Hôtessariat événementiel

Le titulaire organise et réalise, à la demande de la SPL ÉCLAT, des prestations d’hôtessariat adaptées aux manifestations. Il constitue les équipes, transmet les consignes, les encadre et en assure la continuité ainsi que la qualité.

Les missions commandées peuvent comprendre :

• Accueil et orientation : information des participants, régulation des files et des flux, remise de programmes, documents ou badges, émargement et check-in sur support papier ou numérique.
• Vestiaire et placement : préparation et tenue du vestiaire, gestion des tickets et portants, restitution des effets, accompagnement vers les espaces et placement en salle.
• Accueil protocolaire et linguistique : accompagnement de personnalités, réceptions officielles, inaugurations et visites protocolaires. Un accueil dans une langue étrangère n’est prévu que si la qualification correspondante est commandée. L’accueil peut avoir lieu en gare ou à tout autre point d’arrivée indiqué au bon de commande, avec accompagnement jusqu’à l’hôtel, au lieu de l’événement ou à une autre destination indiquée. Le titulaire n’assure pas le transport : les déplacements nécessitant un véhicule sont organisés et pris en charge par la SPL ÉCLAT ou l’organisateur, sauf stipulation expresse du bon de commande.
• Assistance événementielle légère : passage de micro, préparation et distribution de mallettes, remise et récupération de dispositifs audio ou de supports individuels, encartage et signalétique légère. Une autre mission accessoire liée à l’accueil peut être confiée si elle est compatible avec la qualification des personnels et validée par la SPL ÉCLAT.

Un accueil adapté, respectueux et sécurisé des personnes en situation de handicap, pour les handicaps visibles comme invisibles, doit pouvoir être assuré sur demande. Le titulaire maintient les compétences requises par des actions régulières de sensibilisation et de mise à jour ; il fournit, sur demande, les attestations ou certificats de formation correspondants.

Équipes et conditions d’intervention

Les personnels peuvent être des hôtes ou hôtesses d’accueil événementiel, des personnels ayant une qualification linguistique particulière, ou un chef ou une cheffe hôte chargé de l’encadrement et de la coordination sur site. Des compétences bilingues, trilingues ou en langue des signes française peuvent être demandées. Le titulaire propose au moins trois gammes distinctes de tenues professionnelles, coordonnées et adaptées aux événements et aux saisons ; les tenues sont présentées dans le mémoire technique par photographies, catalogues ou autre support. La tenue requise est précisée au bon de commande et le personnel doit être aisément identifiable.

En régime normal, toute commande transmise au moins 24 heures avant la prise de service doit être honorée. Une demande plus tardive peut être examinée à titre exceptionnel, sans obligation de disponibilité ; si le titulaire l’accepte, aucune majoration autre que celles prévues au BPU n’est applicable. Sauf indication différente, le briefing a lieu environ 30 minutes avant l’ouverture de la manifestation et ce temps est inclus dans la prestation commandée. Les horaires peuvent évoluer selon le déroulement de l’événement. Le titulaire organise pauses, repos, repas et remplacements nécessaires au maintien d’un effectif constant lorsqu’il est demandé, sans facturation distincte.

Toute défaillance nécessitant un remplacement doit donner lieu à l’affectation, sans supplément, d’une personne de qualification au moins équivalente dans un délai maximal d’1 heure après signalement. Les périodes où la prestation n’est pas effectivement assurée ne sont pas facturables, sans préjudice des pénalités prévues. Une annulation au moins 12 heures avant la prise de service n’entraîne ni facturation ni indemnité ; en deçà, les conditions financières du CCAP s’appliquent.

Pour les commandes reçues au moins 24 heures avant la prise de service, le titulaire communique la liste nominative, les fonctions et qualifications particulières de l’équipe au plus tard 12 heures avant le service. Pour les demandes plus tardives, ces informations sont transmises dès confirmation de la capacité à intervenir et avant la prise de service. Dans les 48 heures suivant la prestation, il transmet les personnels présents, les horaires réalisés, les remplacements ainsi que les incidents ou difficultés significatifs.

Exclusions et suivi

Sont exclus la surveillance permanente des salles ou collections, le gardiennage, la sûreté, les missions SSIAP, la régie technique, la sonorisation, l’éclairage, l’exploitation audiovisuelle, la restauration, l’animation artistique, la manutention lourde et le montage ou démontage d’équipements événementiels. En cas d’alerte ou d’évacuation, les personnels suivent les consignes SSIAP et peuvent informer et orienter le public dans la limite de leurs attributions ; ils ne se substituent pas aux personnels de sécurité.

Le titulaire désigne dans les 7 jours suivant la notification un référent principal et un suppléant. Une réunion de lancement est organisée, puis deux réunions de bilan par année, à l’issue des saisons printemps/été et automne/hiver ; le titulaire y présente notamment les points forts, axes d’amélioration et le taux de turnover. La SPL ÉCLAT peut réaliser des contrôles inopinés, des contrôles contradictoires avec un préavis de 5 jours ouvrés, ou faire procéder à un audit indépendant. Le titulaire conseille l’acheteur sur le dimensionnement et l’organisation des équipes et signale les anomalies ou risques constatés, sans que cela lui confie une mission de surveillance ou de sécurité.