Service complet d’impression et de gestion de parc multifonction

Le titulaire fournit et exploite un parc de copieurs multifonctions, la solution centralisée de gestion des impressions ainsi que les services associés : installation, paramétrage, maintenance, assistance, consommables, suivi des usages et réversibilité. Le parc initial comprend 5 nouveaux copieurs au démarrage (2 C1 et 3 C2). Le copieur Kyocera existant reste géré par le titulaire sortant jusqu’au 16/02/2028, puis doit être remplacé par un C3. Le parc peut évoluer par ajout, retrait, remplacement ou déplacement d’équipements.

Équipements attendus

Les minima de vitesse d’impression s’entendent en pages par minute (ppm) A4 ; les vitesses de numérisation en images par minute (ipm), A4 à 300 dpi. Tous les MFP permettent la numérisation couleur, y compris les modèles monochromes, et l’impression recto-verso automatique.

| Catégorie | Usage et formats | Impression minimale | Numérisation minimale et ADF | Capacité papier minimale |
|---|---|---:|---|---:|
| C1 | A3 couleur et N&B | 40 ppm couleur et N&B | 60 ipm couleur ; chargeur recto-verso d’au moins 100 originaux | 1 100 feuilles, au moins 2 sources et un bypass |
| C2 | A3 couleur et N&B | 30 ppm couleur et N&B | 40 ipm couleur ; chargeur recto-verso d’au moins 100 originaux | 600 feuilles, un magasin et un bypass |
| C3 | A3 monochrome, numérisation couleur | 30 ppm | 40 ipm couleur ; chargeur recto-verso d’au moins 100 originaux | 600 feuilles et un bypass |
| C4 | A4 couleur et N&B | 28 ppm couleur et N&B | 30 ipm couleur ; chargeur recto-verso d’au moins 50 originaux | 350 feuilles |
| C5 | A4 monochrome, numérisation couleur | 30 ppm | 30 ipm couleur ; chargeur recto-verso d’au moins 50 originaux | 350 feuilles |

Les capacités de numérisation doivent aussi offrir les résolutions 200, 300 et 600 dpi et le format PDF. Le PDF interrogeable/OCR est facultatif. Les modèles doivent accepter les papiers bureautiques A4/A3 de 80 g/m² et les grammages professionnels annoncés. Le candidat documente notamment résolution, capacités, grammages, consommation énergétique, volume mensuel recommandé et cycle maximal. Les accessoires optionnels comprennent finition/agrafage, bacs supplémentaires, meuble ou support et module de télécopie si un besoin est expressément identifié.

Gestion des impressions et intégration

La solution assure le Pull Printing/Follow-Me : envoi vers une file logique, puis libération sur un équipement compatible après authentification. Elle permet l’administration centralisée, la suppression des travaux en attente, la gestion des profils, le suivi des compteurs et des usages, ainsi que des valeurs par défaut noir et blanc et recto-verso et le contrôle de l’usage couleur. L’authentification repose au minimum sur badge RFID et code personnel/PIN de secours ; les badges existants doivent être vérifiés pour compatibilité.

Le titulaire fournit, configure, maintient et met à jour la solution, ses licences et composants nécessaires, et prend en charge les tests, la migration depuis PaperCut MF, la mise en service et la réversibilité. L’intégration à Active Directory/Entra ID ou à un IAM compatible est prévue. L’hébergement peut être sur l’infrastructure de CYCLEA ou dans le cloud, avec description des prérequis et, pour le cloud, de l’hébergement et du traitement des données. SharePoint Online et OneDrive for Business sont des évolutions possibles, non obligatoires à la mise en service. Les scans peuvent être envoyés vers la messagerie, des répertoires réseau ou, si possible, des emplacements associés à l’identité de l’utilisateur.

Déploiement, maintenance et suivi

Le déploiement doit préserver la continuité du service ; si le matériel définitif n’est pas disponible, une solution de contournement ou un matériel temporaire est prévu. La bascule est validée après recette par CYCLEA. Les tests portent notamment sur impression couleur/N&B, recto-verso, badge, Follow-Me, scans courriel et réseau, compteurs, télémétrie, reporting, sécurité et accessoires. Pour C1 et C2, CYCLEA peut effectuer un essai d’endurance d’au moins 500 pages A4, recto-verso compris : plus d’un bourrage imputable à l’équipement peut entraîner réglage, remplacement ou nouvelle recette. Un test de numérisation de 10 pages A4 à 300 dpi vers un répertoire réseau vise une disponibilité du fichier sous 30 secondes en conditions réseau nominales.

La maintenance préventive et corrective comprend vérifications, nettoyage, réglages, pièces d’usure, mises à jour firmware, contrôle des compteurs et traçabilité. Le titulaire assure le SAV, la gestion anticipée des consommables et un point de contact pour incidents et demandes. Les délais minimaux d’incident sont : P1, prise en compte ≤ 30 minutes ouvrées et rétablissement ≤ 4 heures ouvrées ; P2, ≤ 2 heures ouvrées et ≤ 1 jour ouvré ; P3, ≤ 4 heures ouvrées et ≤ 2 jours ouvrés. Pour une demande standard sans approvisionnement, prise en compte ≤ 1 jour ouvré et réalisation ≤ 2 jours ouvrés. Les SLA s’appliquent du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 12 h et de 13 h à 16 h, hors jours fériés. En cas d’interruption, le titulaire met en place sans surcoût un contournement ou un matériel de remplacement lorsque nécessaire au respect du SLA.

Le titulaire suit les impressions par format, couleur et équipement, les compteurs et les incidents ; les données et rapports doivent pouvoir être consultés ou exportés. Les compteurs doivent être rapprochables des compteurs matériels et du reporting. Le papier et les supports spéciaux restent exclus des consommables fournis. Pour les équipements acquis, cinq HP E47528f sont pris en charge à compter de juin 2027 ; la HP LaserJet Pro MFP M428fdn l’est dès le démarrage. Le Kyocera reste hors maintenance du nouveau titulaire jusqu’au 16/02/2028.

Évolution, accompagnement et sortie

Les équipements C1 à C5 loués le sont pour 48 mois fermes par équipement, à compter de leur mise en service et admission. Pour C4 et C5, CYCLEA peut choisir entre location sur 48 mois et acquisition. Les déplacements ponctuels comprennent dépose, transport, réinstallation, reconfiguration réseau et tests ; ils ne créent pas de nouvelle période d’engagement pour les équipements conservés.

Le titulaire forme initialement 2 personnes du SI CYCLEA et, lorsque nécessaire, 1 personne de l’infogérant ou 5 référents utilisateurs. Il remet une documentation numérique à jour : guides utilisateurs, procédures d’administration, schéma fonctionnel, prérequis et informations d’exploitation. En fin de marché, il remet l’inventaire final et les compteurs, restitue les configurations et données de reporting disponibles, coopère avec CYCLEA et le titulaire entrant, efface les données des équipements et restitue ou supprime les données hébergées selon le cas.