Location et maintenance de photocopieurs et imprimantes

La prestation porte sur 11 photocopieurs numériques et 7 imprimantes laser réseau, neufs, compatibles avec le réseau de l’établissement et conformes aux normes applicables, notamment au marquage CE. Les volumes de copies indiqués pour les appareils sont donnés à titre informatif et ne constituent pas un engagement de l’établissement.

| Configuration | Quantité | Caractéristiques distinctives |
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| Multifonction noir et blanc/couleur, formats A5 à SRA3 | 1 | Vitesse minimale de 65 ppm en A4 ; écran personnalisable d’au moins 10 pouces ; appareil console de plus de 180 kg obligatoire. Deux magasins de 500 feuilles, un magasin grande capacité d’au moins 2 000 feuilles et un magasin d’au moins 2 500 feuilles A4 ; longueur maximale 1,60 m et passage de porte de 90 cm. Chargeur recto verso en un passage d’au moins 300 feuilles. |
| Multifonction noir et blanc, formats A5 à A3 | 2 | Au moins 50 ppm en A4, écran d’au moins 10 pouces, trois magasins (2 × 500 feuilles et 2 000 feuilles), chargeur de 300 feuilles, préchauffage ≤ 20 s et première copie ≤ 4 s. |
| Multifonction noir et blanc, formats A5 à A3 | 1 | Au moins 25 ppm en A4 ; trois magasins (2 × 500 feuilles et 2 000 feuilles) et chargeur de 300 feuilles ; agrafage interne sans métal. |
| Multifonction noir et blanc, formats A5 à A4 | 3 | Au moins 45 ppm, écran d’au moins 7 pouces, magasin de 550 feuilles, chargeur de 100 feuilles ; préchauffage ≤ 10 s, première copie ≤ 7 s et numérisation recto verso d’au moins 80 images/minute. |
| Multifonction noir et blanc, formats A5 à A4, destiné à la numérisation de dossiers épais | 1 | Même configuration de base que le groupe précédent, avec chargeur d’au moins 200 feuilles. |
| Multifonctions noir et blanc/couleur, formats A5 à SRA3 | 3 | Un appareil à au moins 50 ppm et deux à au moins 45 ppm en A4 ; écran d’au moins 10 pouces, trois magasins (2 × 500 feuilles et 2 000 feuilles), chargeur de 300 feuilles et numérisation recto verso d’au moins 240 images/minute. |
| Imprimantes laser couleur A4 réseau | 3 | Imprimantes couleur réseau. |
| Imprimantes laser noir et blanc réseau | 4 | Imprimantes noir et blanc réseau. |

Fonctions, finition et intégration

Les exigences communes aux photocopieurs comprennent notamment impression, copie et numérisation, impression directe depuis une clé USB (JPG, TIFF, PDF), connexion Ethernet RJ45 et adressage DHCP ou IP fixe. Les configurations les plus performantes prévoient des pilotes PCL5/6 et PostScript 3, une résolution de 1 200 × 1 200 dpi, un disque dur d’au moins 300 Go et 4 Go de mémoire, ainsi que des codes de copie pour 1 000 utilisateurs. Les appareils A4 compacts prévoient un disque de 300 Go, 2 Go de mémoire et des codes pour 100 utilisateurs.

Les fonctions de numérisation demandées incluent, selon les modèles, les formats JPEG, PDF, TIFF et PDF multipage, l’OCR embarqué avec sortie PDF OCR, Word et Excel, la suppression automatique des pages blanches, et l’envoi vers USB, courriel ou fichiers SMB (ainsi que FTP/FTPS sur les modèles concernés). Les appareils concernés doivent permettre la visualisation des documents avant envoi et la modification de l’ordre des pages, leur rotation et la suppression des pages blanches. Les modèles concernés disposent d’un chargeur recto verso en un passage et d’une vitesse de numérisation minimale de 240 images/minute ; les appareils compacts ont leurs minima propres précisés dans le tableau.

Les modèles A3/SRA3 concernés acceptent papier ou couverture jusqu’à 250 g/m² ; le bypass est indiqué pour 60 à 300 g/m² sur certains modèles, avec étiquettes et transparents. Les appareils doivent être compatibles avec le papier recyclé. Certaines configurations comprennent tri décalé, assemblage, agrafage simple ou double et livret A4/A3 plié avec double agrafage central. Les appareils concernés doivent aussi proposer veille et économie d’énergie ainsi que marche et arrêt automatiques.

Installation, maintenance et assistance

La livraison et la mise en service comprennent le branchement, la connexion informatique, l’installation des logiciels d’application sur les postes et le serveur, le test des fonctionnalités et l’installation des appareils comme imprimantes réseau partagées dans l’annuaire Active Directory. Le titulaire prend en charge le transport et les opérations de chargement, déchargement et mise en place, ainsi que, le cas échéant, l’enlèvement des anciens appareils.

La maintenance couvre les visites préventives et curatives, vérifications, contrôles, tests, réglages, entretien complet, remplacement des pièces usagées ou détériorées, déplacements, main-d’œuvre et consommables nécessaires, notamment toner, encre et agrafes ; le papier est exclu. Les interventions sur site ont lieu pendant les horaires d’ouverture indiqués : 7 h 45–12 h et 13 h–17 h 30. Le candidat doit préciser le nombre de techniciens affectés au secteur, le volume du parc sous contrat et le fonctionnement du dispositif ; un dépannage à distance peut être présenté et sera apprécié.

Pour une panne, l’intervention doit avoir lieu dans les 4 heures ouvrées à compter de la demande et le rétablissement du fonctionnement doit intervenir dans les 8 heures ouvrées. Au-delà, un prêt obligatoire de matériel équivalent est prévu. Le responsable doit être informé immédiatement des pannes entraînant l’arrêt de tout ou partie de l’installation. Le remplacement d’un appareil défectueux est systématique si les déplacements dépassent 3 par mois ou si l’interruption dépasse 72 heures, par un appareil de catégorie équivalente. Les délais sont en jours ouvrés, hors samedi, dimanche et jours fériés. Les réparations non prévues au marché font l’objet d’un devis détaillé et d’une facturation distincte. La maintenance exclut les défaillances causées par négligence ou usage non conforme, réparation par l’établissement ou un tiers non habilité, ou consommables/courant électrique non conformes aux spécifications du constructeur.

Un carnet de bord papier et en ligne est remis pour chaque appareil ; il consigne dates, heures et délais d’intervention, indisponibilités, pannes et mesures prises, pièces remplacées, ainsi que les noms et signatures du technicien et du demandeur.

PaperCut et formation

La solution PaperCut déjà installée sur serveur appartient à l’établissement et doit être conservée. La prestation inclut sa maintenance pendant la durée du marché, les mises à jour majeures et mineures, le support téléphonique local pour le paramétrage et les licences pour 10 multifonctions. Elle comprend le paramétrage avec les nouveaux appareils, la synchronisation avec l’Active Directory des 800 utilisateurs et la création automatique de leurs répertoires de numérisation, sans configuration appareil par appareil. Le déploiement PaperCut MF comprend l’installation et la configuration de l’application embarquée, la mise à jour de la solution sur serveur, la synchronisation avec les annuaires AD ou LDAP et des tests de bon fonctionnement.

La formation sur site intervient dès la livraison : présentation et fonctionnement de chaque appareil, documentation technique en français et opérations courantes de maintenance. L’obligation est considérée satisfaite après formation d’au moins 3 personnes par appareil. La formation PaperCut couvre notamment l’administration, la création d’administrateur, l’import des groupes et utilisateurs, la gestion des utilisateurs, groupes, comptes, imprimantes et périphériques, ainsi que la génération de rapports.