Services bancaires

Le titulaire assure la gestion des comptes de l’Office, des règlements et encaissements, des opérations à distance ainsi que des solutions de placement et de financement. Le dispositif comprend un compte pour les flux entrants et un pour les flux sortants, les RIB, le suivi quotidien des comptes avec filtres et tris, la recherche de documents, l’export des données vers des outils bureautiques et un état mensuel des frais. Les comptes sont rémunérés selon l’offre et les frais sont récapitulés mensuellement.

Les règlements couvrent notamment 3 cartes au nom de l’Office, de type Gold ou équivalent, un chéquier, les virements internes et externes, les prélèvements et la gestion des autorisations, rejets et incidents. Les encaissements comprennent chèques, virements, prélèvements, TIP et paiements par carte sur TPE ou en ligne. L’encaissement des espèces des locataires en agence bancaire est impératif : le réseau doit offrir au moins 6 points d’encaissement. Le paiement par carte doit pouvoir être proposé sur le site internet, l’intranet locataire ou une application mobile. Des bordereaux de présentation des encaissements ainsi que des états mensuels de frais et d’incidents sont attendus.

Opérations à distance et interfaces. Le périmètre inclut l’abonnement et l’utilisation de 4 TPE, l’accès à la banque en ligne et la transmission/réception de fichiers bancaires, dont EBICS. Les moyens de transmission doivent être sécurisés et compatibles avec la clé de cryptage détenue par Allier Habitat. Le système d’information existant comprend notamment PREM (Aareon), Episoft Linkki pour les rapprochements bancaires, Neovacom et les solutions TPE Verifone et Ingenico. Les opérations sont réalisées en euros et identifiées selon un format associant type d’opération, date AAAAMMJJ, tiers concerné et référence de suivi ; les types mentionnés sont VIRT, CB, PRLT et ESP.

Repères d’activité. Les volumes fournis à titre indicatif pour 2025 sont : flux entrants, 40 867 prélèvements, 6 319 virements, 5 899 paiements par carte, 3 162 chèques et 73 paiements en espèces ; flux sortants, 4 300 virements fournisseurs, 1 140 virements salariés, 227 paiements par carte et 2 079 rejets de prélèvements. Le DQE donne, pour son chiffrage estimatif annuel, notamment 41 000 prélèvements sur remise de liste, 3 400 chèques encaissés, 6 000 paiements par carte des locataires, 80 paiements en espèces au guichet externe et 350 transmissions/réceptions de fichiers EBICS ; ces quantités sont des estimations, non des engagements de volume.

Placements, financements et continuité. Le titulaire ouvre et tient un Livret A et propose des placements à court, moyen ou long terme conformes à la réglementation applicable aux organismes de logement social. Il peut également proposer des solutions de crédit, emprunts ou lignes de financement ; l’Office conserve la possibilité de solliciter un autre prestataire pour les placements et les financements.

La mise en place comporte la mise à disposition des services, la récupération et l’incorporation des données nécessaires à la continuité, la vérification de fonctionnement et la déclaration de fonctionnement. Les services doivent être disponibles au plus tard 3 semaines après notification ; les tests de fonctionnement sont effectués dans les 30 jours maximum suivant leur mise à disposition. La reprise doit permettre les prélèvements dès le 5 du mois à partir de janvier 2027 et les paiements fournisseurs dès le 2 janvier 2027 ; la continuité des encaissements par carte est également à organiser avec les fournisseurs de TPE. En cas d’incident technique majeur, des moyens de secours doivent rétablir le fonctionnement courant des règlements et encaissements sous 5 jours calendaires maximum ; au-delà de 5 jours pour le fonctionnement courant ou de 30 jours pour les autres prestations, l’Office peut recourir à un autre prestataire aux frais et risques du titulaire. La continuité des encaissements et virements doit être assurée les jours de fermeture de l’agence habituelle lorsque les systèmes interbancaires fonctionnent.

Le titulaire fournit un interlocuteur unique, signale toute difficulté dans les 24 heures et répond aux sollicitations ou dysfonctionnements dans un délai maximal de 48 heures ouvrées. À la fin du marché, il maintient les comptes ouverts et assure la transition nécessaire à la continuité du service ; la réversibilité est rémunérée selon un prix forfaitaire prévu au BPU.