Fourniture de repas et prestations traiteur

La prestation couvre la fourniture de déjeuners servis à table ou sous forme de buffets pour des groupes touristiques, avec boissons incluses. Les propositions doivent prévoir des variantes été et hiver pour les menus classiques et gourmets, ainsi que des versions adulte et enfant de moins de 13 ans.

• Menu classique adulte : buffet d’entrées, plat chaud en buffet ou servi à table, fromages régionaux avec salade en option, dessert régional, café, thé, ¼ de vin blanc de Chambord et bouteilles d’eau plate et gazeuse en verre ; apéritif avec vin régional en option.
• Menu classique enfant : mêmes composantes en quantités réduites, avec jus de fruit au lieu du vin.
• Menu gourmet adulte servi à table : apéritif avec toasts, canapés et verrines, entrée, plat chaud de poisson, gibier ou viandes diverses, fromages régionaux avec salade, dessert, ¼ de vin rouge de Chambord, café, thé et eau plate et gazeuse en bouteille de verre.
• Menu gourmet enfant servi à table : apéritif au jus de fruit local, entrée, plat chaud, fromage régional avec salade, dessert et eau plate et gazeuse en bouteille de verre.

Des apéritifs au vin pétillant de Chambord ou sans alcool avec jus de fruit local et amuse-bouches doivent pouvoir être proposés. Les menus spécifiques doivent couvrir notamment les régimes végétarien, végétalien, les allergies, les intolérances et les contraintes religieuses. Les menus classiques adultes sont associés au vin blanc de Chambord et les menus gourmets adultes au vin rouge de Chambord ; le vin de Chambord est acheté selon les conditions de la charte traiteur.

Le prestataire propose la composition des menus, Chambord arrêtant in fine les mets retenus. Il fournit pour chaque menu une fiche explicative comportant les produits utilisés, les allergènes et les produits susceptibles de provoquer des intolérances. Un menu à connotation festive est prévu en fin d’année. Un changement de menu peut être demandé au plus tard à J-15 jours ouvrés.

Organisation du service

Les prestations doivent être assurées toute l’année, 7 jours sur 7, jours fériés inclus, avec maintien de la qualité pendant les périodes creuses et hautes. Plusieurs prestations peuvent être réalisées le même jour dans des lieux différents, pour des groupes simultanés, avec une capacité d’accueil allant jusqu’à 600 personnes tous lieux confondus et un déplacement à partir de 20 personnes payantes.

Le prestataire doit respecter les horaires réservés, attendre un groupe retardataire au moins 1 heure sans facturation supplémentaire et pouvoir maintenir le service dans la limite de 1 h 30 pour un repas classique et 2 h 00 pour un repas gourmet, sauf demande préalable. Une gratuité par chauffeur est accordée pour chaque groupe réservé. Des pièces supplémentaires doivent être prévues pour les imprévus.

Un point d’organisation est réalisé tous les 15 jours avec le pôle réservations. Le prestataire signale ses absences, suit la qualité, prend en compte les retours clients et transmet un questionnaire de satisfaction. Il communique au moins 6 mois avant ses périodes de fermeture et met en œuvre les mesures spécifiques convenues en cas de crise sanitaire.

Matériel, installation et remise en état

Le prestataire fournit les denrées, les boissons froides et chaudes, son matériel d’office et tout équipement nécessaire non mis à disposition, notamment une étuve si nécessaire. Il installe le mobilier fourni, à raison d’1 table pour 8 personnes.

La vaisselle est obligatoirement en verre ou en porcelaine : 2 verres par personne, dont 1 à eau et 1 à vin, 1 assiette par plat, avec changement d’assiette entre le fromage et le dessert, ainsi que les couverts adaptés et les couverts de service. Le matériel plastique ou jetable est proscrit. Les tables et buffets sont recouverts de nappes et serviettes en tissu.

Le prestataire achemine les denrées à ses risques et périls dans le respect des règles sanitaires, installe les tables et le matériel, puis assure le rangement, le nettoyage et l’enlèvement des déchets, y compris les bouteilles en verre. Il remet les salles et le matériel dans leur état initial, protège les éléments de décoration et entretient son propre matériel.

Il fournit en outre une fiche explicative et illustrée des prestations ainsi qu’une série de photographies libres de droits des plats pour leur promotion. Toute décoration, signalétique ou modification d’aménagement nécessite une validation écrite préalable ; aucune affiche ne peut être apposée sur les murs.

Personnel et hygiène

Le personnel doit être qualifié, formé, suffisamment nombreux pour les prestations simultanées et capable de renseigner les clients. Le ratio général est d’1 serveur pour 30 personnes et par lieu d’exécution. Les agents portent une tenue de travail nette, agréée par Chambord, avec badge obligatoire ; la fourniture, le nettoyage et l’entretien des vêtements sont à la charge du prestataire.

Le personnel doit être courtois, accueillant, neutre et laïque, respecter la liberté de conscience et la dignité des clients, les règles de circulation et l’interdiction de fumer dans les zones intérieures. Chambord peut demander le remplacement d’un membre du personnel. La pratique de l’anglais est vivement conseillée.

Le prestataire garantit la qualité et la fraîcheur des produits, respecte la réglementation sanitaire et les règles d’équilibre alimentaire. Il réalise à sa charge 1 contrôle bromatologique annuel au mois de juillet par un laboratoire de contrôles bactériologiques et en transmet les résultats. Chambord peut effectuer des contrôles bactériologiques inopinés ainsi que des contrôles de qualité et de quantité à tout moment.

Les quantités estimatives du DQE comprennent 5 352 menus buffet adulte, 95 menus buffet enfant, 1 175 menus assis adulte, 49 menus assis enfant, 580 apéritifs et 70 portions de fromage, soit 7 321 unités estimatives.