Promotion et commercialisation des espaces réceptifs

Le titulaire promeut et commercialise les espaces réceptifs, prospecte de nouveaux clients, fidélise les clients existants et gère les demandes, plannings, devis, contrats et réservations. Il organise opérationnellement les manifestations, assure la gestion administrative et financière de l'activité et suit la satisfaction des clients ainsi que les résultats. La démarche commerciale doit être active et contribuer au développement des manifestations, des journées d'exploitation, des recettes locatives et du rayonnement régional et national.

Les espaces concernés comprennent un amphithéâtre de 321 places, dont 8 réservées aux personnes à mobilité réduite, un hall d'accueil de 113 m², une salle de réception de 307 m² comprenant un espace traiteur, une salle d'exposition de 344 m² et 7 salles de réunion : 4 de 45 m², 2 de 90 m² et 1 de 180 m².

Promotion, stratégie et prospection

Les outils de communication respectent l'identité du site et sont soumis à validation. Le titulaire élabore, dans les deux mois suivant la notification, une stratégie commerciale couvrant le marché : diagnostic et positionnement de l'offre, analyse des marchés et de la concurrence, clientèles et segments prioritaires, prospection et fidélisation, événements récurrents, moyens mobilisés, objectifs, indicateurs, risques et mesures correctrices. La stratégie est présentée à la Métropole et au Convention Bureau, validée avant mise en œuvre et actualisée chaque année.

Un plan d'action commercial annuel précise les clientèles ciblées, campagnes, prospects à contacter, actions de promotion, visites de site et éductours, salons et partenariats, calendrier, moyens, dépenses prévisionnelles, résultats attendus et indicateurs. Il est remis au plus tard le 30 novembre pour l'année suivante ; pour la première année, dans les deux mois suivant la notification. Le titulaire rend compte trimestriellement des actions réalisées, résultats, écarts et mesures correctrices. La prospection est régulière, structurée et traçable ; le fichier de prospects est tenu à jour conformément aux règles de protection des données personnelles. Dans les trois mois suivant la notification, le titulaire propose une gamme d'offres commerciales packagées, actualisée au moins une fois par an.

Le titulaire adhère à la démarche partenaire Affaires de l'Office de Tourisme, renouvelée annuellement, et coordonne son action avec le Convention Bureau. Il lui transmet les demandes de devis, candidatures et manifestations contractées, se rend disponible pour les visites de repérage et éductours, et lui adresse les demandes d'hébergement ainsi que les demandes de soutien liées aux candidatures. Les propositions commerciales de candidature comprennent les informations utiles sur le site, notamment photos, plans et informations pratiques. Le titulaire transmet aussi les données nécessaires aux études sur les retombées du tourisme d'affaires ; les prestataires de la Métropole sont privilégiés pour l'organisation et l'accueil des événements.

Gestion opérationnelle et suivi

Le gestionnaire applique les règles de sécurité des ERP de type L, catégorie 2, et est désigné responsable unique de sécurité. Les manifestations familiales, religieuses et les spectacles payants grand public ne sont pas autorisés ; les événements politiques nécessitent l'accord préalable de la Métropole. Aucun personnel n'est mis à disposition. Une société mandatée par la Métropole assure la maintenance et l'entretien multitechniques et multiservices du parc ; les interventions de maintenance sont définies conjointement afin de ne pas gêner l'activité.

Après chaque manifestation accueillie, le titulaire nettoie les locaux ; il assure aussi l'entretien courant des espaces mis à disposition, dont la régie, les loges et les vitres, et approvisionne les consommables des sanitaires. Il gère avec le client le remplacement ou la réparation des dégâts constatés ; à défaut, la Métropole peut faire exécuter les réparations et les refacturer au titulaire. La Métropole peut demander la liste des interventions des entreprises extérieures mobilisées pour des prestations annexes.

Le titulaire rédige ses propres documents contractuels avec les clients et en vérifie la validité juridique. Il reprend aux mêmes conditions financières les contrats conclus par le gestionnaire précédent avant le début du marché. Lors de la dernière année, il assure la prise de contact et la pré-réservation des demandes, même s'il n'est pas assuré du renouvellement. Il souscrit les assurances nécessaires et vérifie que les clients disposent de garanties suffisantes.

Un tableau de bord mensuel et un état trimestriel suivent notamment, pour les devis, la date et l'origine de la demande, l'organisateur, le caractère nouveau ou récurrent du client, la nature et l'intitulé de l'événement, le nombre et l'origine géographique des participants, les jours d'exploitation, remises et exonérations attendues, chiffre d'affaires locatif net, nuitées estimées ou constatées, motifs de perte et lieu finalement retenu le cas échéant. Les objectifs annuels sont examinés contradictoirement ; en cas d'écart, le titulaire présente une analyse et un plan d'action. Pour la troisième année, le cadre indicatif vise au moins 40 manifestations et 50 journées d'exploitation, sous réserve de la disponibilité du site et de l'absence de circonstances extérieures affectant significativement le marché.