Fourniture de produits pharmaceutiques

Approvisionnement régulier et/ou lié à des événements exceptionnels en produits pharmaceutiques par un grossiste répartiteur. Le besoin comprend notamment des spécialités pharmaceutiques, des dispositifs médicaux, des produits d’hygiène et, selon les références concernées, des cosmétiques, matières premières, biocides et produits officinaux divisés.

Catalogue et commandes

Le catalogue exhaustif est établi par l’UF EAM et peut évoluer. Les commandes de produits qui y figurent doivent être traçables ; aucune commande téléphonique n’est acceptée. Un mode dégradé doit être prévu si le circuit normal est indisponible. Chaque commande donne lieu à un accusé de réception indiquant produits, quantités, prix et montant total. La saisie en UCD est souhaitée. Les produits livrés doivent correspondre aux références commerciales commandées.

Les commandes hors catalogue ne peuvent être honorées qu’après accord préalable de l’UF EAM. Selon le dispositif proposé, l’établissement peut saisir une commande soumise à validation ou l’UF EAM peut commander pour son compte.

Si un site du fournisseur est en rupture pour un produit urgent, la possibilité de dépannage depuis un autre site est demandée. Les prix du catalogue sont mis à jour au minimum une fois par mois ; un nouveau prix ne peut être facturé sans information préalable de l’AGEPS.

Livraison et conditionnement

Les livraisons suivent les lieux, dates et horaires convenus avec les établissements et les indications du bon de commande. Les prévisions de quantités peuvent être mensuelles, trimestrielles ou annuelles, mais doivent être confirmées par une commande ferme. Une modification du planning est à signaler 48 heures à l’avance. Les livraisons aux PUI ont lieu pendant leurs heures d’ouverture, du lundi au vendredi, avec possibilité de livraison le samedi si nécessaire ; les caisses sont déposées dans la PUI ou dans un lieu convenu avec son responsable.

• Le fournisseur assure le transport et le déchargement à l’endroit désigné, à l’abri des intempéries ; les agents de l’AP-HP ne déchargent pas les camions. Les véhicules doivent être adaptés à la manutention des palettes et aux accès du site.
• Les colis doivent résister au transport et à la manutention et ne pas dépasser 20 kg. Les palettes sont de type Europe, 80 × 120 cm, d’une hauteur maximale de 1,35 m et d’un poids maximal de 600 kg ; un dépassement de hauteur nécessite l’autorisation de l’hôpital. Le chargement ne doit pas déborder de la palette. Le filmage avec un matériau recyclable est préféré.
• Les emballages indiquent lisiblement en français leur contenu, nature, quantité, taille, coloris, conditions d’entreposage et date de péremption. Les unités de regroupement portent notamment le nom du fournisseur, le produit et son lot de fabrication. Les bordereaux accompagnent chaque livraison ; ils ne doivent pas être placés à l’intérieur d’un carton, sauf envoi postal.
• Sur demande, palettes vides et emballages concernés sont repris ; les livraisons erronées sont retirées à la demande du magasin. Le fournisseur reste responsable du transporteur et des dommages liés à la prestation.

Conformité et prestations associées

Le conditionnement doit préserver les produits ; l’unité protégée comporte la notice d’utilisation et chaque unité protégée est étiquetée. L’étiquetage et les notices doivent respecter la réglementation applicable. Sauf accord préalable, la péremption visée est d’au moins les deux tiers de la durée de validité totale pour les produits dont la péremption est inférieure à un an, et d’au moins un an pour les autres.

Le titulaire maintient les autorisations et la conformité réglementaires applicables aux produits et au statut de grossiste répartiteur, et signale les incidents sur les produits. En cas de retrait, il rembourse les produits concernés et prend en charge leur rapatriement. Il met en place le système de commande auprès des utilisateurs, les forme et fournit des interlocuteurs privilégiés avec des contacts de remplacement. Si un site de commande en ligne est proposé, l’accès doit être sécurisé et individuel pour chaque établissement, sans installation d’application spécifique, compatible au minimum avec Edge et Chrome, et conforme au RGPD.