Gestion d’un site commercial et balnéaire

Le mandataire assure la gestion administrative, juridique, comptable et technique d’un site commercial et de loisirs comprenant 23 lots d’occupation, ainsi que le suivi de son exploitation et de ses occupants. Il prépare la reprise de gestion, veille à la continuité de fonctionnement et accompagne les intervenants et occupants dans les limites des validations et crédits accordés par le mandant.

Occupation et gestion administrative

Le titulaire établit, suit et actualise les autorisations d’occupation temporaire, conventions, avenants et autres titres, après validation expresse des services compétents. Il contrôle les assurances, garanties et justificatifs des occupants, suit les locaux, terrasses et emprises, et traite les relations administratives, juridiques, comptables et techniques. En cas de départ ou de local vacant, il propose systématiquement un appel à manifestation d’intérêt dans les 15 jours francs suivant la notification du départ, pour validation. Il prépare également un règlement des terrasses assorti d’un plan et valide les demandes de modification de devanture.

La permanence administrative sur site est d’au moins un après-midi par semaine, avec possibilité de renfort selon les besoins et les périodes d’activité. Le gestionnaire est joignable par téléphone et courriel et disponible sur site du mardi au samedi. Les demandes des occupants sont traitées dans un délai maximal d’une semaine.

Comptabilité, finances et contrats

Le mandataire prépare les états de redevances, charges et autres sommes à appeler. Il transmet chaque mois les fichiers de suivi des redevances, charges, dépôts de garantie et sommes à appeler, selon les formats définis. Il établit et communique, au plus tard le 31 mars, le rappel et la régularisation des charges de l’année écoulée lorsque cela s’applique. Le quittancement, le recouvrement et l’encaissement des sommes dues par les occupants restent assurés par les services compétents de la Ville : le mandataire ne les encaisse pas.

Il prépare et actualise les budgets de fonctionnement, passe et suit les marchés, contrats et commandes nécessaires à la gestion, à l’entretien, à la maintenance et au fonctionnement du site, dans le respect des règles de commande publique et des délégations reçues. Il règle les factures après contrôle du service fait et dans la limite des crédits et dépenses validés. Il propose un programme annuel chiffré de travaux, entretien, maintenance et grosses réparations, en distinguant urgences, maintien en état et améliorations soumises à arbitrage.

Gestion technique et suivi des occupants

Le mandataire rédige les cahiers des charges, passe et suit les marchés de maintenance, de contrôle périodique, d’entretien, de nettoyage, de réparation et d’intervention d’urgence. Les domaines visés comprennent notamment les installations électriques, la sécurité incendie, la sûreté, les contrôles d’accès et alarmes, automatismes et portails, ascenseurs et installations collectives, réseaux, compteurs, consommations, chauffage, ventilation, climatisation et désenfumage, ainsi que les équipements spécifiques nécessaires au site.

Il suit également les contrats et paiements des concessionnaires, exploitants de réseaux, fournisseurs et prestataires. Il collecte les attestations de maintenance, de contrôle et de conformité des occupants pour les équipements soumis à contrôle, notamment électriques et de sécurité incendie. Il établit les états des lieux d’entrée et de sortie des occupants et organisateurs d’événements, estime les remises en état et soumet des propositions au mandant lorsqu’un départ ou une remise en état doit être négocié. Après validation, il établit les conventions ou autorisations nécessaires aux événements et usages ponctuels des espaces.

Les prestataires techniques produisent des comptes rendus semestriels et annuels de leurs interventions, les justificatifs réglementaires et les rapports requis. Le mandataire présente un mémoire annuel recensant interventions, anomalies, actions correctives, dépenses et attestations de bon fonctionnement. Des réunions techniques ont lieu au minimum chaque trimestre ; leurs comptes rendus sont diffusés sous 7 jours francs au plus.

Information et livrables de suivi

Le mandataire informe les occupants, par voie numérique ou postale et, le cas échéant, par affichage, des informations pratiques, consignes, événements et autres sujets demandés. Il informe le mandant des événements importants, départs d’occupants, sinistres, incidents et interventions susceptibles d’affecter le patrimoine, la sécurité ou les activités. Des sondages ou consultations auprès des occupants peuvent lui être confiés ponctuellement.

À chaque trimestre échu, il remet sous 10 jours francs au plus une situation d’occupation (titres, entrées et sorties, redevances, charges et éventuels impayés) et un tableau de suivi des dépôts de garantie et garanties. Chaque année, il remet une prévision budgétaire pour l’année suivante, une programmation chiffrée des travaux et grosses réparations, ainsi qu’un registre d’interventions consultable au fil de l’eau. Les réunions périodiques donnent lieu à des comptes rendus diffusés sous 7 jours francs au plus.

En fin de marché, il transmet les documents, tableaux de suivi, contrats, titres d’occupation, historiques d’intervention et informations nécessaires à la continuité de gestion. Les déplacements et transports liés à ses prestations restent à sa charge.