Prestations d'accueil événementiel

Le titulaire assure des prestations d’hôtes et d’hôtesses pour des événements, avec une obligation de résultat et la mise en œuvre de moyens humains, logistiques et matériels adaptés à chaque commande. Les équipes reçoivent un briefing détaillé du responsable de manifestation ; une mise en situation peut être organisée pour les missions complexes.

Pour chaque demande, le titulaire fournit un devis sous 24 heures, ou sous 2 heures en cas d’urgence. Il met en place un interlocuteur unique, un outil informatique de satisfaction client et un applicatif ou extranet facilitant les demandes de devis, la coordination, la gestion des personnels, le planning et les informations opérationnelles.

Accueil de la Salle Gustave Eiffel

Les interventions peuvent couvrir des réceptions en matinée, en soirée ou sur la journée, sur une amplitude pouvant aller de 8 h à 1 h 30. Elles comprennent notamment :

• accueil avant l’accès sécurité, émargement et remise de tickets, badges ou bracelets ;
• guidage des invités vers les ascenseurs et accueil à leur sortie ;
• gestion du vestiaire et accueil à l’entrée de la Salle Gustave Eiffel ;
• passage de micros et distribution de goodies, dossiers ou sacs cadeaux.

Les hôtes et hôtesses doivent présenter une tenue élégante et adaptée, une attitude professionnelle, de l’autonomie et une présentation irréprochable. Ils doivent être au minimum bilingues français-anglais ; la présence de personnels français-espagnol ou maîtrisant d’autres langues est appréciée. Le titulaire fournit, sans surcoût, les fournitures de travail nécessaires : uniformes, parapluies, tablettes numériques d’au moins 15 pouces, panneaux signalétiques ou supports de communication personnalisés.

Les effectifs sont dimensionnés selon l’événement, par exemple de 5 à 7 personnes jusqu’à une trentaine. Un chef ou une cheffe hôte/hôtesse est présent à partir de 5 hôtes ou hôtesses, ou sur demande. Une équipe d’urgence de 2 personnes doit pouvoir intervenir sous 1 heure en cas d’imprévu.

Accueil hors Salle Gustave Eiffel

Les missions peuvent comprendre la remise de bracelets, badges et tickets, l’accueil des visiteurs, la distribution de flyers, de documentations ou de cadeaux, la gestion de petites animations et l’information du public. Les hôtes et hôtesses doivent rester irréprochables, y compris pendant les temps informels lorsqu’ils sont visibles du public. Des vêtements chauds et élégants ainsi que des accessoires spécifiques fournis par la SETE peuvent être requis.

Formation, coordination et suivi

Le titulaire forme les personnels à la géographie de la Tour Eiffel et aux procédures de sécurité. Le contenu de la formation est formalisé dans un livret validé par la SETE et remis à toute personne susceptible d’intervenir. Des réunions trimestrielles portent notamment sur l’organisation, les réclamations et la facturation.

Les matériels informatiques demandés doivent être compatibles avec le Wi-Fi du site ou fonctionner en autonomie 4G/5G. Le titulaire informe périodiquement la SETE de l’avancement, signale sans délai les difficultés et vérifie les documents transmis ; les erreurs ayant une incidence sur les prestations doivent être signalées dans les 5 jours calendaires. Il conseille la SETE sur la sécurité, l’adéquation des moyens humains, l’optimisation financière et l’amélioration des méthodes.

Les accès sont soumis à l’identification des équipes, à la demande de badges nominatifs, au respect des délais de prévenance et au port visible des badges. Tout intervenant ne respectant pas ces règles peut se voir refuser l’accès. Les flux et la coactivité avec la SETE et ses prestataires doivent être intégrés à l’organisation des missions. Les opinions politiques, philosophiques ou religieuses ne doivent pas être manifestées pendant les missions.