Location-maintenance de copieurs et logiciel de gestion des impressions

Location-maintenance de trois copieurs multifonctions et fourniture, installation et paramétrage d’une solution logicielle de gestion centralisée des impressions. Les volumes actuellement constatés pour le parc totalisent, par trimestre, 18 000 impressions noir et blanc et 37 000 impressions couleur.

Matériels et fonctions

Deux appareils doivent atteindre 35 pages par minute chacun. Le troisième, A4/A3 couleur et noir et blanc, doit atteindre au minimum 50 pages par minute. Les caractéristiques minimales comprennent notamment :

• chargeur automatique de documents recto verso et numérisation recto verso en un seul passage ;
• quatre magasins de 500 feuilles et une introduction manuelle ; support en magasin jusqu’à 220 g/m² ;
• agrafage un ou deux points, à l’impression pour au moins 30 feuilles et à la demande ;
• numérisation au format PDF/A, avec OCR performant indiqué pour les deux appareils décrits séparément ; compatibilité avec une GED et gestion centralisée ainsi que gestion à distance/télémaintenance.

Pour le modèle de 50 pages par minute, la connexion réseau demandée est 1000Base‑T/100Base‑TX/10Base‑T, avec un port USB 2.0 hôte, un port USB 3.0 hôte et un port USB 2.0 appareil. Une grande capacité est optionnelle et dépend de l’encombrement. Les appareils peuvent être neufs ou reconditionnés ; le pourcentage du cycle de vie est à préciser le cas échéant.

Logiciel de gestion centralisée

La solution doit permettre l’impression différée depuis une file universelle, avec libération du travail après authentification par badge ou code PIN sur l’imprimante choisie. Elle doit suivre en temps réel les volumes d’impression, de copie et de numérisation par utilisateur ou service, et permettre l’attribution de quotas ou budgets. Elle doit aussi permettre l’envoi d’impressions depuis ordinateurs portables, smartphones et tablettes, être compatible avec une GED, s’interfacer avec les utilisateurs de l’Active Directory et être installée et configurée sur un serveur virtuel local.

Installation, maintenance et assistance

L’installation est prévue avant le 15 décembre 2026, avec un appareil au rez-de-chaussée (le plus performant), un au premier étage et un au deuxième étage. Le bâtiment ne dispose pas d’ascenseur ; l’acheminement peut emprunter un escalier de service large avec plan incliné. Les emplacements étant spécifiques, l’encombrement des appareils doit être pris en compte.

Le contrat comprend les fournitures et pièces nécessaires, sauf le papier, ainsi que la main-d’œuvre et les déplacements. Les engagements indiqués sont une garantie de temps d’intervention de 4 heures et un délai de rétablissement maximal de 72 heures. La prestation prévoit le relevé automatique des compteurs, l’automatisation des appels techniques et le réapprovisionnement automatique en toner, réceptacles de toner usagé et agrafes.

Un portail web doit permettre la gestion des incidents, les commandes complémentaires, le suivi des machines et celui des livraisons de consommables. Une hotline est prévue au minimum de 8 h 30 à 17 h 30, du lundi au vendredi. Le prestataire communique également les coordonnées d’une personne pouvant assister les administrateurs dans l’utilisation du logiciel.

Formation

La formation des utilisateurs vise à répondre à leurs questions. Une formation des administrateurs du pôle informatique doit leur permettre d’acquérir une expertise dans l’utilisation des copieurs et de gérer et administrer la solution logicielle.