Relations presse événementielles

À partir des briefs transmis pour chaque commande, le titulaire formule une stratégie de relations presse adaptée : recommandations, objectifs, médias et publics ciblés, dispositifs, moyens et rétroplanning détaillé. Il peut aussi actualiser une stratégie existante ou proposer, sur demande, une stratégie digitale destinée aux influenceurs et créateurs de contenu. Les opérations sont conduites en lien avec les services presse et communication ; les documents sont validés avant diffusion par le chargé de mission responsable de l’événement et le chef du service presse.

Fichiers, contenus et diffusion

Le titulaire constitue des fichiers adaptés aux besoins, couvrant les médias audiovisuels, écrits, radio et web, et propose au préalable leur spectre géographique et les types de médias à solliciter. Les cibles peuvent inclure la presse locale, régionale, nationale, européenne ou internationale, la presse spécialisée et les influenceurs.

Il rédige et met en page les supports choisis, notamment invitations, communiqués, mémos et dossiers de presse. Les formats de référence des dossiers sont de 6 à 10 pages et de 11 à 20 pages ; les communiqués et invitations sont prévus sur 1 à 2 pages, les mémos sur 3 à 5 pages. La Région fournit la charte graphique et les photos, et donne accès à sa photothèque. L’impression est principalement réalisée en interne et n’est pas incluse pour les documents concernés. Les prestations n’incluent aucun achat d’espace.

La diffusion porte sur les médias correspondant au fichier presse ; une diffusion internationale peut être commandée. Un rapport de diffusion est remis.

Relances, interviews et conférences

Le titulaire relance journalistes, influenceurs ou créateurs de contenu selon un rétroplanning tenant compte des bouclages et programmations. L’outil de suivi consigne les médias contactés, les dates de relance, les réponses et les motifs d’absence. Il coordonne les interviews, captations radio ou vidéo et demandes de médias, puis remet un récapitulatif de présence et des demandes spécifiques. Un document partagé et modifiable par les services régionaux recense les médias, interlocuteurs, dates et horaires d’interview. Les interviews d’élus sont privilégiées ; la sélection des élus est préparée en amont, mais les relations directes avec eux, le calage de leurs créneaux et leur média training restent à la charge du service presse.

Selon les commandes, le titulaire organise une conférence de presse : invitation et relances, trame d’intervention, présence et accueil de la presse, implantation et sonorisation de salle, visioconférence éventuelle. Il remet un dossier d’organisation, la liste des invités, le déroulé et des photos d’implantation. Les prestations de restauration sont exclues et fournies par la Région ; le choix du lieu est concerté avec celle-ci.

Suivi et livrables

Le suivi comprend la veille médiatique, les retombées presse et, le cas échéant, celles des réseaux sociaux. Pour chaque opération, le reporting présente notamment le nombre de retombées, les audiences et les autres indicateurs pertinents. Un bilan détaillé analyse quantitativement et qualitativement les résultats au regard des objectifs et des cibles, identifie les actions les plus performantes et formule des pistes d’optimisation. Les livrables comprennent des points réguliers par courriel, un rapport complet et détaillé, une fiche synthétique de 4 pages maximum et une réunion de bilan en présentiel ou en visioconférence. La revue de presse rassemble les retombées écrites et audiovisuelles ; si elles sont nombreuses, elle est organisée par phases ou types de médias et comporte un sommaire.

Quantités estimatives et conditions de réalisation

Les quantités du DQE sont indicatives, non contractuelles et se rapportent à la période initiale de 24 mois : 10 jours de stratégie, 4 jours de mise à jour, 24 jours de mise en œuvre/suivi/évaluation ; 72 communiqués, 6 invitations, 6 mémos, 2 dossiers de 6 à 10 pages, 4 dossiers de 11 à 20 pages et 6 jours pour d’autres documents ; 2 conférences de presse, 2 forfaits de diffusion internationale de 50 contacts par courriel et 6 revues de presse, chacune sur une base allant jusqu’à 30 retombées.

Le titulaire transmet un devis détaillé, avec argumentaire et planning des phases de production, dans un délai maximal d’une semaine calendaire après réception du brief. Les délais de réalisation sont fixés conjointement et précisés dans les bons de commande. Il met à disposition une plateforme sécurisée ou un outil équivalent permettant d’accéder aux travaux en cours ou validés et aux documents partagés. Les livrables sont remis en formats Word, Excel et PDF. Les déplacements peuvent concerner les territoires de Nouvelle-Aquitaine, notamment Bordeaux, Poitiers et Limoges, ainsi que Paris ; le titulaire gère ses réservations. Les droits patrimoniaux sur les résultats éditoriaux et multimédias réalisés sont cédés à la Région pour les finalités prévues au marché. Pour les actions ou événements financés par des fonds européens, le logo « Europe » fourni avec le bon de commande est intégré.