Enquêtes SLS et OPS, collecte et traitement des données

Collecte, consentement et dématérialisation

• Envoi d'e-mails pour recueil et traçabilité du consentement, gestion de versions dématérialisées, conservation et preuve des consentements.
• Portail de saisie/déclaration permettant import d'images/PDF et génération de récapitulatifs horodatés.

Flux de données et sécurité

• Réception des fichiers initiaux via serveur sécurisé (FTP) et restitution via FTP selon formats/nomenclatures fournis.
• Horodatage systématique de toutes les actions, captures d'écran de preuves, traçabilité complète.

Production postale et relances

• Conception et impression couleur des questionnaires (format A3), mise sous pli, routage ; affranchissement remboursable sur justificatifs.
• Gestion des relances multicanales (courrier, SMS, emails) et option d'appels sortants pour relance.

Traitement physique et numérisation

• Ouverture du courrier, numérisation des pièces y compris enveloppe retour et cachet postal, analyse de validité selon règles, indexation et saisie des données y compris ventilation du RFR et adresse fiscale si différente.

Saisie, contrôles qualité et restitutions

• Saisie des données avec contrôles simples et approfondis, bilans d'activité et modules statistiques.
• Restitution des dossiers en PDF (un fichier par dossier) et fourniture de fichiers de restitution selon nomenclature ; restitution multiple pendant une campagne.

Assistance et services complémentaires

• Mise en place d'un numéro d'accueil (tarif appel local), historisation des appels, renvoi de documents aux répondants.
• Assistance juridique et constats d'huissier pour dossiers non‑répondus ou contrôles d'envoi.

Archivage et destruction

• Archivage des enquêtes en fin de campagne, destruction d'archives antérieures n‑2 et fourniture éventuelle d'un certificat de destruction.

Contraintes contractuelles et exigences

• Conformité RGPD obligatoire, certification ISO 9001 exigée en candidature, obligation de résultat, interopérabilité avec formats fournis, assurances RC professionnelles.

Remarques chiffrées / engagements opérationnels (extraits DPGF)

• Restitution de données : 1 fichier par mois.
• Base de saisie envisagée : 90 % de taux de retour pour saisie.
• Abonnement numéraire accueil et traitement des appels dimensionnés sur 4 mois d'enquête ; base « 0,20 appel/enquête » pour chiffrage des appels.
• Prestations tarifées par poste unitaires (impression A3, enveloppes porteuses, numérisation, saisie, destruction par dossier, routage hors affranchissement).