Réservation d'hébergements collectifs pour voyages pédagogiques

Objet et périmètre

• Réservation et gestion d'hébergements collectifs (auberges de jeunesse, gîtes et structures d'hébergement collectif similaires).
• Exclusion explicite des prestations de transport (billets d'avion, train ou mer).

Réservations prépayées et vouchers

• Gestion de réservations prépayées avec émission de bons d'échange (voucher) attestant du paiement.
• Les prestations prépayées couvrent les nuitées, le petit-déjeuner et la taxe de séjour le cas échéant.
• Interdiction de surfacturation au niveau du titulaire sur les montants dus aux établissements.

Modes de commande et délais

• Commandes possibles hors ligne et en ligne via l'outil SBT.
• Délais d'exécution définis pour la prise en charge des demandes : exemple opérationnel mentionné de 24 heures pour la confirmation de réservation et 24 heures pour transmission du voucher selon conditions précisées.
• Modalités de modification, échange et annulation avec règles et frais selon échéance avant arrivée et gestion du no-show.

Outil de réservation (SBT) en SaaS

• Mise à disposition d'une plateforme sécurisée en mode SaaS : accès authentifié, workflow de validation, profils voyageurs, filtres et règles de validation.
• Traçabilité complète des opérations, reporting paramétrable et historique des transactions.
• Paramétrage initial, formation des utilisateurs, support téléphonique et maintenance fonctionnelle fournis.
• Intégration des accords commerciaux et affichage des tarifs négociés; réversibilité et export des données en fin de contrat.

Assistance et suivi

• Service téléphonique d'assistance sans frais et suivi opérationnel pendant les séjours (gestion des incidents, support en cas d'urgence).
• Mise en place d'un dispositif qualité : reporting régulier, indicateurs de performance, contrôle de conformité des établissements et possibilité de retrait d'un établissement non conforme.

Paiement et gestion financière

• Remboursement et prise en charge des prestations d'hébergement prépayées ; titulaire assuré de régler directement les établissements sans majoration.
• Prise en compte des frais de service et des coûts de transaction dans les prix unitaires.
• Facturation électronique exigée et modalités de paiement standard (exigences administratives et pièces justificatives à fournir).

Accessibilité et exigences spécifiques

• Recueil d'informations préalables sur besoins spécifiques des voyageurs en situation de handicap et proposition d'hébergements adaptés lorsque possible.

Gouvernance contractuelle et évolutions

• Devoir de conseil, obligations de confidentialité et protection des données personnelles.
• Révision annuelle des prix et gestion des accords commerciaux et paramétrages à la charge du titulaire.
• Dispositif de gestion des litiges, pénalités et résiliation conformément aux obligations contractuelles.