Location-maintenance de systèmes d’impression multifonctions

Le marché porte sur la location de copieurs multifonctions neufs ou reconditionnés, leur fourniture, installation, mise en réseau et mise en service, ainsi que sur la maintenance et les consommables associés. Les modèles proposés doivent respecter les configurations techniques demandées dans les cadres de réponse.

Pour la configuration MFP noir et blanc A4 de 35 ppm présentée dans le cadre technique, les exigences comprennent notamment un meuble support à roulettes, un disque dur, la gestion des quotas et des codes utilisateurs, une capacité de sortie d’au moins 150 feuilles et des formats de papier A6 à A4. La copie est demandée à 600 × 600 dpi minimum, avec jusqu’à 99 copies et un zoom de 25 à 400 %. L’impression prévoit une résolution de 1 200 dpi et les langages PCL6 et Adobe PostScript 3. Le scanner est demandé à 600 dpi, avec fichiers PDF, JPEG, TIFF ou PDF/A et numérisation vers courriel, dossier réseau ou USB.

Le déploiement initial est préparé lors d’une réunion organisant et planifiant les interventions et les paramétrages. Le titulaire désigne un responsable de déploiement, présent lors des livraisons. La livraison intervient sous 15 jours ouvrés après le bon de commande; la mise en service a lieu au plus tard dans les 48 heures suivant la livraison. Pour le parc initial, la mise en service est prévue au plus tard le 1er avril 2027, sauf pour Annemasse Agglo, où elle doit être effective au plus tard le 15 mars 2027. Le matériel est connecté et paramétré selon les directives applicables; le parc du PMGF utilise son propre réseau et sa réception et mise en service relèvent de son prestataire informatique.

Chaque installation comprend le déballage, l’évacuation des déchets, le raccordement électrique et réseau, le paramétrage, les essais d’impression et la recette. Les vérifications incluent le chargement en toner et papier, la connexion au réseau, le passage papier, les fonctions optionnelles, les paramètres et les essais depuis les environnements informatiques. La documentation de fonctionnement, d’utilisation, d’entretien courant et des logiciels est fournie en français, sur papier; le carnet d’entretien et des consommables permettant une utilisation immédiate sont également livrés.

Administration du parc et accompagnement des utilisateurs

Le titulaire installe et paramètre, avec la direction mutualisée des systèmes d’information, une solution équivalente à Gespage, incluse dans le coût de location ou de maintenance. Elle gère impressions, copies et scans, sécurise la libération des impressions par badge, code PIN ou identifiants, et propose une fonction Print2Me. Elle doit être compatible avec les badges HID et MIFARE, gérer quotas et règles d’impression, restrictions couleur et recto-verso obligatoire, et fournir des statistiques sur les usages et coûts.

L’administration des appareils s’effectue à distance via une interface web centralisée, avec gestion par groupes et déploiement de configurations modèles. La solution fournit des historiques de compteurs et des exports CSV ou XLSX permettant le suivi analytique et la ventilation des factures. Les statistiques couvrent notamment impressions et copies par équipement, groupe ou utilisateur, recto/recto-verso, noir et blanc/couleur, A4/A3, numérisations et télécopies; le croisement des factures et consommations ainsi que l’extraction de données sont prévus.

Une présentation des fonctions de base est faite à l’installation; les présentations de 15 à 20 minutes sont assurées après mise en service ou, à défaut, dans les cinq jours ouvrés suivants, pour chaque appareil installé. La formation couvre les interventions de premier niveau et la connexion de postes. Elle comprend le transfert de compétences à l’administrateur du parc (réseau, interface web, remontées automatiques, comptes, règles d’impression et pilote) et une formation utilisateur sur chaque site. Des formations avancées peuvent être organisées au besoin; leur prix est inclus.

Maintenance et consommables

La maintenance préventive est obligatoire au moins une fois par an; elle couvre entretien courant, réglages, nettoyage, pièces d’usure et pièces défectueuses. La fourniture du papier est exclue. La maintenance corrective comprend pièces, main-d’œuvre et déplacements sans limite de nombre. Le délai maximal d’intervention sur site est de huit heures ouvrées après signalement, les heures ouvrées étant de 8 h à 17 h du lundi au vendredi, hors jours fériés. Si une panne immobilise un appareil plus de trois jours ouvrés, un copieur de performance équivalente est mis gratuitement à disposition avant l’expiration du délai de réparation et pendant l’immobilisation. Après trois interventions correctives pour un dysfonctionnement récurrent sur une même année, l’appareil est remplacé par une nouvelle machine.

Les incidents, interventions et commandes sont suivis dans un extranet unique, qui consigne notamment les dates, la nature du problème, la durée d’indisponibilité et la solution apportée. Les consommables, toners et agrafes compris, sont livrés sur déclenchement automatique des appareils, avec commande manuelle alternative en cas de dysfonctionnement. Leur délai de livraison, précisé dans l’offre, ne peut dépasser 72 heures; l’emballage indique la référence et l’emplacement de l’appareil concerné. Le papier n’est pas fourni au titre de la maintenance.

À la fin du marché, le titulaire enlève les équipements loués et récupère à ses frais les consommables non utilisés. Il reprend également les consommables et pièces usagés selon les modalités proposées.