Référencement des réseaux et traitement des DT/DICT/ATU

Le prestataire référence au Guichet unique les adresses et zones d’implantation des ouvrages, puis prend en charge le processus de traitement des DT, DICT et ATU, de leur réception à l’envoi de la réponse circonstanciée. La solution doit respecter la réglementation en vigueur et s’adapter à ses évolutions.

Référencement et mise à jour des données

À partir des adresses postales, coordonnées GPS et références cadastrales fournies, le prestataire dessine les zones d’implantation, les enregistre au Guichet unique et y renseigne les coordonnées du client. Le périmètre initial ne comprend pas de plans de réseaux. De nouveaux plans ou sites pourront être ajoutés ensuite ; les plans transmis peuvent être au format DWG ou PDF. Le prestataire met à jour les zones d’implantation à partir des plans reçus ou réalisés et assure l’interface avec le Guichet unique sur bon de commande.

Les estimations du bordereau indiquent 3 839 résidences au démarrage et 4 832 sur la durée maximale du marché ; le nombre initial est donné à titre indicatif et la liste définitive du patrimoine est fournie à la signature. Les quantités estimées comprennent également :

• 8 000 traitements de demandes par an, soit 32 000 sur la durée maximale ;
• 30 ajouts annuels de plans de catégorie A sur un bâtiment référencé, soit 120 sur la durée maximale ;
• 20 enregistrements annuels de nouveaux bâtiments avec plan de catégorie A, soit 80 sur la durée maximale ;
• 240 enregistrements annuels de nouveaux bâtiments sans plan, soit 960 sur la durée maximale.

Ces volumes sont des estimations et ne limitent pas les quantités à exécuter.

Traitement des demandes

Pour les demandes dématérialisées, le prestataire analyse le risque en rapprochant l’emprise du chantier de celle référencée, élabore la réponse, prépare les pièces utiles (plans le cas échéant et consignes de sécurité), transmet la réponse au déclarant, puis suit et archive le dossier.

Pour les demandes reçues par courrier, il centralise les plis, les ouvre, numérise le formulaire Cerfa et le tracé de l’emprise, saisit les informations dans l’outil, puis réalise les mêmes opérations d’analyse, de préparation de réponse, d’envoi, de suivi et d’archivage. Les documents traités comprennent les DT, DICT et DT/DICT conjointes (Cerfa n° 1443403), les ATU (Cerfa n° 1452303) et les récépissés de DT/DICT (Cerfa n° 14435*04).

Lorsqu’une déclaration est incomplète — notamment formulaire Cerfa non en vigueur, numéro de consultation absent, plan d’emprise illisible ou incohérent avec l’adresse, ou absence de plan du projet — le prestataire adresse au déclarant un récépissé signalant l’incomplétude et un courrier type rappelant ses obligations. En l’absence de plans de réseaux, la réponse doit rester circonstanciée. Si des investigations complémentaires sont demandées au déclarant, le récépissé indique l’adresse et le contact auxquels transmettre facture et plans ; ces coordonnées sont communiquées au prestataire par société, et les investigations sont facturées au client.

Pour les ATU reçus avant les travaux urgents, le prestataire notifie le client par courriel, prépare et envoie la réponse selon le formalisme convenu, avec les pièces nécessaires, puis suit et archive le dossier. Pour les ATU reçus après les travaux, le prestataire assure le suivi et l’archivage.

Les délais de réponse réglementaires mentionnés au CCAP sont, en jours calendaires (jours fériés non compris) :

• DT et DT/DICT conjointes : 9 jours pour un document dématérialisé, 15 jours pour un document non dématérialisé ;
• DICT : 7 jours pour un document dématérialisé, 9 jours pour un document non dématérialisé.

Le référencement initial au Guichet unique est prévu dans un délai de 30 jours après réception du périmètre initial. Pour les actualisations, ajouts de plans ou nouveaux référencements, le client transmet mensuellement un bon de commande et les informations nécessaires ; le prestataire dispose ensuite de 30 jours pour exécuter ces prestations.

Plateforme, conservation et accompagnement

Le prestataire met à disposition et héberge, pendant le contrat, une plateforme Web accessible sans abonnement ni téléchargement de logiciel. Elle permet de consulter le patrimoine déclaré, les demandes reçues et leur statut, ainsi que les plans disponibles. La recherche porte sur les dossiers en cours ou archivés, notamment par société, commune, rue, entreprise ou référence de demande. Des exports synthétiques ou détaillés doivent présenter des informations telles que les dates, types et modes d’envoi, références, commune, nombre de pages et délais de traitement ; les données sont extractibles sous Excel.

La plateforme enregistre les demandes et réponses, permet la numérisation des demandes papier, l’hébergement et l’archivage des dossiers, et leur disponibilité sur demande sous Excel ou PDF pendant le contrat. À son échéance, toutes les données sont restituées au client, classées pour leur réutilisation. Le prestataire fournit également la formation nécessaire à l’utilisation de la plateforme et assure une mission continue de conseil d’expert sur la réforme anti-endommagement, notamment en cas d’évolution réglementaire.

Le prestataire adresse chaque année un état récapitulatif dématérialisé indiquant le nombre de DT, DICT et ATU reçus et traités, la nature des réponses et la répartition géographique des demandes.