Prolongation de la maintenance du parc d’impression multifonction

La prestation assure le maintien en condition opérationnelle de 169 multifonctions couleur KYOCERA TASKalfa 3554ci (A3/A4), de 44 TASKalfa 358ci (A4) et de 213 licences PaperCut MF. Les quantités de matériels et licences constituent le périmètre de référence, avec possibilité d’ajustements marginaux.

La maintenance préventive et corrective comprend les diagnostics, déplacements, main-d’œuvre, remises en service et essais après intervention. Elle inclut les consommables nécessaires hors papier, les pièces détachées et pièces d’usure : toners, bacs récupérateurs, agrafes, unités de développement, tambours, cylindres photosensibles, courroies et rouleaux de transfert, unités de fixation, galets et éléments des chargeurs automatiques de documents. Les kits de prolongation des performances sont également inclus selon les modalités financières.

PaperCut MF et mouvements du parc

Le titulaire maintient les licences et services PaperCut MF, apporte le support technique et l’assistance à l’administration, applique les mises à jour nécessaires et accompagne l’exploitation des rapports. Les fonctions à préserver comprennent notamment l’impression sécurisée et follow-me, l’authentification par badge, code ou mécanisme existant, la comptabilisation noir et blanc/couleur, l’identification des utilisateurs et les rapports par machine, utilisateur, groupe ou centre de coût. Journaux et statistiques doivent être exportables dans des formats exploitables. Les paramétrages complémentaires peuvent inclure scripts, messages contextuels, fenêtres pop-up, tableaux de bord et rapports spécifiques. Les règles de comptabilisation et d’impression ou copie payante existantes pour les usagers doivent être préservées.

Pour les déménagements, permutations, réaffectations, remplacements temporaires et remises en service, les opérations couvrent déconnexion, préparation et manutention, transport, reconfiguration réseau, connectivité, SMTP, scan to mail ou scan to folder, authentification, lecteurs de badges et règles PaperCut. Les tests portent sur l’impression, la copie et la numérisation ; l’inventaire est actualisé et le référent informé. Les SWAP servent aussi à rééquilibrer les volumes pour limiter l’usure des équipements les plus sollicités.

Approvisionnement, support et niveaux de service

Les consommables sont suivis et livrés selon une organisation adaptée au parc multi-sites pour prévenir les ruptures ; leur livraison intervient au plus tard 24 heures après la demande ou l’alerte de seuil. Les incidents peuvent être déclarés à tout moment par téléphone non surtaxé, courriel ou portail de support. Les délais contractuels minimaux sont décomptés pendant les heures ouvrées, de 8 h à 18 h du lundi au vendredi, hors jours fériés :

• P1 bloquant : GTI 1 heure ouvrée, GTR 4 heures ouvrées.
• P2 majeur non bloquant : GTI 2 heures ouvrées, GTR 8 heures ouvrées.
• P3 mineur : GTI 4 heures ouvrées, GTR 3 jours ouvrés.

La GTI suppose un contact qualifié et un ticket avec diagnostic initial ; un accusé automatique ne suffit pas. La GTR s’achève après rétablissement complet et tests fonctionnels, et la clôture du ticket requiert l’approbation de la personne publique. Si l’immobilisation dépasse 16 heures ouvrées continues pour un incident P1 ou P2, un équipement de remplacement au moins équivalent est mis à disposition gratuitement, livré, installé, raccordé, intégré à PaperCut et paramétré à l’identique ; après réparation, l’équipement initial est reconfiguré et réinstallé. La disponibilité annuelle est d’au moins 98 % par équipement, hors maintenance préventive planifiée.

La maintenance préventive ne peut immobiliser un équipement plus de 4 heures ouvrées ; la date et l’heure sont annoncées au moins 72 heures à l’avance. Le titulaire met à disposition les versions, correctifs, modules et documentations permettant à la collectivité de réaliser elle-même les évolutions. Pour la sécurité, les correctifs ou solutions de contournement sont appliqués dans un délai maximal de 2 jours pour une vulnérabilité critique (CVSS ≥ 7), 5 jours pour une vulnérabilité majeure (4 < CVSS < 7) et 30 jours pour une vulnérabilité mineure (CVSS ≤ 4).

Pilotage et réversibilité

Un bilan semestriel présente notamment l’inventaire, les mouvements, volumes imprimés, interventions et incidents, délais, disponibilité, consommables livrés et repris, suivi environnemental et actions d’amélioration. Les indicateurs de ticketing sont transmis en format exploitable, notamment CSV ou Excel. Le titulaire facilite la reprise en fin de marché par la remise de l’inventaire actualisé, des paramétrages utiles, des éléments nécessaires au maintien de PaperCut, de l’historique synthétique des interventions et des informations sur les mouvements du parc.