Reliure de registres, délibérations et décisions

Reliure traditionnelle de registres d’état civil de la Ville de Nantes, destinée à leur conservation durable et à des manipulations fréquentes. La reliure doit rester suffisamment souple pour permettre la photocopie des pages sans décollement.

• Couture à la main avec fil de lin sur ficelles de chanvre ; charnières renforcées par des claies en nylon ou équivalent.
• Couverture pleine toile, en pur lin, de couleur choisie par la collectivité ; carton de 3 mm ; titrage mécanisé noir sur la toile du dos.
• Format de couverture : largeur 21,5 cm et longueur 30,6 cm, avec une tolérance de ± 2 mm.
• Ajout de 2 feuilles blanches A4 à la fin de chaque registre. Les mentions au dos identifient notamment la mairie, l’année, le type de registre (naissances, mariages ou décès), son numéro et les références chiffrées des actes ; les mentions peuvent être modifiées à chaque commande.

Le prestataire assure le transport sécurisé des feuillets sous sa responsabilité : enlèvement et acheminement en une seule fois par un intervenant unique, sans stockage intermédiaire et sans recours à la voie postale. Un bon de retrait en double exemplaire, listant les documents remis, est signé par l’intervenant et un agent de la collectivité. Le prestataire répond de l’intégrité et de la bonne conservation des documents, y compris contre la dégradation et le vol, dans son atelier et pendant le transport ; la collectivité peut vérifier sur le site de réalisation les conditions de conservation et les procédés de reliure.

Les feuillets ne peuvent être accessibles qu’aux personnes habilitées et utilisés uniquement pour le marché. Les données personnelles ne doivent pas quitter le territoire français ; un engagement écrit de confidentialité est à joindre à l’offre. Pour les urgences liées à la continuité du traitement des demandes de copies ou d’extraits, les seuls agents du service commanditaire doivent pouvoir joindre le prestataire par téléphone afin d’obtenir par télécopie une photocopie d’un acte, ou un numéro d’acte pour une table annuelle ou décennale reliée.

La livraison est précédée d’un avis téléphonique ou par courriel au secteur d’état civil. Le bon de livraison identifie notamment la date d’expédition, l’adresse précise, la référence du marché, le titulaire et les fournitures livrées. Sauf cas exceptionnel argumenté, le délai maximal d’exécution et de livraison est de 30 jours ouvrés après réception du bon de commande ; un délai inférieur proposé par le candidat devient contractuel si son offre est retenue. Si un registre est égaré du fait du titulaire, la duplication du registre détenu au Tribunal et la mise à jour des actes d’état civil sont à sa charge.