Prestations d’agence de voyages et billetterie

Service d’agence de voyages pour organiser les déplacements professionnels en France et à l’international : recherche, devis, réservation, émission et mise à disposition de titres de transport, avec gestion associée des demandes et des dépenses. Les prestations annexes — hébergement, location de voitures, transferts et demandes de visas — peuvent également être sollicitées sans exclusivité ; l’acheteur peut aussi s’adresser directement à d’autres prestataires pour ces services.

Réservations et accompagnement

Le mode privilégié est la réservation en ligne via un outil sécurisé de type SBT ; les dossiers complexes, multi-destinations ou de groupe passent par le plateau d’affaires. L’outil doit couvrir les billets de train et d’avion, les nuitées d’hôtel et les locations de véhicules, intégrer la politique de voyage et les accords éventuels avec des transporteurs ou groupes hôteliers, et permettre la facturation par entité juridique (SAEM, SPL, GIE), par commande. Il doit aussi gérer un code analytique alphanumérique de 13 caractères, le nom du demandeur et plusieurs profils : administrateur, approbateur, voyageur, chargé de voyage et invité. Les profils voyageurs et abonnements de transport en cours de validité sont intégrés avant le démarrage, sans frais supplémentaires de paramétrage.

Pour les réservations hors ligne, les demandes se font par téléphone ou courriel et sont confirmées par courriel au plateau d’affaires. Les détails de la prestation sont adressés dans un délai maximal de 12 heures, sauf demandes plus complexes ou liées à l’organisation d’événements. Le voyageur valide ensuite la réservation par bon de commande transmis par courriel, avec code analytique et entité à facturer, avant émission du billet.

Le plateau dédié est accessible du lundi au vendredi de 9 h à 18 h ; un service d’urgence 24 h/24 doit traiter notamment les modifications de dossiers et nouvelles réservations. L’offre précise si ce service est intégré ou sous-traité, sa localisation et si son coût est facturé par appel ou par dossier. Le titulaire prévoit également un relais pour les urgences en cas de défaillance exceptionnelle.

Choix des prestations et suivi

Pour chaque demande, le titulaire recherche les moyens de transport disponibles, leurs horaires et tarifs, notamment auprès des compagnies aériennes traditionnelles et à bas coût et des transporteurs ferroviaires. Il confirme au moins deux offres conformes à la politique de voyage, ou davantage selon la demande ; l’une doit être la moins chère, y compris avec escale ou auprès d’une compagnie à bas coût. Les titres sont prioritairement modifiables et remboursables. Les déplacements d’événement sont réservés en classe économique, avec prise en compte des demandes de surclassement et d’accompagnateurs réglant directement leur différentiel ou leur déplacement.

Le titulaire conseille les voyageurs sur les offres, les conséquences financières des annulations, les assurances, les variations de coût liées aux horaires ou dates et, pour l’étranger, les formalités et conditions particulières de voyage. Il gère les abonnements aériens et ferroviaires lorsqu’ils permettent des économies, suit leur validité et signale leur échéance avant toute reconduction, laquelle nécessite un accord par courriel ; il identifie également les voyageurs susceptibles de bénéficier de cartes privilèges.

Tout changement après émission nécessite une nouvelle validation du voyageur. En cas d’annulation, le billet est remboursé sous forme d’avoir sans frais, sous réserve des conditions tarifaires, hors billets non remboursables ou non annulables et pénalités des transporteurs.

Au moins une fois par an, un bilan qualité présente notamment les dépenses par entité et nature, les destinations et dates, classes tarifaires, transporteurs, tarifs de référence et économies, part de billets contraints, frais de gestion, répartition des réservations en ligne et hors ligne, ainsi que les émissions de CO₂ par mode, voyageur et axe national, européen ou international.