Fourniture et déploiement d’un SIRH SaaS

Le marché porte sur la mise à disposition en SaaS d’un SIRH mutualisé, son paramétrage et son déploiement, la reprise des données, la formation, la maintenance et le support. La solution doit cloisonner les données par entité juridique tout en permettant un reporting consolidé aux utilisateurs habilités.

Le besoin couvre environ 400 salariés au pic saisonnier : jusqu’à 300 pour la SAEM, 45 pour SELCA, 40 pour SETT, 6 pour Châtel Réservation et 6 pour Val-Média. Il comprend notamment environ 3 317 bulletins de paie par an, plus de 600 embauches saisonnières et plus de 600 contrats ou avenants générés, plus de 100 entretiens annuels, plus de 300 demandes de congés et absences et environ 100 actions de formation suivies par an.

Fonctions RH

Le SIRH comprend un référentiel organisationnel, les dossiers individuels des salariés, la gestion des postes et des besoins saisonniers, les demandes de recrutement, la génération de contrats et d’avenants à partir de modèles paramétrables, ainsi que leur signature électronique. Il assure le suivi des mobilités et mises à disposition entre entités, et le registre unique du personnel pour les entités de droit français.

Les fonctions couvrent également les situations contractuelles et médicales, les rémunérations fixes et variables, les congés et absences, les entretiens professionnels et de positionnement, la fin de contrat, la GED collective et le coffre-fort numérique individuel. Les workflows, habilitations, délégations, alertes, notifications, modèles documentaires, tableaux de bord et extractions doivent être paramétrables. Les salariés et managers disposent de portails adaptés aux usages mobiles ; les imports sont contrôlés et accompagnés d’un rapport d’anomalies, et les exports sont disponibles notamment en Excel, CSV ou XML.

Le module de formation suit le plan de développement des compétences, les inscriptions, convocations, émargements, évaluations, coûts et habilitations. Managers et tuteurs peuvent enregistrer sur mobile ou tablette les formations au poste et recueillir l’émargement électronique du salarié. Les restitutions comprennent des bilans pour le CSE, le suivi budgétaire exportable vers la comptabilité et des tableaux de bord paramétrables pour le CODIR. La BDESE et l’index de l’égalité professionnelle sont également à produire ou mettre à jour.

La paie reste produite dans Silae par le prestataire externe : le SIRH n’a pas vocation à intégrer un module natif de production de paie. Il transmet les éléments variables et reçoit les confirmations de bulletins émis et les soldes de tout compte. Les régimes applicables comprennent plusieurs conventions collectives françaises ainsi que le droit suisse du canton du Valais pour SETT ; pour cette entité, le candidat peut proposer un module dédié ou une interface avec un prestataire suisse spécialisé.

Interfaces, hébergement et sécurité

Les échanges avec Silae couvrent les éléments variables et les retours nécessaires à la gestion administrative. Le SIRH s’interface aussi avec Pennylane pour les écritures de paie et rapprochements comptables, avec les organismes sociaux et la mutuelle/prévoyance pour le reporting et le contrôle des données provenant de Silae, et avec le coffre-fort numérique E-doc.

• ATEN : export CSV des nom, prénom, emploi, département et service des salariés ; aucune API n’est requise.
• AgileTime : échanges CSV concernant temps de travail, absences et services faits ; une API standard est attendue pour une future solution de GTA, pas pour AgileTime.
• La solution est hébergée et exploitée par le titulaire ou son sous-traitant ; données et sauvegardes sont hébergées dans l’Union européenne, de préférence en France. Tout changement d’hébergeur ou de localisation requiert l’accord écrit préalable de la SAEM.
• Le titulaire signale une vulnérabilité ou un incident de sécurité affectant les données dans les 24 heures suivant sa découverte. Il agit comme sous-traitant au sens du RGPD et respecte également la loi suisse nLPD pour les données des salariés de SETT.

Déploiement, maintenance et réversibilité

Le titulaire assure le cadrage, la conception, le paramétrage, la formation de l’équipe projet, la recette, la préparation au déploiement, le transfert de compétences et le démarrage. La reprise porte sur les données extraites d’ATEN, Silae et des fichiers Excel : salariés présents et salariés sortis depuis 5 ans, historique contractuel, formations et habilitations en cours de validité, et entretiens professionnels des 8 dernières années. Au moins une reprise à blanc précède la reprise définitive. La date cible de mise en production est le 1er mai 2027 ; une assistance post-démarrage de 3 mois est prévue, ou plus si le titulaire la propose. L’autonomie RH sur les actions simples de paramétrage est visée au plus tard à l’admission ; un guide d’administration en français est remis.

Maintenance corrective, évolutive — y compris les évolutions réglementaires — et préventive, ainsi que le support, sont inclus dans l’abonnement à compter de la mise en production. Une garantie d’au moins 12 mois à compter de la vérification de service régulier couvre gratuitement les anomalies du paramétrage et des interfaces réalisés par le titulaire. Les paramétrages courants sont effectués en autonomie par le service RH ; une intervention de l’éditeur pour une action simple ne peut être facturée en supplément.

Le plan de réversibilité est remis dans les 6 mois suivant la mise en production et mis à jour chaque année. La restitution comprend données, historiques, paramétrages et documents, dont GED, coffre-fort et documents signés avec leurs preuves, en formats ouverts et documentés (CSV, XML, PDF). Le titulaire assiste le nouveau prestataire, puis atteste par écrit de la destruction des données après restitution. La réversibilité intervient au cours des 6 derniers mois du marché ; la continuité du service peut se poursuivre jusqu’à 3 mois après son terme, aux conditions financières de la dernière année d’abonnement, au prorata temporis.