Production et coordination du Bal des Arts décoratifs

Le titulaire conçoit, produit et coordonne un bal de levée de fonds réunissant environ 320 personnes. Il travaille avec la direction du mécénat et des privatisations et les équipes de la direction artistique, et assure la coordination générale des intervenants, de la conception à la remise en état des espaces.

Scénographie et programmation artistique

En lien avec le ou la directeur·trice artistique, le titulaire développe les partis pris scénographiques et en assure la traduction opérationnelle, technique, budgétaire et logistique. La scénographie peut être confiée à un scénographe désigné par la direction artistique ou proposé par le titulaire, sous réserve de validation du musée. Elle doit prendre en compte l’identité et les collections du musée, les contraintes architecturales, patrimoniales, de conservation, de sécurité et de budget, ainsi que la fluidité du parcours des invités.

Les travaux de conception comprennent notamment les plans techniques, les planches d’inspiration et les projections 3D. La prestation inclut la sélection et la coordination des prestataires de scénographie, la mise en lumière des espaces, le choix des décors, accessoires et mobiliers — y compris l’art de la table en collaboration avec le traiteur — et la création de décors floraux et végétaux. Le programme envisagé comprend des performances artistiques ou musicales, un concert, des propositions liées au design, à la mode ou aux métiers d’art, un photographe et une soirée dansante avec DJ.

Production et coordination

Le titulaire sollicite et compare les devis, identifie les prestataires, organise leurs interventions, négocie les conditions financières et contrôle la bonne exécution des prestations. La sélection est soumise à la validation du musée. Il coordonne également les prestataires mandatés directement par le musée, notamment le traiteur, l’agence de relations publiques, l’agence de presse et les artistes. La prestation traiteur relève d’un marché distinct.

La production technique couvre l’éclairage, la sonorisation, la vidéo et la projection le cas échéant, l’électricité et l’alimentation technique, la direction et la régie générales, les équipements nécessaires aux artistes, ainsi que les régies son et lumière. Le matériel doit être adapté à l’événement et respecter les normes de sécurité en vigueur.

Le titulaire recrute et coordonne le personnel d’accueil et de sécurité, en lien avec les services internes du musée et l’agence de relations publiques qu’il mandate. Le dispositif comprend notamment l’accueil intérieur, le filtrage extérieur, une régie extérieure, une permanence ménage et la coordination des arrivées en voiture. La logistique comprend les livraisons et reprises, les stockages, le ménage, l’évacuation des déchets, la remise en état des espaces et la gestion du planning général.

Pilotage, suivi et livrables

Une équipe dédiée, avec un interlocuteur principal, participe aux réunions et prépare les documents nécessaires. Le titulaire transmet au minimum tous les quinze jours un état d’avancement indiquant les actions réalisées et à venir, les validations attendues, le suivi budgétaire, les points de vigilance et l’analyse des risques avec les mesures préventives ou correctives. À compter de J60, le musée peut demander un suivi hebdomadaire. Les principales étapes sont soumises à validation ; toute décision affectant budget, calendrier, sécurité, qualité ou image doit être signalée rapidement.

Les livrables sont organisés en phases : note d’intention, inspirations, premières orientations scénographiques, budget prévisionnel et rétroplanning ; projections 3D, plans scénographiques et budget actualisé ; puis plans techniques et liste des installations, prestataires, conducteur prévisionnel, dossiers administratifs, planning détaillé incluant montage et démontage et budget actualisé. Pour l’exploitation sont prévus notamment le conducteur final, les plans d’implantation et électriques, le dossier de sécurité, la liste définitive des intervenants, le procès-verbal de classement de réaction au feu des matériaux et les attestations d’assurance du titulaire. La clôture donne lieu à un bilan de production et budgétaire, un retour d’expérience et des recommandations pour une prochaine édition.

Le suivi administratif, juridique et financier comprend notamment le recrutement des bureaux de contrôle, la rédaction du dossier de sécurité, la contractualisation avec les prestataires, le suivi budgétaire permanent et la gestion du rétroplanning. Aucun engagement susceptible de dépasser l’enveloppe validée ne peut être pris sans accord préalable du musée ; tout dépassement doit être justifié et traité conformément aux règles applicables.