Gestion des comptes, flux de trésorerie et encaissements de loyers

Le marché couvre la tenue des comptes, le traitement sécurisé des flux, l'encaissement des loyers et autres recettes, la banque à distance, les restitutions comptables, l'assistance, la sécurité, la continuité et la réversibilité. Les opérations d'emprunt et de financement à moyen ou long terme sont exclues. Une facilité de caisse ou un placement de trésorerie peuvent être activés séparément après accord écrit.

Comptes, relevés et trésorerie

Le titulaire assure l'ouverture, la tenue, le suivi et la clôture des comptes, la délivrance des RIB et les formalités de connaissance du client. La banque à distance permet la consultation des soldes, écritures, opérations en attente, dates de valeur et documents associés. Les relevés électroniques sont disponibles au minimum quotidiennement, avec un relevé récapitulatif mensuel. Les avis d'opéré, relevés d'intérêts, factures et relevés de frais doivent permettre le rapprochement comptable.

La vision consolidée des soldes et mouvements est assurée lorsque plusieurs comptes sont ouverts. Les éventuelles solutions de placement ou de facilité de caisse doivent préciser l'indice de référence, la marge, la périodicité de révision, la base de décompte et les planchers ou plafonds ; leur présentation ne vaut pas autorisation d'utilisation.

Flux sortants et encaissements

Les virements SEPA, de trésorerie, instantanés selon les besoins et internationaux peuvent être saisis en ligne ou transmis par fichier. Le titulaire contrôle les fichiers, restitue les statuts et signale les rejets ou anomalies avec un motif exploitable. Les règles de validation des ordres sensibles et la vérification du bénéficiaire doivent être prises en charge lorsqu'elles sont applicables.

Les prélèvements SEPA sont émis selon trois échéances mensuelles, les 5, 10 et 15. La solution gère plusieurs remises mensuelles, les comptes rendus, rejets, retours, remboursements, contestations et la représentation automatique des prélèvements rejetés. Les restitutions doivent être intégrables au système d'information et distinguer la présentation initiale, le rejet et la représentation.

Pour les chèques, le titulaire assure la traçabilité des remises, la restitution des images ou références utiles et l'information sur les impayés. Si une numérisation est retenue, les prérequis, matériels, logiciels, contrôles et modalités d'archivage sont à fournir.

Pour les espèces, la solution doit garantir une couverture géographique adaptée, un justificatif au déposant, l'identification du locataire ou de la référence de paiement, la traçabilité jusqu'au crédit, une restitution quotidienne et la sécurité des personnes, fonds et données. Les points de dépôt, leurs adresses, horaires, conditions d'accès et restrictions doivent être listés ; les communes sans point de dépôt et les solutions alternatives doivent être identifiées.

Le besoin initial comprend une carte bancaire professionnelle et deux terminaux de paiement pour les encaissements sur site et en mobilité. L'offre précise notamment les plafonds, restrictions, moyens de connexion, cartes acceptées, télécollecte, maintenance, versement et remplacement en cas de panne. Le paiement en ligne est activable sur demande écrite et doit couvrir l'intégration, la sécurisation, les justificatifs, les échecs, remboursements, contestations et rétrofacturations.

Banque à distance et interopérabilité

La solution initiale concerne quatre utilisateurs, dont deux signataires habilités. Elle comprend une authentification forte, l'administration sécurisée des habilitations, un canal EBICS ou équivalent, la validation à plusieurs niveaux et, lorsque nécessaire, la signature électronique des fichiers. Les échanges doivent être compatibles avec les standards bancaires, notamment ISO 20022 pour les virements, statuts et relevés, et interagir avec le progiciel ARAVIS.

Mise en place, assistance et contrôle

Le titulaire désigne un chef de projet, un responsable de compte et un suppléant. Le plan de mise en place couvre l'ouverture des comptes, les habilitations, les certificats et profils de signature, les canaux et formats, les tests de fichiers et de rapprochement, la formation, le basculement, une éventuelle période parallèle et une solution de repli. La mise en service est précédée de tests représentatifs ; les anomalies bloquantes doivent être corrigées avant l'exploitation, sauf décision expresse de l'acheteur.

L'assistance est accessible les jours ouvrés et un dispositif spécifique traite les urgences de fraude, de blocage des paiements ou d'indisponibilité générale. Les niveaux minimaux de prise en charge sont d'une heure ouvrée pour une indisponibilité générale, quatre heures ouvrées pour une dégradation importante et au plus tard le jour ouvré suivant pour une demande standard. Les incidents font l'objet d'un enregistrement, d'un suivi et, si possible, d'une solution de contournement.

Sécurité, données et réversibilité

Les mesures attendues comprennent l'authentification forte, la gestion individualisée des accès, la séparation préparation-validation, le chiffrement, la traçabilité, la détection des opérations inhabituelles, la sauvegarde, la continuité, la reprise après incident et la sensibilisation des personnels. Tout incident de sécurité significatif est signalé sans délai et au plus tard dans les quatre heures consécutives suivant sa qualification, y compris hors horaires ouvrés.

Les traitements de données sont encadrés selon les responsabilités propres à chaque traitement, avec limitation des données, contrôle des accès, confidentialité, intégrité, disponibilité, information sur la localisation et les transferts hors EEE, suivi des sous-traitants et notification des violations. La réversibilité comprend les relevés et historiques, fichiers et paramètres de rapprochement, comptes, utilisateurs, habilitations, informations de fermeture ou transfert, ainsi que l'état des opérations et incidents en cours. Le titulaire coopère avec le nouvel établissement et maintient les services nécessaires à la transition.

Volumétrie indicative

Le périmètre de référence comprend 5 comptes, 4 utilisateurs de banque à distance, 2 signataires, 1 carte bancaire et 2 TPE. Les flux annuels de référence sont de 387 virements émis, 6 824 virements reçus, 31 355 prélèvements émis, 787 rejets ou retours de prélèvements, 3 679 chèques encaissés, 865 dépôts d'espèces et 3 494 paiements par carte, TPE ou internet. Ces données et les quantités du DQE sont indicatives et ne constituent pas un engagement de consommation.