Teams sont souhaitables.

L’ATS constitue le référentiel des candidats et de la CVthèque. Les sauvegardes doivent être réparties sur des datacenters séparés ou reposer sur une solution équivalente. Les données et l’hébergement doivent être localisés dans l’Union européenne, si possible en France.

Protection des données, IA et sécurité

Le paramétrage doit appliquer la minimisation des données, l’information des candidats, le bandeau cookies, le recueil et le retrait du consentement pour la CVthèque, ainsi que des durées de conservation paramétrables, plafonnées à 2 ans pour les candidatures. Les droits d’accès doivent être limités aux besoins opérationnels ; la suppression ou l’anonymisation doit pouvoir être réalisée sur demande après vérification par le DPO, et les demandes d’accès, de rectification ou de suppression doivent être traitées sous 30 jours. Aucun rejet automatique ni décision entièrement automatisée de candidature n’est envisagé.

Pour les fonctionnalités d’intelligence artificielle, le titulaire doit documenter les fonctions utilisées, les critères de scoring ou de classement, la prévention des biais et discriminations, l’usage des données pour l’entraînement ou l’amélioration des modèles, la traçabilité, la supervision humaine et les évolutions susceptibles d’influencer les résultats.

La prestation comprend un Plan d’Assurance Sécurité, un interlocuteur SSI dédié, la gestion des habilitations, la journalisation et la surveillance des accès et traitements, la gestion des accès distants et administrateurs, la cartographie des flux, le maintien en condition de sécurité, l’auditabilité, la gestion des crises, la sécurité des développements, la maîtrise de la sous-traitance et la réversibilité. Après livraison, des tests d’intrusion sont prévus ; la mise en service n’est pas réalisée sans remédiation des éléments révélés par ces tests.

L’interface doit atteindre au minimum 75 % de conformité en accessibilité numérique, avec une déclaration de conformité de moins de 12 mois. Si nécessaire, le titulaire finance et exécute un plan de remédiation sous 24 mois maximum.

Déploiement, formation et livrables

Le projet comprend les ateliers de cadrage, la conception, le paramétrage, les interfaces, la démonstration, les essais, la recette fonctionnelle et technique, la migration éventuelle, la mise en production et l’accompagnement au changement. Un environnement d’intégration ou de qualification représentatif de la production doit permettre la validation avant tout déploiement.

Tout déploiement est validé par ATB au moins 48 heures ouvrées avant sa réalisation et décrit son périmètre, ses impacts, ses horaires et sa méthode de retour arrière. La formation doit rendre ATB autonome sur l’administration technique, l’administration fonctionnelle, le paramétrage des workflows, l’utilisation courante par les RH, managers et tuteurs, ainsi que l’analyse et le reporting.

Les livrables comprennent au minimum les comptes rendus d’ateliers et de pilotage, le détail du paramétrage fonctionnel et technique, le cahier de recettes fonctionnelles et techniques, la documentation des interfaces, du SSO et des jobboards, ainsi que la documentation utilisateurs.

Hébergement, supervision et maintenance

Le titulaire assure l’hébergement, la supervision, le support et le maintien en conditions opérationnelles. Le reporting périodique porte notamment sur l’utilisation de la solution, les volumes de candidatures, la disponibilité, les incidents, les actions correctives et les améliorations.

La disponibilité mensuelle cible de la production est d’au moins 99,5 %, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. La prise en charge d’une anomalie bloquante intervient sous 1 heure ; son rétablissement intervient sous 4 heures ouvrées ou 24 heures le week-end. Les anomalies majeures sont rétablies sous 48 heures ouvrées et les anomalies mineures corrigées sous 20 jours.

La maintenance préventive comprend le traitement urgent des mises à jour critiques et au moins une montée de version standard annuelle. La maintenance corrective couvre les anomalies bloquantes, majeures et mineures. Pour les évolutions, le titulaire remet un devis sous 5 jours ouvrés et ATB dispose de 5 jours ouvrés pour l’accepter. La solution doit également prévoir les exports standard et la réversibilité.