Prestations de services pour dîner et vente de charité

Préparation, livraison, mise en place, service, démontage et évacuation des déchets pour environ 350 convives, dans le hall de recherche, la terrasse et l’atrium d’environ 700 m² de l’Institut Imagine. La prestation couvre le cocktail debout, le dîner assis et une formule destinée au staff.

Cocktail — 19h00 à 20h15

Cocktail haut de gamme composé de pièces salées froides et chaudes, de boissons alcoolisées hors alcools forts et de boissons non alcoolisées. Le titulaire propose deux ou trois menus, dont l’Institut peut sélectionner les composantes. Le service est assuré sur plusieurs points avec bars, mobilier, décoration, vaisselle et serveurs circulant avec plateaux. Une animation culinaire ou de boisson haut de gamme peut être commandée en option, avec levée éventuelle au plus tard 20 jours avant l’événement.

Dîner — 20h30 à 23h30

Dîner haut de gamme servi à table : amuse-bouche, entrée, plat chaud, dessert, café, thé et mignardises. Des plats complémentaires doivent être prévus pour les régimes ou spécificités des invités, notamment sans gluten et vegan. Le dîner du staff, d’environ 125 personnes, est servi au sixième étage avant l’arrivée des convives, sur place ou à emporter, à un niveau standard.

Les boissons nécessaires au cocktail et au dîner sont incluses et détaillées. Le titulaire propose un forfait vin standard et un forfait de vins de qualité supérieure. Même si des vins ou du champagne sont fournis par un mécène, leur service reste inclus sans droit de bouchon. L’art de la table est fourni au niveau haut de gamme, sauf fourniture éventuelle par un mécène. La décoration florale des tables et du buffet est une option, activable au plus tard 15 jours avant l’événement.

Installations et exigences opérationnelles

• Cuisine et office traiteur éphémères installés dans des espaces non visibles, avec protections des sols, tentes adaptées, étuves sécurisées et matériel ignifugé M1.
• Raccordement aux coffrets électriques de la serre et du quai de livraison, avec câbles et puissances prévus par le titulaire ; dispositions contre le froid et les courants d’air.
• Tables, chaises, couverts, vaisselle, verrerie, nappes, tréteaux, cendriers, porte-cartons et accessoires de présentation fournis, installés, démontés et repris.
• Installations et cuisines prêtes le 30 mars à 16h ; livraisons possibles l’après-midi du 29 mars ; démontage immédiat après le dîner et enlèvement total des déchets.

Les matériels doivent disposer d’attestations de conformité et être contrôlables par le service de sécurité incendie. Le titulaire assure une obligation de résultat sur les délais, la fraîcheur des denrées, les boissons, accessoires et équipements. Il respecte l’hygiène, la chaîne du froid, la température de service, l’information sur les allergènes et les diversités confessionnelles. Les produits locaux et issus de l’agriculture biologique sont à favoriser. Le personnel de cuisine et de service doit être qualifié, expérimenté, francophone et anglophone pour le service ; il doit être élégant, identifiable, rapide et discret, avec remplacement prévu en cas d’absence.

Une dégustation du menu finalisé est organisée au moins trois semaines avant l’événement afin de permettre les ajustements.