Dématérialisation des bulletins de paie

La prestation met à disposition des collectivités une solution logicielle pour traiter et distribuer les bulletins de paie vers les coffres-forts numériques des agents, avec hébergement, paramétrage, reprise d’historique, formation, assistance et maintenance. Les prestations sont déclenchées par bons de commande au fur et à mesure des besoins et des adhésions ; le marché n’est pas alloté.

Le dimensionnement de l’existant est d’environ 69 collectivités équipées sur les 600 adhérents de l’ALPI, avec 165 collectivités ayant manifesté leur intérêt. Les flux mensuels actuels représentent environ 7 600 bulletins déposés électroniquement, 550 bulletins envoyés par courrier, 400 annexes déposées électroniquement et 50 annexes envoyées par courrier. Ces volumes décrivent l’existant, et non un volume garanti.

Traitement, intégration et distribution

La solution doit être compatible avec les éditeurs de logiciels RH du marché et s’interfacer par connecteur natif, reprise des fichiers produits ou lecture des métadonnées du PDF. Elle permet l’import automatique de bulletins PDF, le traitement par lots de centaines ou milliers de bulletins, ainsi que le traitement de bulletins et annexes par OCR ou à partir de métadonnées.

Le contrôle des données porte notamment sur les identités, matricules, adresses, RIB, numéro SIRET de la collectivité et mois de paie ; les anomalies sont rejetées avec leur motif. La solution permet la personnalisation des bulletins, leur horodatage et scellement, ainsi que le chiffrement des fichiers avant transmission. L’authentification comprend le SSO via OpenID Connect et la double authentification.

La distribution électronique est automatique, sans action manuelle individuelle. Les campagnes sont paramétrables par date, heure et fréquence. Un tableau de bord suit les bulletins distribués, ouverts, téléchargés, en erreur ou rejetés, ainsi que les refus de distribution électronique. Des relances automatiques des agents peuvent être prévues en option. Des API ou services web sont attendus pour l’intégration avec le SIRH ou le logiciel de paie et avec Pastell. Le bordereau prévoit aussi des lignes de distribution postale, hors affranchissement, et d’autres moyens de distribution à préciser.

Coffres-forts numériques

Chaque agent dispose gratuitement d’un coffre-fort personnel sécurisé, séparé de l’espace de stockage des documents RH, avec au moins 5 Go. Les bulletins sont conservés pendant 50 ans ou jusqu’au 75e anniversaire de l’agent, au premier de ces termes échu. Le coffre-fort doit permettre la consultation, le téléchargement, l’impression et la recherche par période ou année, la réception de notifications, ainsi que le partage d’un ou plusieurs bulletins par lien sécurisé. L’agent peut refuser la distribution électronique et revenir au bulletin papier ; il conserve l’accès à son coffre-fort après son départ de la collectivité.

Le coffre-fort de la collectivité archive l’ensemble des bulletins au format SIAF. Le titulaire reprend l’historique sans limite de volume, y compris l’intégralité des bulletins conservés dans le coffre-fort de la collectivité ; le mémoire technique doit préciser la méthode, les délais et les contrôles qualité.

Les garanties comprennent intégrité, confidentialité, disponibilité et traçabilité, conservation probante selon NF Z 42-020 et NF Z 42-013, chiffrement des données en transit et au repos, contrôle de scellement par l’agent ou un tiers, gestion des habilitations et journalisation. L’accès est prévu par navigateur récent et application mobile iOS et Android ; l’interface doit respecter le RGAA 4.1.2. L’hébergement des données doit être en France métropolitaine, sur des infrastructures certifiées ISO 27001, SecNumCloud ou HDS le cas échéant ; la localisation des centres de données doit être indiquée dans l’offre. Les documents et interfaces sont en français, sans dépendance à un format propriétaire pour les bulletins (PDF/A recommandé), et la solution doit absorber les pics de distribution mensuels.

Administration, support et maintenance

Des interfaces sécurisées sont prévues pour l’ALPI et les collectivités, avec profils et droits, journalisation, statistiques et rapports d’activité, et gestion de campagnes d’information et d’accompagnement. Le titulaire précise les méthodes de chiffrement, la politique de sauvegarde, les protections contre les attaques, les PCA/PRA, les certifications, ainsi que les éléments d’audit de sécurité, tests d’intrusion et référentiel de maturité cyber demandés.

La formation initiale des agents de l’ALPI se fait par transfert de compétences. L’ALPI déploie la solution auprès des collectivités, forme leurs agents et assure les niveaux 1 et 2 ; le titulaire assure le niveau 3. Il fournit une documentation utilisateur et administrateur en français, actualisée à chaque évolution. Le support des niveaux 2 et 3 passe par téléphone, courriel et portail de tickets. Une hotline dédiée aux agents, non surtaxée et située impérativement en France métropolitaine, est incluse. Les demandes et incidents sont tracés dans un outil de ticketing.

Les engagements de service comprennent une disponibilité mensuelle d’au moins 99,5 %, hors fenêtres de maintenance ; une distribution dans l’heure en heures ouvrées après validation de l’import ; un taux mensuel de succès de distribution d’au moins 99 % ; une réponse du support niveaux 2 et 3 sous 4 heures ouvrées ; une résolution des incidents bloquants sous 4 heures ; et une réponse aux incidents non bloquants sous 72 heures. La réponse aux demandes d’évolution est attendue sous 30 jours, y compris si elle est négative, avec calendrier prévisionnel le cas échéant. La restauration après sinistre doit intervenir sous 4 heures et la perte maximale de données est d’une heure ; ces deux objectifs peuvent être testés au moins une fois par an dans le cadre du PRA. Un rapport SLA mensuel est transmis au plus tard le 5e jour ouvré du mois suivant.

La maintenance corrective couvre les anomalies selon les délais du SLA. La maintenance évolutive inclut les mises à jour et la veille de conformité réglementaire, notamment pour les bulletins de paie et documents RH ; une feuille de route est communiquée et présentée en comité de suivi. À la fin du marché, en cas de non-reconduction ou de résiliation, le titulaire exporte les données de l’ALPI, des collectivités et des agents dans des formats standards documentés, coopère avec le nouveau prestataire et remet dans son offre un plan de réversibilité détaillant formats, transfert, délais et assistance. L’accès des agents à leurs coffres-forts est maintenu pendant la durée de conservation convenue, aux conditions financières prévues au marché.

Le titulaire fournit tous les six mois, de la notification jusqu’au terme du marché, les documents prévus aux articles D.8222-5, 8222-7 et 8222-8 du Code du travail. La sous-traitance est possible sauf pour les prestations directement concernées par la sécurité des données, sous réserve des formalités d’acceptation et d’agrément prévues au marché.