Régie générale et production de manifestations

Le titulaire prend en charge la régie générale des manifestations : préparation, planification, coordination des intervenants et suivi des prestations. Il participe aux réunions, établit le rétroplanning et le conducteur de l’événement, assiste à la préparation des dossiers de sécurité et assure le reporting. Un régisseur général est présent sur site pendant le montage, l’exploitation et le démontage; un animateur professionnel intervient pendant la manifestation. Les besoins des fiches annexées sont indicatifs et prévisionnels : les moyens sont ajustés selon les besoins communiqués et validés par la CARL.

Logistique, technique et accueil

Le périmètre comprend le transport, la livraison, la manutention, l’installation, l’exploitation et le repli des moyens mobilisés : chapiteaux et structures temporaires, stands et cloisons, mobilier, grilles et présentoirs, agencement et protection des sols, signalétique, scènes et podiums. Il inclut également alimentation et distribution électriques, sonorisation, microphones, éclairage, équipements audiovisuels et scéniques, groupes électrogènes et décors lumineux temporaires. Les équipements sont vérifiés pour leur conformité, leur fonctionnement et leur sécurité; essais et tests techniques ont lieu avant l’ouverture au public, avec permanence technique pendant la manifestation.

Lorsque requis, le titulaire organise les prestations de restauration et d’accueil : cocktails, traiteur, boissons, collations, personnel de service et accueil protocolaire. Les prestations doivent être adaptées aux jauges prévisionnelles, respecter les règles d’hygiène et de sécurité et recevoir l’accord préalable de la CARL.

Animations et communication

Les animations possibles comprennent notamment ateliers créatifs, pédagogiques ou participatifs, activités pour le jeune public, lectures, jeux, animations culturelles, patrimoniales, sportives ou commerciales, prestations musicales, spectacles et interventions artistiques. La CARL conserve la définition du programme; aucune prestation ne peut être engagée sans validation préalable. Pour les artistes et techniciens du spectacle, le titulaire accomplit les démarches administratives, déclaratives et sociales requises et détient la licence d’entrepreneur de spectacles nécessaire, ou recourt à un prestataire ou sous-traitant qui la détient.

La communication couvre la conception graphique, les maquettes et déclinaisons, les contenus promotionnels, l’impression, le façonnage, la livraison et la diffusion des supports, ainsi que les supports de visibilité (oriflammes, kakémonos, bâches, banderoles, totems, arches et signalétique). Sont également prévus la fourniture, la personnalisation et la livraison de 10 000 tee-shirts promotionnels; caractéristiques et visuels sont définis avec la CARL, et maquettes et bons à tirer validés avant production. Toute création, fabrication, publication ou diffusion nécessite une validation préalable.

La couverture photo comprend des prises de vue avant, pendant et après l’événement, le traitement des images et leur livraison en haute définition et en basse définition web dans un délai maximal de 5 jours ouvrés. Les prestations vidéo peuvent inclure captation, montage, clips, vidéo récapitulative, formats courts pour médias numériques et, lorsque demandé, version complète. Pour les événements désignés, le direct comprend captation multicaméra, réalisation, régie, liaisons internet, diffusion sur les plateformes choisies et enregistrement intégral. Les créations réalisées sont cédées à la CARL à titre exclusif, pour tous supports, dans le monde entier et pour toute la durée légale de protection.

Sécurité, démontage et bilan

Le titulaire analyse les risques, constitue le dossier de sécurité, coordonne sécurité et secours, mobilise si nécessaire gardiennage, sécurité civile et premiers secours, et fournit les documents réglementaires, attestations et procès-verbaux avant l’ouverture au public. Il respecte les prérogatives des autorités et ne se substitue pas à la puissance publique. Les installations sont démontées, les matériels et déchets évacués, les espaces nettoyés et les sites remis dans leur état initial; les dégradations imputables à ses interventions ou à celles de ses sous-traitants sont réparées à ses frais. Un bilan de chaque manifestation, avec prestations réalisées, incidents, mesures correctives, justificatifs et recommandations, est transmis dans les 15 jours. Toute modification de date ou d’heure est communiquée au titulaire au moins 3 jours calendaires à l’avance; il doit également proposer des adaptations en cas d’intempéries, d’épisode cyclonique, de vigilance météorologique ou de présence de sargasses.