Services d’employeur de référence

Le titulaire agit comme employeur légal du personnel concerné et prend en charge la gestion complète de la relation de travail, de l’embauche à la fin de contrat. Les prestations sont activées selon les besoins par bons de commande, qui précisent notamment les profils, conditions d’emploi, assurances, livrables et exigences propres au projet.

Contrats et administration du personnel

• Conseiller sur le type de contrat applicable, rédiger et formaliser les contrats, accomplir les formalités d’enregistrement et assurer le suivi des modifications, absences, congés, temps de travail, procédures disciplinaires et ruptures.
• Organiser les examens médicaux obligatoires et, sur demande, assurer le transfert de personnels en préservant leurs droits et la continuité de l’emploi.
• Constituer, mettre à jour et conserver les dossiers administratifs; délivrer les attestations d’emploi, de salaire et autres certificats demandés.

Paie, cotisations et assurances

Calculer, traiter et verser les salaires chaque mois; établir les bulletins de paie et déclarer puis payer les impôts, cotisations sociales et autres charges obligatoires dans les délais légaux. Les justificatifs de versement et de déclaration doivent être fournis. Les factures mensuelles détaillées distinguent les honoraires du titulaire des coûts d’emploi remboursables.

Une assurance santé complémentaire doit couvrir le personnel et les ayants droit admissibles : conjoint officiellement marié ou légalement reconnu, et au maximum 4 enfants légitimes âgés de moins de 18 ans, ou jusqu’à 25 ans sur preuve d’études supérieures et de rattachement fiscal au foyer. Les garanties comprennent au minimum les consultations générales et spécialisées, urgences, soins dentaires et ophtalmiques, ainsi que l’hospitalisation. Une assurance de prévoyance couvre le salarié en cas de maladie de longue durée, d’invalidité ou de décès.

Appui juridique, immigration et recrutement optionnel

Fournir des conseils et avis écrits sur le droit social et fiscal local, une veille juridique et un appui aux différends, y compris en phase précontentieuse ou contentieuse. Accompagner, le cas échéant, les demandes ou renouvellements de visas, permis de travail (TEP) et titres de résidence pour les personnels non locaux.

Sur commande spécifique, l’appui au recrutement peut inclure la planification, l’adaptation des profils, le benchmark salarial, la recherche et présélection de candidats, les entretiens, les vérifications de références (deux par candidat sélectionné si demandées) et l’accompagnement à l’intégration. La décision finale de sélection reste à la charge de l’acheteur.

Suivi et livrables

Les contrats de travail signés sont remis au plus tard 2 jours après signature; les dossiers administratifs de contrat et de visa/résidence/permis sont remis au plus tard 2 semaines après les jalons prévus. Les livrables récurrents comprennent notamment factures, bulletins, preuves de paiement des salaires, feuilles de temps et suivis des congés mensuels; rapports techniques et financiers, justificatifs de cotisations sociales et état des dépenses trimestriels. S’ajoutent un état financier final et les documents de liquidation des droits et certificats d’emploi en fin de contrat.

Le titulaire tient des registres administratifs, financiers et de paie vérifiables, facilite les audits de l’acheteur ou de ses bailleurs et désigne un interlocuteur dédié. Il assure la confidentialité et le traitement sécurisé des données personnelles, prévient la fraude, la corruption, les conflits d’intérêts et la discrimination, et respecte les exigences légales et procédurales applicables.