Restauration événementielle, personnel d’accueil et location de salles

L’accord-cadre couvre des prestations de restauration et de traiteur, la mise à disposition de personnel d’accueil et la location de salles avec équipements associés. Les prestations sont décrites à titre indicatif et non exhaustif ; des prestations complémentaires de même famille peuvent être proposées.

Restauration et traiteur

Les formats prévus comprennent pauses-café et rafraîchissements, petits-déjeuners de travail sous forme de buffet continental, déjeuners assis ou en buffet avec menu complet, eau et boissons non alcoolisées, dîners de gala ou événements institutionnels servis à table ou en buffet, cocktails et vins d’honneur, ainsi que paniers-repas et plateaux-repas pour les missions de terrain ou ateliers de courte durée.

Une option végétarienne doit être proposée systématiquement. Les restrictions signalées par le Bureau Mutualisé (allergies et régimes religieux) doivent être prises en compte. Les denrées doivent être fraîches, conformes aux normes sanitaires en vigueur au Cameroun et adaptées aux conditions climatiques locales de conservation.

Personnel d’accueil

Les profils et fonctions indicatifs comprennent les hôtesses d’accueil et d’enregistrement (accueil, émargement et orientation), les hôtesses bilingues français-anglais et le personnel d’appui logistique (vestiaire, signalétique, mise en place et suivi pendant l’événement). Le personnel mobilisé doit avoir une tenue professionnelle homogène et respecter strictement la ponctualité. Le contractant assure un briefing préalable sur le déroulé et les attentes propres à l’événement.

Location de salles

Les capacités et équipements attendus varient selon la jauge :

• Moins de 20 personnes : configuration modulable et sonorisation de base.
• De 20 à 50 personnes : vidéoprojection et connexion internet haut débit.
• De 50 à 150 personnes : sonorisation, visioconférence et climatisation.
• Plus de 150 personnes : configuration théâtre, accessibilité PMR et parking.

Chaque salle doit disposer d’un groupe électrogène, d’un accès sécurisé, d’issues de secours réglementaires et d’un dispositif de sécurité incendie fonctionnel. Le Bureau Mutualisé vérifie ces éléments avant toute réservation ; une réserve motivée sur la sécurité du lieu entraîne son écartement.

Vérification des prestations

Après chaque événement, le Bureau Mutualisé ou le projet vérifie la conformité, qu’il s’agisse d’un bon de commande ou d’un marché subséquent. Une non-conformité liée notamment à la qualité du service, à l’absence de personnel ou à l’inadéquation du lieu fait l’objet d’un signalement écrit et peut entraîner une réfaction sur facture ou l’écartement du titulaire des consultations suivantes. La facturation est accompagnée, selon la prestation, d’un procès-verbal d’admission, d’une feuille de présence signée pour les hôtesses ou d’un décompte des couverts servis.