Réalisation et traitement des enquêtes SLS et OPS

Objet des prestations

Réalisation complète des enquêtes Supplément de Loyer de Solidarité (SLS) et Occupation du Parc Social (OPS) : préparation, envoi, collecte, saisie, contrôle, numérisation, archivage et transmission des dossiers.

Envoi et collecte des questionnaires

Priorité à la télédéclaration par les occupants via un module en ligne.
Si refus de télédéclaration : impression et envoi postal de courriers d'accompagnement et de questionnaires pré-remplis.
Envoi systématique des justificatifs demandés avec les formulaires (ex. avis d'imposition, livret de famille, jugement de divorce, pièce d'identité) et intégration des mentions et traitements compatibles RGPD.

Fichier de référence et saisie des données

Exploitation d'un fichier locataires fourni en amont pour préparation et vérification.
Saisie des éléments socio-fiscaux et administratifs : revenu mensuel, revenu fiscal de référence, modifications familiales, numéro de sécurité sociale éventuel, informations liées au handicap, personnes à charge, etc., avec traçabilité des pièces justificatives.
Intégration des données et des pièces justificatives dans l'ERP bailleur (module IKOS) conformément aux formats requis.

Numérisation, classement et transmission

Numérisation de l'ensemble des documents d'enquête et des justificatifs, indexation et classement structuré.
Destruction sécurisée des supports papier après numérisation.
Transmission sécurisée des documents numérisés via canaux prévus et mise à disposition des documents (ou origine) par le canal électronique spécifié.

Portail, accès et sécurité

Mise à disposition d'un portail extranet pour le suivi et la consultation des dossiers, avec fonctionnalités d'indexation et recherche par nom, compte client et statut.
Accès sécurisé au système via tunnel VPN et règles d'accès (filtrage IP, authentification forte).
Sauvegarde des données avec redondance sur deux sites situés dans l'Union européenne et procédures de back-up.
Conformité aux obligations de protection des données personnelles (RGPD) et clauses de confidentialité et propriété intellectuelle.

Contrôles, qualité et reporting

Contrôles qualité lors de la saisie et à la transmission des données, vérification des pièces obligatoires et gestion des cas particuliers.
Production de reporting et d'indicateurs : synthèse par statut, suivi mensuel et indicateurs de campagne.
Formation des équipes opérationnelles, désignation d'un référent et documentation du mode opératoire.

Cas particuliers et planning opérationnel

Gestion spécifique des nouveaux entrants (flux estimé entre 400 et 500 dossiers sur la période identifiée) avec intégration dans un répertoire dédié.
Respect d'un calendrier opérationnel structuré : réunions de lancement, transmission du fichier définitif, lancement des télé‑déclarations, relances, saisie, contrôles, archivage et destruction.

Exigences contractuelles et techniques complémentaires

Respect des formats et règles de signature électronique prescrits.
Obligation de résultat sur les prestations décrites, traçabilité des actions et transmission des livrables selon le format attendu.
Modalités de sous-traitance à formaliser (annexe clauses de sous-traitance) et justificatifs à fournir pour le traitement des données sensibles.

Tous les détails du marché

Gagnez du temps, toutes les infos des documents sont déjà analysées: cahier des charges, infos clés, budget, contact, etc

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