Réservation d'hébergements collectifs pour voyages pédagogiques

Objet et périmètre

Réservation et gestion d'hébergements collectifs (auberges de jeunesse, gîtes et structures d'hébergement collectif similaires).
Exclusion explicite des prestations de transport (billets d'avion, train ou mer).

Réservations prépayées et vouchers

Gestion de réservations prépayées avec émission de bons d'échange (voucher) attestant du paiement.
Les prestations prépayées couvrent les nuitées, le petit-déjeuner et la taxe de séjour le cas échéant.
Interdiction de surfacturation au niveau du titulaire sur les montants dus aux établissements.

Modes de commande et délais

Commandes possibles hors ligne et en ligne via l'outil SBT.
Délais d'exécution définis pour la prise en charge des demandes : exemple opérationnel mentionné de 24 heures pour la confirmation de réservation et 24 heures pour transmission du voucher selon conditions précisées.
Modalités de modification, échange et annulation avec règles et frais selon échéance avant arrivée et gestion du no-show.

Outil de réservation (SBT) en SaaS

Mise à disposition d'une plateforme sécurisée en mode SaaS : accès authentifié, workflow de validation, profils voyageurs, filtres et règles de validation.
Traçabilité complète des opérations, reporting paramétrable et historique des transactions.
Paramétrage initial, formation des utilisateurs, support téléphonique et maintenance fonctionnelle fournis.
Intégration des accords commerciaux et affichage des tarifs négociés; réversibilité et export des données en fin de contrat.

Assistance et suivi

Service téléphonique d'assistance sans frais et suivi opérationnel pendant les séjours (gestion des incidents, support en cas d'urgence).
Mise en place d'un dispositif qualité : reporting régulier, indicateurs de performance, contrôle de conformité des établissements et possibilité de retrait d'un établissement non conforme.

Paiement et gestion financière

Remboursement et prise en charge des prestations d'hébergement prépayées ; titulaire assuré de régler directement les établissements sans majoration.
Prise en compte des frais de service et des coûts de transaction dans les prix unitaires.
Facturation électronique exigée et modalités de paiement standard (exigences administratives et pièces justificatives à fournir).

Accessibilité et exigences spécifiques

Recueil d'informations préalables sur besoins spécifiques des voyageurs en situation de handicap et proposition d'hébergements adaptés lorsque possible.

Gouvernance contractuelle et évolutions

Devoir de conseil, obligations de confidentialité et protection des données personnelles.
Révision annuelle des prix et gestion des accords commerciaux et paramétrages à la charge du titulaire.
Dispositif de gestion des litiges, pénalités et résiliation conformément aux obligations contractuelles.

Tous les détails du marché

Gagnez du temps, toutes les infos des documents sont déjà analysées: cahier des charges, infos clés, budget, contact, etc

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