Renouvellement du parc de copieurs multifonctions

Objet

• Fourniture et déploiement d'un parc de copieurs multifonctions multi-marques/open, incluant paramétrage, installation et intégration logicielle.

Fonctionnalités minimales exigées

• Impression et copie recto verso automatique A4/A3, finition avec agrafage, bacs papier et ADF selon profil.
• Numérisation recto verso avec envoi SMTP, envoi vers partages réseau (SMB/CIFS), OCR automatique avec métadonnées et export vers workflows.
• Authentification utilisateur par badge (ISO 14443A), PIN/LDAP et SSO (Azure AD/LDAP/Kerberos); impression sécurisée et journalisation des actions.

Intégration logicielle et gestion du parc

• Connecteurs standards pour intégration avec GED Iris et Prem/Aareon.
• Solution de gestion agnostique multi-marques pour supervision, relevé automatique des volumes, gestion des consommables et pilotage centralisé.

Dimensionnement et profils

• Offres détaillées par profil (Petit, Moyen, Grand, Imprimante) avec indicateurs de vitesse (ppm), volumétrie mensuelle estimée et configuration des bacs/ADF.

Maintenance, support et formation

• Maintenance préventive et curative (remplacement pièces d'usure, déplacements, mises à jour firmware), hotline/portail, délais GTI/GTR définis.
• Carnet numérique d'intervention et traçabilité des interventions.
• Formation et transfert de compétences pour les administrateurs SI.

Reprise et traitement des équipements usagés

• Enlèvement et reprise des équipements en service, destruction/effacement sécurisé des données des supports, fourniture d'attestations et certificats de prise en charge.
• Traitement D3E et gestion des consommables usagés par le titulaire.

Tarification et facturation

• Facturation centralisée mensuelle avec coût à la page (forfait TTC couvrant N/B et couleur), relevé automatique des volumes et audits trimestriels.

Gouvernance et documentation

• Reporting mensuel détaillé par machine/entité et au niveau global.
• Livrables d'installation, manuels opératoires et documentation technique fournis.

Sécurité des données

• Données conservées comme propriété du donneur d'ordre, chiffrement des supports et attestation d'effacement fournie en fin de vie du matériel.