Service de paie Silae en mode SaaS et accompagnement

Le titulaire met à disposition la solution Silae en SaaS, les licences et accès utilisateurs, l’hébergement et les mises à niveau. L’accès se fait par navigateur standard, sans installation spécifique sur les postes. Le périmètre indicatif comprend 7 SIREN employeurs, 22 SIRET, 500 à 550 personnes rémunérées et 8 utilisateurs RH ; au moins 3 profils de gestionnaires sont concernés.

La solution couvre la gestion administrative des salariés et agents, contrats, absences, congés, arrêts de travail, visites médicales et entretiens, ainsi que la production des paies, DSN, déclarations réglementaires, exports comptables, restitutions sociales et RH et bulletins dématérialisés. Les fonctionnalités exploitées et interfaces existantes doivent être maintenues. Les échanges peuvent concerner la comptabilité, la gestion des temps, les absences et congés, les virements bancaires, le coffre-fort numérique et les outils décisionnels RH. Toute interruption ou évolution affectant une interface est analysée en amont et soumise à validation.

Disponibilité, continuité et support

La disponibilité minimale est de 99,8 % par mois hors maintenances programmées et de 99,8 % par an. Les interruptions programmées sont annoncées au moins 15 jours calendaires à l’avance ; elles ne peuvent avoir lieu du 20 au 26 du mois ni pendant les périodes critiques de clôture de paie. Le temps moyen d’affichage des écrans courants doit rester inférieur à 3 secondes ; les éditions mensuelles doivent être traitées dans des délais compatibles avec le calendrier de paie, y compris lors des pics d’activité.

Le service comprend la supervision de la plateforme, le suivi de capacité et des performances, la correction des anomalies, les sauvegardes, le maintien des interfaces, les mises à jour et les contrôles préventifs. Les sauvegardes sont quotidiennes et conservées au moins 30 jours ; le RTO maximal est de 8 heures et le RPO maximal de 24 heures. Le titulaire dispose d’un PCA et d’un PRA documentés, testés au moins une fois par an, et transmet le compte rendu du test.

L’assistance est accessible par téléphone, courriel et portail de suivi, avec un interlocuteur identifié. Elle traite les questions d’utilisation, de paramétrage, de réglementation, de conventions collectives et de statuts, les anomalies déclaratives et les contrôles de paie. À la demande, le titulaire réalise des formations, transferts de compétences, audits de paramétrage et analyses de conformité. Les sollicitations critiques (paie ou DSN bloquée) appellent une première réponse en moins d’1 heure et une solution ou un contournement en moins de 4 heures ; pour les demandes majeures, les délais sont respectivement inférieurs à 4 et 24 heures ; pour les demandes mineures, inférieurs à 2 et 5 jours ouvrés. Un reporting trimestriel présente disponibilité, incidents, respect des engagements de service, statistiques du support et actions correctrices. Un comité annuel examine notamment les incidents, indicateurs, évolutions réglementaires et bilans sécurité et RGPD.

Maintenance, sécurité et traçabilité

La veille réglementaire couvre notamment le droit du travail, la protection sociale, les évolutions URSSAF, DSN et fiscales, les conventions collectives concernées et le statut du personnel des CCI. Les évolutions affectant la paie, les cotisations, les règles conventionnelles, les déclarations sociales ou les interfaces donnent lieu à une analyse d’impact documentée, à un environnement de test lorsque nécessaire, à une recette formalisée et à une validation écrite préalable. Aucune évolution touchant la production de paie ne peut être mise en œuvre sans validation préalable. Une modification de paramétrage affectant plus de 10 salariés ou les calculs de charges requiert un environnement de test et une recette formalisée. Le dossier de paramétrage est tenu à jour et remis au minimum une fois par an.

La solution conserve les traces des utilisateurs, connexions, opérations sur les données et paramétrages, imports, exports et validations ; les journaux restent accessibles pendant toute la durée du marché. Le registre des modifications retrace notamment la demande, les analyses et impacts, tests, intervenants, date de mise en production et validation. Les éléments justificatifs doivent pouvoir être produits pour les audits et contrôles mentionnés au marché. Les accès sont nominatifs, différenciés par profil et peuvent être restreints par employeur ou établissement. Les accès administrateurs requièrent une authentification multifacteur ; une revue des habilitations est effectuée au moins une fois par an et transmise à l’acheteur. Les données en transit, au repos et dans les sauvegardes sont chiffrées selon des mécanismes reconnus par l’état de l’art ; l’hébergement est situé dans l’Union européenne. Toute violation de données personnelles est notifiée dans les 24 heures suivant sa détection. Le titulaire agit comme sous-traitant RGPD, sur instruction documentée, tient un registre des traitements, communique les sous-traitants concernés à la notification puis à chaque évolution et permet les audits de conformité. Les certifications ISO 27001 ou équivalentes sont communiquées lorsqu’elles sont détenues.

Reprise, documentation et réversibilité

La prise de relais comprend la reprise des paramétrages, historiques, habilitations, interfaces et documentation, les contrôles de cohérence et l’assistance à la première paie. Le plan de reprise, remis au plus tard 30 jours après notification, décrit méthode, responsabilités, calendrier, risques, mesures de sécurisation et recette. La première paie du marché est prévue au mois de janvier 2027 ; si le titulaire est nouveau, il récupère les données, historiques et paramétrages avec le concours de l’éditeur et vérifie les premiers bulletins avec l’acheteur.

La documentation comprend notamment le paramétrage, les règles conventionnelles et statutaires, procédures d’exploitation et de contrôle, comptes rendus d’intervention, historiques d’évolution, registre des modifications et procédures de reprise d’activité ; elle est remise à première demande et au minimum une fois par an. En fin de marché, les données sont restituées sans perte, dans un format ouvert, documenté et exploitable : données salariés, historiques, bulletins PDF, données DSN, paramètres de calcul, règles conventionnelles, habilitations, journaux d’audit et interfaces. Le titulaire remet également le dossier de paramétrage actualisé et concourt au transfert au prestataire suivant.