Prestations de services pour dîner et vente de charité

Livraison, préparation, installation, gestion et démontage des équipements destinés au dîner dans l’atrium d’environ 700 m² et au cocktail sur la terrasse. Le titulaire prend en charge les sols, les accès, le catwalk, le tapis d’accueil et une ou plusieurs tentes de réception, avec personnel qualifié et intervention autonome.

Sols et cheminements

Le jardin surélevé central de l’atrium doit être recouvert pour recevoir les tables. Le dispositif protège la margelle et prévoit, si nécessaire, un garde-corps. Le sol peut être en parquet, plexiglas ou autre matériau adapté et doit couvrir au minimum l’ensemble du jardin. Tout débordement de la plateforme doit conserver une circulation libre d’au moins 1,40 mètre.

Des escaliers et rampes d’accès à l’estrade ainsi que des garde-corps sont installés sans encombrer les circulations ni les issues de secours. La protection de la margelle doit préserver les planches de bande dessinée qui la recouvrent.

Catwalk et accueil

Un catwalk central traversant est livré, installé et démonté pour les intervenants. À l’entrée, un tapis de moquette rose guide les invités ; sa teinte doit se rapprocher de la charte de l’événement, Pantone 225C. Le bordereau prévoit un prix au mètre carré pour le tapis et le catwalk.

Tentes extérieures

Une ou plusieurs tentes de réception sont installées sur la terrasse pour le cocktail. Des installations chauffantes sont prévues selon les conditions météorologiques. Le bordereau prévoit les tentes au mètre carré et le chauffage à l’unité.

Les livraisons peuvent commencer le 27 mars au matin, selon un planning validé avec Imagine. La structure du dîner et la tente du cocktail doivent être prêtes le 29 mars à midi pour permettre l’intervention des autres titulaires. Le démontage intégral est achevé au plus tard le 31 mars à 5h afin de permettre la reprise des consultations le lendemain à 8h. Le déplantage et le replantage éventuels du jardin ne relèvent pas du titulaire.

Le titulaire précise ses besoins techniques et ses temps d’installation et de désinstallation, respecte les règles de sécurité de l’Institut, fournit et reprend tout le matériel, et reste responsable des dégradations constatées. Un état des lieux d’entrée et de sortie est réalisé.