Renfort pour le traitement et paiement des factures

Traitement opérationnel et outils

• Back-office de traitement des factures signalées en échec ou présentant une anomalie via une interface en ligne.
• Gestion des flux de traitement selon étapes : instruction du dossier, saisie et complétude des données, validation, paiement par virement, notification en cas de non-conformité ou de refus.
• Mise à disposition et utilisation d’un outil de gestion/dossier de paiement intégrant export Excel et fonctionnalités de suivi.

Modalités de réception des factures

• Réception multi-canaux : portails en ligne (adhérents et organismes de formation), API pour contrats d’apprentissage, et formulaire web de première facturation destiné à disparaître après sécurisation des comptes.

Pilotage, reporting et supervision

• Espace sécurisé collaboratif pour partage de données et export (Excel).
• Tableaux de bord quotidiens avec comptages : factures traitées, factures payées, factures relancées, factures refusées, factures nécessitant reprise par le donneur d’ordre.
• Dispositif d’alerte pour signaler anomalies ou incidents techniques impactant la prestation.

Organisation, gouvernance et niveaux de service

• Gouvernance structurée : comité opérationnel et comité de pilotage périodique, reporting quotidien et reporting en comité.
• SLA et KPI définis pour le traitement back-office, délais de traitement et conditions de pénalité.
• Cartographie des compétences, plans de formation, dispositifs de back-up et transfert de compétences.

Ressources humaines et obligations opérationnelles

• Équipe projet pilotée par un chef de projet identifié.
• Profils exigés : responsable d’équipe (≥5 ans d’expérience en management), gestionnaire de paiement (≥2 ans d’expérience en gestion/comptabilité/recouvrement), avec missions détaillées, formation et montée en compétence.
• Organisation des remplacements, gestion des absences, maintien de la confidentialité et neutralité du personnel.

Qualité, sécurité et audits

• Travail réalisé en locaux dédiés avec séparation des tâches, dispositif de continuité d’activité, gestion des accès et mesures de sécurité (sensibilisation, PCA, signalement des incidents, conformité RGPD).
• Possibilité d’audits annuels dans les locaux du titulaire, compte rendu d’audit et plan de corrections si nécessaire.