Réservation de voyages d’affaires

Le titulaire prend en charge les réservations de déplacements et prestations associées, en ligne ou avec l’appui d’une équipe dédiée par téléphone et/ou courriel. Le besoin couvre les voyages nationaux et internationaux, pour les salariés, partenaires et invités.

Transports et prestations associées

• Recherche et réservation de billets d’avion et de train, avec plusieurs propositions comparant notamment tarifs, horaires, durée, correspondances et conditions de modification, d’échange ou d’annulation. La recherche comprend les compagnies régulières et low cost. Les billets peuvent être modifiés ou échangés de façon autonome par le voyageur ; le service comprend aussi l’annulation et la gestion des demandes de remboursement G30.
• Réservation de nuitées d’hôtel et de locations de véhicules liées au voyage. Le bordereau distingue les nuitées en chambre seule avec petit-déjeuner compris en France métropolitaine et à l’international ; il distingue aussi, pour la voiture de location, les réservations et modifications ou annulations avant et après émission du bon.
• Les lignes tarifaires distinguent les billets d’avion France, moyen et long courrier, aller simple ou aller-retour, et les billets de train de 1re ou 2e classe, aller simple ou aller-retour. Les changements et annulations sont distingués avant et après émission du titre ; une assurance hors rapatriement est également prévue au bordereau. Les commissions sont renseignées séparément pour les réservations en ligne et hors ligne.

Portail et réservation assistée
Le portail est accessible 24 h/24 et 7 j/7, paramétrable selon les besoins, utilisable pour plusieurs voyageurs et doté d’un calendrier de suivi. Il présente le numéro de dossier, le transporteur, les étapes, la durée, les heures et lieux de départ et d’arrivée ainsi que les escales et les conditions tarifaires. Il transmet automatiquement les confirmations et détails aux chargés de réservation et aux voyageurs concernés. Une aide en ligne ou un manuel téléchargeable est prévu. En cas de panne du portail, les réservations restent possibles par téléphone aux commissions appliquées en ligne.

Le dispositif comprend des profils voyageurs, des workflows de validation internes, une solution mobile pour consulter billets électroniques, alertes et informations pratiques, ainsi que des statistiques en temps réel, tableaux de bord et listings de profils voyageurs actualisés. L’hébergement, la maintenance, les mises à jour et l’assistance utilisateur sont inclus dans la prestation ; la mise en place comprend paramétrage, accompagnement et formation avec remise d’un guide utilisateur.

Traitement hors ligne et accompagnement
Les dossiers complexes et les demandes de groupe peuvent être traités hors ligne par un interlocuteur dédié. La prise en compte d’une demande est confirmée par courriel sous 2 heures et une proposition est faite sous 24 à 48 heures. Pour un départ à J-1, la finalisation du déplacement intervient sous 4 heures ouvrées maximum à compter de la demande. Le numéro de téléphone proposé ne doit pas être surtaxé.

Le titulaire doit proposer ou afficher les tarifs disponibles les plus bas sans privilégier une compagnie. Pour chaque proposition de déplacement en avion, il doit systématiquement présenter, lorsqu’elle existe, une alternative à plus faible impact environnemental, notamment le train ou un autre mode durable, en comparant coûts, temps de trajet et impact carbone estimé. Les billets et vouchers doivent être transmis au plus tard 2 jours ouvrés avant le départ ou, pour le voucher hôtelier, 2 jours ouvrés avant la date d’arrivée.