Réservation de déplacements professionnels

Le titulaire recherche, conseille, propose et réserve les solutions de déplacement professionnel demandées, pour des voyages individuels ou en groupe en France et à l’étranger. Le périmètre comprend les billets d’avion internationaux, nationaux et régionaux dans l’océan Indien, les billets ferroviaires nationaux et les réservations de véhicules de location. Il accompagne le choix du mode de transport, établit des devis et peut modifier ou annuler les réservations.

Propositions et émission

Les demandes de renseignements et propositions de voyage sont traitées sous 12 heures ouvrables au maximum. Le titulaire présente trois tarifs, dont les solutions les plus économiques, et plusieurs propositions optimisées selon les dates souhaitées. Les billets sont par défaut en classe économique, modifiables et non remboursables, sauf demande expresse et sous réserve des contraintes de réservation et de voyage. Ils comprennent au minimum les repas et un bagage en soute ; pour les congés bonifiés, la franchise totale de bagages est portée à 40 kg.

Après réception du bon de commande, les titres sont émis au maximum dans les 12 heures, de préférence sous forme électronique. Une commande est urgente lorsqu’elle est adressée 48 heures ou moins avant le départ souhaité : le titulaire doit alors proposer et exécuter la prestation dans un délai maximal de 6 heures à compter de la demande écrite. Une ligne téléphonique non surtaxée et une continuité de service en dehors des heures de bureau sont requises ; les modalités de cette continuité sont à décrire dans l’offre. Les titres remis sur papier sont franco de port.

Suivi, changements et annulations

Le titulaire assure le suivi des dossiers jusqu’à validation, accuse réception des commandes et met à disposition un état actualisé des prestations réalisées ou en cours, avec quantités et dates. Il fournit des statistiques trimestrielles comprenant notamment le nombre de réservations, les dépenses par nature et par agent, les tarifs appliqués et publics, les économies réalisées et les frais de gestion par prestation.

Les changements ou annulations peuvent générer des frais forfaitaires par billet, auxquels s’ajoutent, le cas échéant, ceux du transporteur ou du loueur. Si des frais externes s’appliquent, le titulaire en informe préalablement l’acheteur, obtient son accord écrit et joint les justificatifs à la facture. Les modifications demandées par un agent nécessitent l’accord préalable de l’administration, sauf cas d’urgence prévu au marché. Le titulaire ne peut modifier unilatéralement les dates ou conditions du voyage.

Conseil environnemental et données

Lorsque les solutions répondant au besoin ont des niveaux d’émissions différents et que les données sont disponibles, le titulaire en informe l’acheteur et présente une solution à impact réduit lorsqu’elle est techniquement et opérationnellement pertinente. Il signale les alternatives ferroviaires pertinentes à l’avion et, lorsque les données le permettent, en indique la durée, le coût, les contraintes et les émissions estimées. Pour les locations, il propose les véhicules aux caractéristiques environnementales les plus favorables parmi ceux répondant au besoin, sous réserve des disponibilités et contraintes opérationnelles.

Au minimum une fois par an et à la demande de l’acheteur, il transmet un bilan électronique exploitable : nombre de déplacements, répartition par mode, trajets aériens et ferroviaires, locations, distances disponibles et émissions estimées. Les émissions sont exprimées si possible en kg de CO2e par passager et par trajet, avec la source et la méthodologie disponibles ; une estimation issue d’un référentiel reconnu doit être identifiée comme telle. Les échanges et documents sont transmis de préférence par voie dématérialisée. Les engagements environnementaux pris dans l’offre sont contractuels et peuvent faire l’objet de demandes de justification, de mesures correctives et, en cas de manquements graves ou répétés, des mesures prévues au marché.