Édition, mise sous pli et expédition de courriers locataires

Le titulaire prend en charge la mise en service, le traitement informatique des fichiers, l’impression, le pliage, la fourniture des enveloppes, l’assemblage des documents par destinataire, la mise sous pli, le routage et le support de suivi. L’offre doit couvrir l’ensemble du marché non alloti.

Les fichiers sont transmis par Actis exclusivement en PDF, dans des dossiers ZIP, via Prologue. Le titulaire paramètre les traitements afin de contrôler la cohérence des nombres, détecter les anomalies d’adresses ou de documents sans adresse, regrouper des PDF différents selon le Dossier Client, orienter les plis vers l’affranchissement ou le colisage et appliquer les règles de tri. Les données peuvent intégrer le Dossier Client, la référence patrimoine et l’indication de prélèvement. Le titulaire fournit les informations nécessaires à la télécommunication, notamment serveur, réseau et certificat.

La mise en service comprend une phase projet et une phase de tests. Chaque processus est testé et recetté deux fois. Un référent unique est désigné dès la notification et une réunion annuelle de cadrage permet d’établir le calendrier des fichiers et des dates limites de réception.

Processus et productions

• Processus 1, au minimum mensuel : avis d’échéance, relances assurances, communications nominatives ou non nominatives, décomptes de charges et courriers d’accompagnement. Les avis peuvent comporter une ou plusieurs pages, avec fond couleur et texte noir et blanc, sur papier A4 90 g/m² ; la partie basse est prédécoupée et l’enveloppe TIP ne doit pas être insérée pour les locataires prélevés.
• Les inserts physiques sont intégrés à raison d’un par enveloppe, quatre fois par an. Ils sont fournis par un autre imprimeur : deux envois sont au format A3 plié en A4, poids 16,36 g, et deux au format A3 avec volet de 53 × 30 cm plié en A4, poids 21 g.
• Le tri du processus 1 est effectué par territoire, agence, secteur puis référence patrimoine décroissante. Les plis identifiés TJJ, TPC et TMR sont colisées vers les territoires Jean Jaurès, Paul Cocat et Marie Reynoard ; les autres sont remis à La Poste.
• Processus 2 : relances contentieuses deux fois par mois et relances de locataires partis trois fois par an. Chaque relance comporte une page ; les relances partis sont en noir et blanc sur papier couleur et les relances contentieuses en noir et blanc avec trame couleur, sur papier A4 90 g/m².
• Processus 3 : enquêtes SLS annuelles et enquêtes OPS tous les deux ans. Le SLS comporte un envoi initial et une première relance ; l’OPS comporte un envoi initial et deux relances. Chaque pli peut recevoir l’enquête, un courrier généraliste, un courrier nominatif et une enveloppe retour associée à l’adresse d’Actis. Les enquêtes sont imprimées en couleur, recto verso, sur papier A4 90 g/m².
• Processus 4 : communications nominatives ou non nominatives, éventuellement cumulatives, avec un processus informatique permanent. Le prestataire précise la transmission des adresses concernées et le délai minimal de prévenance selon les quantités.

Les impressions utilisent notamment du papier A4 90 g/m², en noir et blanc, avec trame deux couleurs Pantone ou quadrichromie selon les documents. Les enveloppes doivent optimiser les plis et le colisage ; l’enveloppe TIP doit accepter un document de 21 cm de largeur sans pliage. Le titulaire propose, lorsque nécessaire, une gestion des stocks de préimprimés avec seuil critique.

Une partie des plis est affranchie et une autre livrée triée aux territoires décentralisés. Le délai de livraison est de 2 jours lorsque les fichiers sont reçus avant 12 h. Le titulaire remet les procédures nécessaires à Actis et dispense, si besoin, la formation des personnels. Une prestation supplémentaire éventuelle permet la dématérialisation de l’ensemble des processus, avec maintien des fréquences et exigences de mise en page ; une solution hybride est possible lorsque l’adresse électronique est invalide ou absente.