Régie d’accueil technique événementielle

Mise à disposition de régisseurs chargés d’accompagner les événements privés et les privatisations d’espaces, notamment cocktails, dîners, lancements de produits, défilés, showrooms, réunions, conférences et tournages. Ils constituent l’interlocuteur opérationnel des organisateurs et veillent au respect des contraintes techniques, de sécurité, d’exploitation et de conservation.

Avant et pendant l’événement

• Prendre connaissance du dossier technique transmis en amont, superviser l’ouverture et la fermeture des espaces, accompagner les états des lieux d’entrée et de sortie et accueillir le client ainsi que ses prestataires.
• Contrôler les accès, les jauges et les flux ; protéger les espaces, les équipements et les œuvres ; anticiper les risques et gérer les incidents courants.
• Vérifier la conformité des installations aux consignes applicables, notamment les branchements électriques, coordonner les équipes internes et les co-activités, et signaler immédiatement toute difficulté, non-conformité ou demande dérogatoire.
• Assurer une petite manutention de mobilier et de matériel. L’intervention électrique est limitée aux armoires et installations des espaces, jamais au TGBT ; en cas de panne du TGBT, alerter le PC Sécurité.

Après chaque vacation
Rédiger et envoyer un compte rendu illustré de photographies (ambiance générale, dispositif technique, dégâts éventuels, stockage ou éléments pertinents). Contrôler la remise en état, constater et signaler les dégâts, effectuer un état des lieux contradictoire lorsque aucun huissier n’a été mandaté et veiller à ce qu’aucun mobilier ni déchet ne reste sur place, sauf instruction contraire. Signaler les besoins de maintenance et contribuer au fonctionnement régulier et à la disponibilité des équipements et matériels techniques.

Équipe et exigences de service
Les régisseurs doivent justifier d’une expérience significative en événementiel, de qualités relationnelles, d’une maîtrise des problématiques techniques et d’une expression orale parfaite en français. Les habilitations BE manœuvre et H0B0 sont requises ; au moins 50 % des régisseurs doivent maîtriser l’anglais. Le personnel doit fournir un casier judiciaire vierge avant son entrée dans les lieux. L’ajout d’un régisseur à la liste est soumis à la validation du service des Privatisations ; une vacation en binôme avec un régisseur chevronné est prévue pour la formation aux nouveaux espaces. Le titulaire doit prévoir un effectif suffisant, tenir le musée informé des changements de planning et pouvoir remplacer un agent absent ou en retard de plus de 30 minutes dans l’heure suivant le début de la prestation.

Le CCTP prévoit, sauf urgence, une demande transmise au moins 5 jours avant l’événement, une confirmation de disponibilité sous 72 heures et la communication des noms et du planning dans un délai maximal de 5 jours suivant la demande. Le CCAP prévoit que le détail de mission soit communiqué au plus tard 24 heures avant l’événement et que l’identité et le planning des régisseurs soient transmis au plus tard 5 jours ouvrés après l’ordre de service. Pour les événements sur plusieurs jours, le nombre de régisseurs recrutés doit être limité au maximum afin de préserver la continuité de la relation et la connaissance de l’événement.

Le titulaire s’engage à la confidentialité, à la ponctualité, à la discrétion et à la courtoisie, et à fournir des intervenants en tenue professionnelle adaptée. Des émetteurs-récepteurs radio sont mis à disposition et entretenus par l’acheteur ; une salle de réunion peut être mise à disposition dans la mesure du possible.