Prestations de production, direction technique, équipements et sécurité événementiels

Le titulaire prend en charge la production complète des manifestations de l’EPMSM, y compris lorsqu’il en est co-organisateur : coordination administrative et logistique, accueil sur site et coordination des intervenants. La programmation couvre environ 30 à 40 manifestations par an, de formes variées : spectacles, expositions, conférences, événements sportifs, tournages, ateliers, sorties nature et salons.

Préparation et autorisations. Le prestataire diagnostique les sites et leurs capacités d’accueil, établit des fiches d’accueil par site, évalue les coûts et construit le planning général. Il prépare les dossiers techniques et de sécurité et leurs plans pour les autorisations administratives et légales, en tenant compte des contraintes du site classé, de Natura 2000 et du classement UNESCO. Il suit les commissions de sécurité, les déclarations préalables, les mises en conformité et les réunions avec les institutions. Les documents administratifs sont soumis à validation de l’EPMSM avant engagement et transmission.

Organisation sur site. La prestation comprend la planification et la coordination des équipes artistiques, techniques et administratives, l’organisation des accès, du stationnement et de la signalétique, la gestion des flux et de la coactivité, ainsi que l’accueil des artistes et des équipes. Elle inclut la préparation et la fourniture du catering et des petits déjeuners, l’aménagement des loges et les besoins de transport local. Les voyages, hébergements, repas et agréments de loge (hors catering) sont soumis au préalable à validation sur devis ; les frais sont avancés par le titulaire puis remboursés au réel sur justificatifs, dans la limite du maximum de l’accord-cadre.

Déroulement et livrables. Chaque commande déclenche un cadrage puis un rétroplanning en trois étapes : préparation et évaluation des coûts, organisation, évaluation. Le prestataire traite les besoins artistiques et techniques, participe aux réunions préparatoires, coordonne les équipes et prestataires, et travaille avec le lot 2. Les documents de production sont transmis au plus tard 15 jours avant l’événement ; le titulaire doit réagir aux urgences et imprévus.

• Dossier complet de production, budget préalable détaillé et bilan financier.
• Planification détaillée, feuilles de route, attestations de sécurité du personnel et des publics et attestations de bon déroulement.
• Réunion de bilan après l’événement.
• Au moins un·e chef·fe de production général·e est mobilisé·e.