Recouvrement amiable de créances par commissaires de justice

Le titulaire intervient, à la demande des comptables de la DGFiP, pour conduire la phase comminatoire amiable de créances prises en charge à l’encontre de débiteurs domiciliés dans le Tarn. Le périmètre couvre le recouvrement des produits locaux ainsi que des amendes et condamnations pécuniaires, sans établissement de procès-verbal ni recours aux voies d’exécution forcée pendant cette phase.

Le nombre annuel de demandes est estimé à environ 45 000, à titre indicatif et sans engagement de la Direction départementale des Finances publiques du Tarn. L’objectif annuel de taux de recouvrement des créances du secteur public local à l’issue de la phase comminatoire est fixé à 45 %.

Actions auprès des débiteurs

Le commissaire de justice met en œuvre les moyens utiles et nécessaires au recouvrement : courriers ou messages, relances téléphoniques et, le cas échéant, déplacements au domicile du débiteur. Il doit notamment :

• effectuer une première relance par courrier sous 3 jours à compter de la réception du dossier ;
• adresser, le cas échéant, une seconde relance avant l’expiration de la phase ;
• signaler les situations d’insolvabilité, de disparition ou de pli non distribuable ;
• rechercher la nouvelle adresse et toute information utile au recouvrement ;
• informer rapidement le comptable de tout événement intervenu et de tout versement obtenu.

Les démarches doivent respecter le droit et exclure tout discours intimidant ou menaçant. Le titulaire transmet au redevable les informations disponibles sur le fait générateur et la nature de la créance afin d’éviter des déplacements inutiles en trésorerie.

Transmission et suivi des dossiers

Les demandes relatives aux amendes et condamnations pécuniaires sont transmises exclusivement de manière dématérialisée par l’intermédiaire d’un centre serveur agréé. Pour les produits locaux, la transmission peut également utiliser les modalités dématérialisées prévues par le cahier des charges ou l’imprimé de demande accompagné de l’état des redevables.

Les échanges dématérialisés comprennent notamment l’identité et l’adresse du débiteur, sa date et son lieu de naissance, la composition de la dette, les références de l’infraction ou du jugement et les montants concernés. Les dossiers d’amendes sont attribués automatiquement selon le code postal du lieu de résidence, puis actualisés quotidiennement en cas d’annulation, suspension, recouvrement total ou partiel ou délai de paiement.

Le centre serveur suit l’activité des études et les relance en cas de défaut d’action : absence d’accusé de réception à 8 jours, absence de mise en demeure à 15 jours, nouvelle relance à 30 jours et dernière relance à 45 jours avant clôture à l’initiative de la DGFiP. Pour les autres dossiers, le suivi prévoit notamment des relances à 8, 15 et 40 jours. L’étude reste seule responsable de l’exécution du mandat et doit justifier les retards.

Restitutions et données

À l’issue de la phase, les dossiers sont restitués au comptable sous forme dématérialisée pour les dossiers concernés par le dispositif informatique. Les restitutions portent notamment sur les paiements, l’insolvabilité, la disparition, l’arrêt demandé par le comptable, les changements d’adresse et les nouvelles informations collectées.

Le titulaire fournit un état récapitulatif par poste comptable et par nature de créance, avec les dossiers confiés et terminés, les montants à recouvrer et recouvrés, ainsi que le nombre de paiements totaux ou partiels, d’absences de paiement, de constats d’insolvabilité, de nouvelles adresses et de disparitions. Pour les amendes, les fichiers de retour et de mise à jour structurent notamment les actes de phase comminatoire, les motifs, les dates, les adresses, les recouvrements, les annulations et les suspensions.

Le centre serveur met à disposition un site sécurisé permettant aux comptables de suivre l’avancement de leurs propres dossiers, les coordonnées de l’étude et les actions engagées. Il assure également la fiabilisation des codes postaux avant rejet, la cohérence entre les flux comptables et financiers, les fichiers d’imputation et les statistiques de recouvrement et de situations des débiteurs.

Encaissements, reversements et accompagnement

Les chèques à l’ordre du Trésor public sont remis au comptable dans un délai maximal de 15 jours. Les espèces, virements et chèques libellés à l’ordre du commissaire de justice sont reversés dans les meilleurs délais, sans dépasser 3 semaines pour les paiements en espèces et 6 semaines dans les autres cas.

Le dispositif comprend la formation des postes comptables, de préférence sur place, à raison d’une demi-journée par trésorerie, renouvelable une fois par an sur demande. Des guides utilisateurs et leurs mises à jour sont mis gratuitement à disposition, avec un référent et une adresse électronique d’assistance.