Remise collecte et affranchissement du courrier avec plateforme dématérialisée

Objet principal

• Remise, collecte, affranchissement, expédition et distribution de plis et colis (national et international), avec gestion des envois recommandés et non recommandés.

Volumes indicatifs

• Traitement d'ordres de grandeur : environ 500 plis par jour ouvré (~10 000 objets/mois) et environ 350 plis affranchis par jour ouvré (est. 5 500 à 7 500 objets/mois), soit un ordre de grandeur annuel d'environ 130 000 objets.

Opérations de remise et collecte

• Remise quotidienne des courriers entrants au point de dépôt indiqué ; dépôt journalier en plage matinale (créneau contractuel à respecter).
• Collecte quotidienne (hors week-ends et jours fériés) depuis le point de préparation : passage unique journalier d'environ 30 minutes, avec confirmation de ramassage et traçabilité des envois.
• Remise des récépissés fournis par le transporteur dans un délai contractuel (récépissés disponibles sous 48 heures après ramassage).

Affranchissement, expédition et délais

• Gestion complète de l'affranchissement et de l'expédition selon les tarifs indiqués au bordereau de prix applicable.
• Traitement après collecte : affranchissement et mise en dépôt au plus tard J+1.
• Délais d'acheminement indicatifs à respecter : 24 h pour prioritaire/recommandé, 48 h pour lettre verte, délais spécifiques (écopli, envois en nombre, colis) tels qu'énoncés dans la grille temporelle.
• Continuité de service exigée en cas de grève du prestataire ou du dépôt.

Solution dématérialisée

• Mise à disposition d'une plateforme en ligne de création, personnalisation, production et diffusion des courriers.
• Fourniture des licences administrateur et utilisateur, paramétrage initial, hébergement/exploitation et maintenance applicative.
• Formations au paramétrage et à l'utilisation (à distance ou sur site) et accompagnement au déploiement.

Reporting et traçabilité

• État quantitatif et financier mensuel des plis collectés et affranchis, ventilé par type de pli et par nature d'envoi.
• Accès aux états via la plateforme ou fourniture de fichiers exploitables (xls, csv).

Sécurité et confidentialité

• Mesures et obligations de sécurité, confidentialité et protection des données liées au traitement et à la diffusion des courriers.

Exigences opérationnelles et techniques complémentaires

• Respect strict des délais d'acheminement annoncés.
• Modalités d'organisation et modes opératoires à prévoir (planning de passages, confirmation des ramassages, procédures en cas d'anomalies).
• Remise de documents de suivi et états périodiques conformes aux formats contractuels.