Production et organisation d’événements

Les prestations couvrent, selon le brief de chaque événement, tout ou partie de la conception, de la préparation, de la production, de l’exploitation et de l’évaluation. Elles peuvent être confiées en mission globale, sur une expertise particulière ou en renfort ponctuel, avec coordination des équipes internes et des prestataires déjà mobilisés.

Le lot 1 porte sur des événements grand public et/ou à portée internationale. Il peut associer programmation sportive, culturelle ou artistique, animations sportives et parasportives, mobilisation d’athlètes et de bénévoles, activations de partenaires, contenus et médias, protocole et accueil institutionnel. Selon le concept, la production peut inclure la scénographie, les dispositifs audiovisuels et numériques, la signalétique, les espaces presse, la gestion des flux et des publics, ainsi que les dispositifs de sécurité et de secours.

Le lot 2 vise des événements institutionnels, professionnels ou affinitaires : réunions, séminaires, plénières, ateliers, conventions, activités de groupe et formats favorisant les échanges ou le networking. Les jauges peuvent aller de petits événements premium à plusieurs centaines ou milliers de personnes. Les prestations peuvent comprendre l’hospitalité, l’accueil et le protocole, les contenus et prises de parole, les séquences sportives, culturelles ou artistiques, ainsi que les activations de partenaires.

Pilotage et déploiement

Les missions peuvent notamment comprendre :

• l’analyse du brief, la conception des formats et des temps forts, la programmation et la planification générale ;
• la gouvernance du projet, les réunions et comités de suivi, la coordination des parties prenantes, le suivi des budgets, des délais, des livrables, des contrats et des risques ;
• la préparation et la coordination des dispositifs techniques, logistiques et scénographiques, des installations au démontage ;
• la mobilisation et l’accompagnement des athlètes, personnalités, fédérations, clubs, bénévoles ou volontaires ;
• la coordination des médias, contenus, prestataires et partenaires, puis l’exploitation opérationnelle le jour de l’événement et la gestion des aléas.

L’accessibilité universelle et l’inclusion doivent être intégrées dès la conception, dans les parcours, l’accueil, les contenus et les dispositifs proposés. La prestation comprend également, selon les besoins de chaque projet, l’évaluation des résultats et de l’expérience des participants, les débriefings et la formulation de recommandations pour les éditions futures.