Production déléguée d’événements

Le titulaire coordonne les actions et prestataires nécessaires à la réalisation d’événements institutionnels, professionnels, internes ou ouverts au public, de réunions restreintes à des manifestations de quelques dizaines à plusieurs milliers de participants. L’Agence peut confier tout ou partie de la production ; elle peut aussi mobiliser ses propres moyens ou d’autres marchés, notamment pour la restauration ou l’impression. Le titulaire reste responsable de la coordination et de la qualité d’ensemble.

Conception, contenus et communication

Selon les commandes, les prestations couvrent le conseil et l’ingénierie événementielle, la scénographie, la recherche de lieux, d’intervenants, de partenaires ou de sponsors, ainsi que le secrétariat général et la gestion des intervenants. Elles peuvent inclure la rédaction et la réécriture, la création ou l’adaptation d’identités visuelles, les supports imprimés et numériques, la signalétique, les annonces presse, les relations presse et l’animation des réseaux sociaux.

Sont également prévus des vidéos réalisées par tranches de 15 secondes ou adaptées à partir de contenus existants, des mini-sites en français ou bilingues, des outils de gestion et de billetterie en ligne, des solutions d’interaction, de visioconférence, de diffusion en direct ou en différé, ainsi que des synthèses, comptes rendus ou verbatims des débats, en temps réel ou différé.

Technique, accueil et accessibilité

La production peut mobiliser son, vidéo, lumière, informatique et régie, avec notamment microphones filaires ou HF, ensembles de sonorisation à 2 ou 4 enceintes, équipements d’éclairage et régie vidéo. Les UO comprennent des enceintes de 500 W et 1 000 W, des caméras, des moyens de captation et de streaming, ainsi que des dispositifs de chauffage ou de climatisation adaptés à la taille de la salle.

Le mobilier et l’aménagement peuvent inclure tables, assises, estrades, comptoirs, cloisons, scène, sols, décoration et structures de stands. Pour ces dernières, le bordereau distingue les surfaces de moins de 30 m², de 31 à 60 m² et de plus de 60 m². Les prestations peuvent aussi comprendre l’accueil, la sécurité, l’entretien, la restauration, le transport, l’hébergement et la manutention.

L’accessibilité peut mobiliser rampes, élévateurs, fauteuils roulants, interprétariat en langue des signes, braille et documents en facile à lire et à comprendre, vélotypie, sous-titrage, audiodescription ou lecteur vidéo adapté. Les supports sont soumis à validation écrite de l’Agence avant production ou diffusion. Les matériels et supports doivent être propres et en état de fonctionnement ; les matériaux d’aménagement des espaces ERP respectent les normes incendie en vigueur, notamment le classement M1.

Logistique, validation et réception

Le titulaire prépare et identifie les colis par événement et date, contenu, quantité et zone de destination. Il organise la livraison, le montage et le démontage, puis le rapatriement, le stockage ou le recyclage des éléments réutilisables ou non consommés. Une livraison incomplète ou insuffisamment identifiée peut être rejetée ou remise en conformité à ses frais. Trois exemplaires de référence de chaque support de communication produit sont remis à l’Agence pour archivage.

Les délais prévoient l’accusé de réception d’une demande sous 24 heures, la transmission d’un devis et d’une proposition sous 3 à 5 jours ouvrés selon la complexité, et la fourniture d’un livrable de validation sous 72 heures après récupération des éléments (24 heures en cas d’urgence). Les corrections sont attendues sous 24 heures ; les supports physiques sont livrés et installés au plus tard 24 heures avant l’ouverture, sauf montage complexe le matin même. Le CCTP prévoit aussi une vérification des éléments transmis sous 24 heures, et fixe par ailleurs à 48 heures ouvrées le délai du devoir d’alerte sur leur complétude et leur qualité technique. La réception technique intervient après montage ; la réception définitive intervient après l’événement et le démontage complet.