Services bancaires et gestion des encaissements

Le marché porte sur la tenue d’un ou plusieurs comptes bancaires, la gestion des flux de trésorerie et de la trésorerie à court terme, ainsi que l’encaissement des loyers en numéraire pour Deux-Sèvres Habitat. Les services doivent être opérationnels au 1er janvier 2027, après la mise à disposition des comptes, moyens de paiement, échanges de fichiers, numéro national d’émetteur et identifiant créancier SEPA.

La gestion générale comprend notamment :

• Ouverture et fermeture des comptes, comptes supplémentaires, frais de tenue et suivi administratif KYC
• Consultation internet, relevés, téléchargements d’écritures et copies de documents, notamment images de chèques et échelles d’intérêts
• Virements entre comptes ouverts auprès du titulaire et vers un compte externe de l’OPH
• Mise à disposition de cartes bancaires simples, Visa ou avec services supérieurs, de chéquiers et d’attestations destinées au commissaire aux comptes
• Recherches sur documents, mouvements et transactions par carte bancaire

Les échanges d’écritures doivent être compatibles avec le progiciel de rapprochement bancaire et l’ERP de l’office. Ils couvrent notamment les cartes bancaires, prélèvements SEPA, TIPSEPA, TIPSEPA chèque, paiements en espèces, rejets et oppositions, selon les formats EBICS/TS et CFONB.

Tiers non locataires

La prestation couvre les paiements et encaissements de fournisseurs, collectivités, État et autres tiers par virement bancaire, prélèvement automatique SEPA, chèque, lettre-chèque, virement internet et carte bancaire via TPE. Elle inclut également les rejets de virements et de chèques ainsi que les oppositions sur chèque, virement et prélèvement automatique.

Locataires et loyers

Les décaissements des tiers locataires peuvent être effectués par virement bancaire, chèque, lettre-chèque ou virement internet. Les encaissements doivent accepter notamment :

• Virement bancaire, prélèvement automatique, chèque, lettre-chèque et virement internet
• TIPSEPA, TIPSEPA chèque et TIPSEPA avec des montants différents entre TIP et chèque
• Carte bancaire via le site internet de Deux-Sèvres Habitat, via TPE et dans les locaux de l’office
• Espèces, y compris paiements partiels, au guichet du partenaire ou par tout autre moyen mis à disposition en agence, avec transmission des mouvements pour intégration dans l’ERP

Sont également compris la gestion des impayés totaux ou partiels par prélèvement, virement, chèque et TIPSEPA, la gestion des courriers aux locataires, les retours de documents et les frais d’opposition.

Accueil et réseau de proximité

Le titulaire doit accueillir physiquement les clients de Deux-Sèvres Habitat et disposer ou mettre en place des agences bancaires dans les Deux-Sèvres. Le mémoire technique doit préciser l’étendue du réseau, le nombre d’agents dédiés à l’accueil des locataires, les plages horaires d’ouverture et la formation des équipes.

Un fichier d’encaissements compatible avec le logiciel PREM'Habitat d’AAREON doit être transmis afin de permettre une intégration automatique dans le système de gestion de l’office.

Trésorerie et placements

La gestion de trésorerie à court terme doit respecter l’article L 421-18 du code de la construction et de l’habitation ainsi que les évolutions réglementaires. Elle comprend la possibilité d’ouvrir un compte sur livret A, un autre compte d’épargne réglementée accessible aux OPH, deux autres placements accessibles aux OPH et une ligne de crédit de trésorerie.

Volumes indicatifs

Les volumes mensuels indicatifs comprennent notamment 1 200 paiements fournisseurs par virement, 800 par prélèvement, 180 virements de salaires, 300 encaissements de loyers par chèque, 250 en espèces, 1 150 par virement, 550 par carte sur le site internet, 110 par TPE, 5 900 par prélèvement, 75 par TIP et 50 par TIP/chèque. Les quantités du DQE sont estimées et non contractuelles, avec des quantités identiques pour la période éventuelle de reconduction.

Contraintes d’exécution

Les essais d’échanges de fichiers, l’ouverture des comptes et la fourniture des moyens de paiement doivent être réalisés avant la mise en service. Le système doit être opérationnel au 1er janvier 2027. Le titulaire reste responsable de la continuité, de la sécurité et de l’intégration des flux, ainsi que des engagements présentés dans son mémoire technique.