Prestations d’agence de voyages pour les déplacements professionnels

Le titulaire recherche, réserve et émet des titres aériens, ferroviaires et routiers pour les déplacements professionnels des élus et agents. Il compare les solutions et transmet, avec chaque proposition, les caractéristiques du trajet : transporteur, horaires, correspondances ou escales, ainsi que les conditions d’annulation et de modification. Les demandes sont établies par téléphone ou courriel et donnent lieu à un devis avant bon de commande ; seuls les devis acceptés par une personne habilitée peuvent être exécutés.

Les transports aériens ont normalement Dzaoudzi comme point de départ ou d’arrivée ; la CCPT peut exceptionnellement demander une autre origine ou destination. Les billets aériens sont mis à disposition par voie électronique ; les e-billets ferroviaires sont privilégiés lorsqu’ils sont possibles. Pour la billetterie courante, la livraison intervient dans un délai maximal de 4 heures après l’enregistrement de la commande ; si ce délai ne peut être tenu, le délai dérogatoire est précisé dans le devis. Les billets électroniques sont envoyés aux voyageurs, avec copie au service demandeur. Chaque voyageur ne doit accéder qu’à ses propres données de voyage.

Services associés et accompagnement

Le périmètre comprend également la souscription aux programmes de fidélisation des transporteurs, l’assistance après-vente en cas de retard, d’annulation ou de report, et les démarches administratives ou demandes de visas, en procédure normale ou urgente. Le titulaire peut aussi rechercher des transferts vers ou depuis l’aéroport ou la gare la plus proche, ainsi que des transferts de courte durée (taxi, bus ou voiture) dans la continuité d’un trajet. Il informe les voyageurs dès qu’un événement perturbe le déplacement et propose une solution de remplacement ; en cas de modification ou d’annulation, il contacte les transporteurs et établissements concernés. Les modifications imputables à une erreur d’émission du titulaire sont à sa charge.

L’agence désigne un correspondant et un suppléant, avec leurs coordonnées directes. La permanence téléphonique est accessible au minimum du lundi au vendredi, hors jours fériés, de 7 h 30 à 17 h. Les demandes reçues hors permanence par répondeur, courriel ou site internet sont relevées à l’ouverture des bureaux. Un outil de réservation doit appliquer la politique de voyages, permettre la comparaison chiffrée des solutions et consolider les commandes dans un outil de suivi des dépenses.

Règles de voyage

Les voyages aériens sont en classe économique pour les élus et agents, à l’exception du Président ; les voyages en train sont en seconde classe, sauf si la première classe est plus avantageuse. Des dérogations sont possibles sur indication de la commande, impossibilité dûment justifiée ou solution de coût inférieur ou équivalent offrant un confort équivalent ou supérieur. Pour les trajets aériens, la franchise de bagages est au moins celle autorisée par le transporteur au départ ; les excédents au-delà de cette franchise restent à la charge du passager.