Services bancaires et gestion de trésorerie

Le titulaire met en place et gère les comptes et moyens de paiement nécessaires aux flux entrants et sortants d’OPCO Mobilités. La prestation couvre les encaissements, les paiements aux organismes de formation et aux fournisseurs, ainsi que le suivi, la sécurisation et la justification des opérations.

Comptes et encaissements. Le titulaire ouvre un compte centralisateur pour la collecte des contributions, des sous-comptes analytiques par flux et type de recette, et un compte dédié aux flux de fonctionnement. Il fournit un RIB certifié pour chaque compte et paramètre les règles de déversement conjointement avec OPCO Mobilités. Il propose une ligne de découvert par mutualisation des soldes, appréciée sur la consolidation des comptes en comptes fusionnés.

Les flux entrants comprennent notamment les versements volontaires, les dotations de France Compétences, les contributions conventionnelles, le dialogue social, les remboursements et les recettes diverses. Pour les virements entrants, le titulaire assure le rapprochement automatisé avec les bases de données des adhérents. Les relevés sont mis à disposition quotidiennement à J+1 ouvré avant 8 h, au format CFONB120 et/ou CAMT.053 (ISO 20022), avec un fichier de rapprochement enrichi et des alertes pour les virements non identifiés. Il propose aussi un service de recouvrement en cas de virement erroné et des frais de retour négociés.

Pour les chèques reçus, OPCO Mobilités les contrôle et les numérise, constitue le fichier TLMC et le transmet à la banque. Un coursier collecte les chèques physiques préparés au siège d’OPCO Mobilités une à deux fois par semaine. La banque, ou son prestataire, vérifie la cohérence entre les chèques et le fichier transmis et adresse un reporting détaillé des encaissements et du traitement. Un échange sur les écarts peut être organisé sur demande.

Paiements et moyens de contrôle. Les flux sortants comprennent les coûts de formation et les dépenses de fonctionnement. Pour les paiements aux organismes de formation, le titulaire traite quotidiennement les fichiers SCT XML pain.001, fournit un accusé de réception horodaté et exécute les paiements au plus tard à J+1 ouvré après réception du fichier validé. Il gère les virements urgents SCT Inst et notifie automatiquement à l’organisme de formation les échecs et leurs motifs. La vérification préalable du référencement Qualiopi doit être possible par API, fichier de rapprochement ou dispositif équivalent; chaque paiement doit être traçable, notamment par numéro de dossier de formation, référence du bénéficiaire et identification de l’entreprise concernée.

Pour les fournisseurs et prestataires, le titulaire gère les comptes courants nécessaires, les RIB certifiés et les autorisations de découvert convenues. Il traite les SCT et les fichiers XML pain.001 conformes à ISO 20022, et fournit une interface de saisie sécurisée avec double validation électronique, workflow paramétrable et signature avancée conforme à eIDAS. Les SCT Inst donnent lieu à confirmation en moins de dix secondes. Les cartes professionnelles, à débit immédiat et/ou différé selon les besoins, ont des plafonds paramétrables par carte et porteur; des relevés mensuels détaillés et des états consolidés sont disponibles.

Le titulaire propose un niveau élevé de sécurisation des flux, des signatures et des accès, ainsi que des contrôles contre les doublons et la fraude. Il décrit les contrôles applicables aux ordres transmis hors espace client et prévoit une procédure pour les opérations simultanées de trésorerie pouvant atteindre 100 millions d’euros et une trentaine d’opérations concomitantes. Les opérations fortement suspectes font l’objet d’une notification immédiate et peuvent être suspendues à titre conservatoire dans l’attente d’une levée de doute.

Services connexes et justification. La prestation comprend notamment le traitement des SATD, les circularisations demandées par les commissaires aux comptes, les recherches d’opérations et la délivrance de duplicata sur demande. Le titulaire donne une visibilité sur l’état des validations et signatures, et fournit pour chaque virement un relevé d’exécution téléchargeable en PDF et CSV. L’archivage sécurisé est assuré pendant au moins dix ans; des états mensuels rapprochent les fonds distribués des engagements enregistrés dans le système d’information. Les justificatifs requis par la DGEFP, les commissaires aux comptes ou les autorités de contrôle sont fournis dans les meilleurs délais.

Solution de prélèvement SEPA. Le titulaire met en œuvre, exploite et maintient une solution autonome, indépendante de la banque teneuse de comptes, couvrant le cycle des mandats, les campagnes, les fichiers de prélèvement, les retours, les rejets, les refus, les remboursements et les impayés. OPCO Mobilités gère ses opérations de façon autonome, de l’émission des mandats au traitement des retours. La solution assure la création, la modification, la révocation et l’archivage des mandats, la génération unique des RUM, ainsi que la production et le suivi des fichiers pain.008 ISO 20022. Elle comprend une interface web avec profils différenciés, des API documentées et des tableaux de bord sur les volumes, montants, taux de succès, rejets et impayés.

La solution applique une authentification forte, chiffre les données au repos et en transit (TLS 1.2 ou supérieur) et héberge les données en France ou dans l’Union européenne. Elle respecte le RGPD et les exigences PCI-DSS lorsque des données de carte sont traitées. Les niveaux de service spécifiques prévoient une disponibilité de 99,9 % hors maintenance planifiée, un traitement des fichiers pain.008 en deux heures ouvrées au plus, la notification des rejets à J+1 ouvré après réception du retour bancaire et une première réponse du support sous quatre heures ouvrées. Les prestations SEPA peuvent être commandées selon les besoins d’OPCO Mobilités, y compris avant l’échéance de ses contrats en cours.

Exigences communes applicables au lot. Le titulaire dispose des moyens de paiement nécessaires (virements magnétiques et urgents, prélèvements, chèques, cartes et gestion des rejets) et assure confidentialité, intégrité, traçabilité, non-répudiation, chiffrement, authentification multifacteur et gestion différenciée des habilitations. Il respecte les exigences applicables aux services de paiement, notamment DSP2, et les référentiels de sécurité reconnus. Il garantit continuité et résilience par sauvegarde, restauration, PCA et PRA, et prend en charge les échanges EBICS TS, T, A ou versions ultérieures, compatibles avec un outil de gestion financière de type SAGE. L’extranet sécurisé permet notamment la consultation des soldes et historiques 7 jours sur 7, l’export de formats standards et une disponibilité cible d’au moins 99,9 %; les relevés CAMT sont mis à disposition quotidiennement avant 8 h et la réponse de support de niveau 1 intervient sous quatre heures ouvrées au plus.