Location-maintenance de copieurs multifonctions et d’imprimantes

Le marché comprend la mise à disposition, la livraison, l’installation et la mise en service sur les réseaux électriques et informatiques de copieurs multifonctions et d’imprimantes. Les appareils peuvent être neufs ou d’occasion, selon les choix précisés pour chaque besoin. L’installation est validée par des tests d’impression positifs. La documentation commerciale et technique est fournie en français.

Appareils et configurations

Le parc associe des copieurs multifonctions et des imprimantes autonomes A4 ou A3/A4, en noir et blanc ou en couleur. Les copieurs sont répartis en quatre catégories de vitesse : 20 à 35, 36 à 50, 51 à 75 et 80 à 105 copies par minute.

Les copieurs comprennent au minimum 1 Go de mémoire, un disque dur chiffré de 250 Go, l’impression recto-verso automatique, un scanner couleur en réseau et une impression à 600 DPI. Ils disposent aussi d’un port USB pour imprimer depuis une clé et numériser vers celle-ci. Les options comprennent notamment des cassettes supplémentaires de 500 feuilles, des magasins grande capacité de 2 500 feuilles, un finisseur agrafeur ou plieur et, pour les catégories 3 et 4 seulement, le verrouillage de l’accès au papier et au toner. La couleur est incluse dans l’appareil de base des catégories 1 à 3.

Les imprimantes autonomes disposent notamment du recto-verso automatique, d’une résolution de 600 DPI et du langage PostScript 3. Les modèles multifonctions ajoutent copie et numérisation couleur en réseau, chargeur automatique de documents recto-verso et écran de commande avec authentification par code. Ils n’ont ni finisseur, ni magasin supplémentaire, ni fonction fax. Le port USB est une option pour les seules imprimantes multifonctions. Pour les imprimantes A3/A4 à fort volume, une solution doit assurer la continuité d’impression sans changement manuel prolongé des consommables. Une technologie à réservoir d’encre rechargeable haute capacité peut être proposée pour les faibles volumes.

Installation, formation et optimisation

Le titulaire forme les utilisateurs à raison d’au moins trois séances d’une heure par copieur, hors connexions : une pour les personnels administratifs et deux pour les enseignants. Il suit l’adéquation du parc aux volumes relevés et formule des propositions écrites d’optimisation au moins une fois par an et à chaque visite préventive ; ces propositions ne s’imposent pas à l’établissement.

Entretien et continuité du service

L’entretien sur site couvre la main-d’œuvre, les déplacements, les pièces détachées — tambour et four compris — et les consommables nécessaires. Le papier, les transparents et les étiquettes adhésives sont exclus. Une maintenance préventive est réalisée au moins une fois par trimestre, en plus des interventions curatives nécessaires. Les appels, l’assistance, le diagnostic et les déplacements ne génèrent pas de frais supplémentaires. Les interventions ont lieu du lundi au vendredi, en heures ouvrables, hors jours fériés : dépannage sous 4 heures les jours ouvrés, remise en marche au plus tard sous 24 heures et mise à disposition d’une machine équivalente sous 2 jours ouvrés en cas d’indisponibilité. Les pièces de rechange sont garanties pendant toute la durée du marché.

Télémaintenance, consommables et données

La télémaintenance permet la remontée automatique des compteurs et le déclenchement des livraisons avant épuisement ; chaque établissement dispose d’un stock d’avance d’au moins deux consommables par référence existante. Les échanges sont chiffrés, les connexions authentifiées sans identifiants génériques partagés, et aucune ouverture de port entrant n’est faite sans validation expresse de l’établissement. Toute anomalie de connexion est signalée. Les cartouches, toners et autres consommables usagés sont collectés dans des conteneurs mis à disposition sur site.

Lorsqu’il accède à des données personnelles, le titulaire agit comme sous-traitant RGPD : traitement sur instruction documentée, confidentialité, sécurité, contrôle des sous-traitants ultérieurs, aide à l’exercice des droits et à la gestion des violations, puis restitution ou destruction des données selon le choix de l’établissement. Tout hébergement ou accès hors de l’Union européenne doit être signalé avant la signature et assorti de garanties appropriées.

Évolution et fin de mise à disposition

Toute modification technique ou tout remplacement par un modèle plus récent requiert l’accord préalable de l’établissement et un dossier justifiant l’équivalence ou la supériorité technique. Pour les imprimantes autonomes, une proposition de rachat accompagnée d’une proposition de maintenance peut être présentée en avril précédant la fin du marché ; l’établissement reste libre de l’accepter ou de restituer l’appareil. Les matériels non rachetés sont enlevés aux frais du titulaire.