Organisation de journées internationales

Le marché couvre des services complémentaires pour les Journées internationales du CCOMS : gestion des inscriptions et de la venue des intervenants, solution web événementielle, restauration et interprétariat. Le public attendu comprend des professionnels et institutions français et étrangers, des chercheurs, des élus, des personnes concernées par un trouble psychique et des aidants. Environ 600 personnes sont attendues les 25 et 26 mai, avec un public annoncé à 90 % francophone et 10 % anglophone. La journée nationale du 27 mai vise environ 50 personnes et concerne le lot restauration.

Inscriptions, intervenants et badges — lot 1

Le titulaire met en place une plateforme d’inscription en ligne avec règlement, gère les échanges avec les inscrits et assure une présence sur place pour les inscriptions et l’impression de badges lorsque des participants n’ont pas apporté le leur. Il fournit les tours de cou et supports de rangement des badges, ceux-ci étant imprimés par les participants avant leur venue. Le parcours doit convenir aux participants, intervenants et organisateurs, et prendre en compte les inscriptions via le service formation, les personnes concernées, les bons de commande, les factures et les demandes individuelles.

La gestion porte sur une estimation de 20 intervenants : inscriptions, organisation et réservation des transports et hébergements. Le bordereau distingue les inscriptions gracieuses sans déplacement, et celles incluant transport et hébergement sur une base de deux nuits à Lille, selon la provenance : France hors métropole lilloise, Europe hors France métropolitaine ou monde hors Europe. Une présence est prévue les 25 et 26 mai, de 8 h à 18 h. Les formulaires sont à développer du 23 novembre au 4 décembre 2026 ; leur gestion et celle des inscriptions sont prévues du 27 novembre 2026 au 27 mai 2027.

PSE 1, facultative : gestion centralisée des supports de présentation des intervenants et mise à disposition dans les salles de travail sur du matériel informatique fourni par le prestataire.

Site et application événementiels — lot 2

La solution en ligne comprend un site responsive et une application présentant le programme et les informations pratiques. L’organisateur doit pouvoir les utiliser et mettre à jour le contenu en français et en anglais. Les fonctionnalités attendues comprennent un programme avec planning personnalisé, la visibilité des partenaires et un plan d’accès. Le prestataire assure l’adaptation à la direction artistique de l’événement, ainsi que la formation et l’accompagnement à l’utilisation. La solution et la première version du programme sont attendues du 24 novembre au 4 décembre 2026 ; la mise à disposition se poursuit jusqu’au 30 juin 2027.

Déjeuners et pauses — lot 3

Les déjeuners sont proposés en lunch-box comprenant une entrée, un sandwich, une boisson et un dessert, avec une option végétarienne : 600 personnes estimées chacun des 25 et 26 mai, et environ 50 le 27 mai. Chaque jour, une pause matinale prévoit café, thé, eau, jus de fruits et nourriture légère (par exemple biscuits secs ou fruits) ; une pause après le déjeuner comprend café et thé.

Le titulaire prévoit le personnel nécessaire au service sur au moins trois points les deux premiers jours et un point le troisième jour. Une personne anglophone au moins est prévue sur chacun des points les deux premiers jours pour répondre aux questions sur la composition des mets ou la prestation. Le nombre exact de points des deux premiers jours est à définir lors d’une visite technique. Le bordereau prévoit également une livraison en un point à Lille et la gestion des déchets.

Interprétariat — lot 4

Une prestation d’interprétariat français-anglais et anglais-français est prévue dans la salle principale, avec interprètes, cabines et 100 casques. Les prestations sont prévues les 25 et 26 mai, de 8 h à 18 h ; le bordereau mentionne aussi le pupitre, la régie et un technicien.

PSE 2, facultative : solution d’interprétariat simultané par traduction automatique fondée sur l’intelligence artificielle, pour les salles d’ateliers supplémentaires (trois salles un jour, deux le suivant), hors plénières, avec diffusion sur l’écran destiné aux présentations.