Organisation d’une convention annuelle

Le titulaire conçoit, prépare, coordonne et réalise la convention, avec une responsabilité globale sur ses intervenants et sous-traitants. Le dispositif est dimensionné pour un effectif prévisionnel de 850 participants — les historiques indiqués sont de 700 à 750 — et doit pouvoir accueillir jusqu’à 900 personnes dans de bonnes conditions de confort, de circulation et de sécurité.

Concept et programme

La proposition articule une thématique, un fil rouge sur la journée, un univers graphique, une mise en scène et une expérience participant cohérente. Elle prévoit un temps dynamique et participatif consacré à la stratégie de l’entreprise, ainsi que des animations de cohésion et d’échanges entre collaborateurs : activités collaboratives ou libres, animation musicale et éventuellement animation de type spectacle. Le titulaire détaille pour chaque animation le déroulement, la durée, la capacité simultanée, les moyens, les contraintes, les mesures de sécurité et d’accessibilité, ainsi qu’une solution de remplacement. Les animations sont soumises à validation préalable.

Le programme prévisionnel peut évoluer selon la proposition : accueil et petit déjeuner à 10 h ; temps consacré à la stratégie de 11 h à 12 h ; spectacle ou animation de 12 h à 12 h 30 ; déjeuner de 12 h 30 à 14 h 30 ; activités de 14 h 30 à 17 h ; pause de 15 h 30 à 16 h 30. Une ambiance musicale est prévue tout au long de la journée. Le déroulé détaillé règle notamment les transitions, l’installation, les prises de parole, le service, le démontage et la remise en état.

Site, production et coordination

La mission comprend la recherche et la réservation d’un lieu adapté, privatisable pour l’installation, l’événement et le démontage. Celui-ci doit permettre l’accueil jusqu’à 900 personnes, disposer d’espaces couverts ou d’une solution de repli en cas de météo défavorable, et répondre aux besoins d’accueil, de prises de parole, d’animations et de restauration. Sont également attendus l’accessibilité aux personnes en situation de handicap, des capacités de stationnement adaptées et les accès nécessaires aux autocars, livraisons et équipes techniques.

Selon le concept et le lieu, la production comprend la scénographie, sonorisation, éclairage, écrans et diffusion, micros, scène ou espace de présentation, mobilier, décoration, signalétique, alimentation électrique et moyens techniques complémentaires. Le titulaire assure montage, essais, exploitation et démontage, prévoit un personnel technique présent pendant l’événement, prend des photos et vidéos libres de droit et intègre les droits musicaux (SACEM). Il vérifie la compatibilité des équipements avec le lieu et effectue les essais nécessaires avant l’accueil.

Le titulaire gère les intervenants, l’accueil et l’orientation, les entrées, sorties et déplacements, les stationnements, l’arrivée des autocars, les livraisons et accès techniques, l’encadrement des animations, les incidents relevant de l’organisation, ainsi que le rangement et la remise en état. Un conducteur général préalable précise horaires, responsabilités, coordonnées des intervenants et procédures en cas d’incident. Un chef de projet unique pilote la prestation, les réunions, le planning, les alertes et la coordination le jour de l’événement ; son remplaçant doit présenter une compétence et une expérience équivalentes, sans coût supplémentaire.

Restauration

La prestation comprend un petit déjeuner d’accueil, un déjeuner avec propositions salées chaudes et froides et offre sucrée, des boissons sans alcool au déjeuner, puis une collation avec boissons chaudes et froides et produits sucrés. Le titulaire fournit la vaisselle, les couverts, les verres, serviettes et accessoires, et assure service, réassort, débarrassage, nettoyage des espaces, récupération du matériel et collecte, tri et évacuation des déchets de restauration. Une formule cocktail, buffet, stands, food trucks ou animation culinaire peut être proposée, à condition de favoriser un service fluide ; les collaborateurs doivent pouvoir déjeuner assis en groupes.

Les produits sont frais, de qualité et adaptés à la saison. L’offre prévoit une proposition végétarienne, tient compte des principaux régimes et allergies signalés, identifie les plats et leur composition et informe sur les allergènes. Le titulaire décrit le menu ou la sélection de mets, les effectifs affectés à la préparation et au service, les points et modalités de distribution, les mesures de réduction de l’attente et les besoins en espaces et équipements. Le recours à du personnel issu d’une entreprise d’insertion ou d’une structure de l’économie sociale et solidaire est imposé pour la restauration.

Transport et livrables

La tranche optionnelle de transport comprend la définition des points de départ et de retour, un plan de transport, des moyens adaptés aux effectifs, la coordination des horaires, l’information des participants, la gestion des départs et retours et un référent joignable pendant les trajets. Les effectifs de référence par site sont de 450, 150, 120, 70, 30 et 40 collaborateurs ; les autres collaborateurs utilisent la flotte du Groupe. Le recours à du personnel d’insertion pour cette tranche peut être proposé.

Les livrables prévus sont : réservation confirmée du lieu à J−150, validation du concept à J−90, validation du programme et de la restauration à J−45, conducteur à J−20, puis au plus tard à J+5, bilan de l’événement, photos et vidéos et bilan de l’insertion ou du recours à l’ESS.